Когда компания регулярно закупает товары, материалы или иные ценности у поставщиков, оформлять отдельную доверенность на каждую поставку неудобно. В таких случаях используется генеральная доверенность на закупку — документ, который наделяет уполномоченного сотрудника широким кругом полномочий по получению товарно-материальных ценностей (ТМЦ) от имени организации. В этой статье разберём, что это за документ, как его правильно составить, какие реквизиты обязательны, и приведём образец заполнения.
Что такое генеральная доверенность на закупку
Генеральная (общая) доверенность — это письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом (доверителем) другому лицу (поверенному) для представительства перед третьими лицами. Правовая основа регулируется статьями 185–189 Гражданского кодекса РФ.
В контексте закупок генеральная доверенность позволяет сотруднику:
- получать товары, материалы, оборудование и иные ТМЦ у любых поставщиков;
- подписывать товарные накладные, акты приёма-передачи, счета-фактуры;
- получать сопроводительные документы: сертификаты соответствия, удостоверения качества, паспорта изделий;
- представлять интересы организации при приёмке товара по количеству и качеству;
- предъявлять претензии поставщику при выявлении недостачи или брака (если это прямо предусмотрено).
Когда применяется генеральная доверенность
Документ целесообразен в следующих ситуациях:
- за получение товаров от всех поставщиков отвечает конкретный сотрудник (например, экспедитор, кладовщик, менеджер по закупкам);
- компания работает с большим количеством контрагентов, и оформление разовых доверенностей на каждую поставку нерационально;
- закупки носят регулярный характер в течение длительного периода.
Если поставка разовая, достаточно доверенности на получение ТМЦ по форме М-2 или М-2а (ОКУД 0315001 и 0315002). Форма М-2а применяется организациями, у которых получение материальных ценностей носит массовый характер и ведётся журнал учёта выданных доверенностей.
Обязательные реквизиты документа
Чтобы доверенность имела юридическую силу, она должна содержать:
- Наименование документа — «Доверенность» (с указанием «генеральная»).
- Дату составления — без неё доверенность ничтожна (п. 1 ст. 186 ГК РФ).
- Реквизиты доверителя — полное наименование организации, ИНН, ОГРН, юридический адрес, ФИО и должность руководителя, действующего на основании Устава.
- Данные поверенного — ФИО, дата рождения, паспортные данные, должность.
- Перечень полномочий — максимально конкретный список действий, которые вправе совершать представитель.
- Срок действия — если не указан, доверенность действует один год.
- Возможность передоверия, с правом или без права передоверия.
- Подпись руководителя и печать организации (при наличии).
- Образец подписи поверенного — рекомендуется для идентификации у поставщика.
ДОВЕРЕННОСТЬ (генеральная)
г. Москва «___» __________ 2026 г.
Общество с ограниченной ответственностью «Пример» (ООО «Пример»), ИНН ###, ОГРН 1157700000000, юридический адрес: 123456, г. Москва, ул. ###, д. 1, в лице генерального директора Иванова Ивана Ивановича, действующего на основании Устава,
настоящей доверенностью уполномочивает Петрова Петра Петровича, дата рождения , паспорт серия 4500 № 123456, выдан ОВД «Примерный» г. Москвы , занимающего должность менеджера по закупкам:
- получать от любых поставщиков товарно-материальные ценности по договорам поставки, счетам, накладным и иным документам;
- подписывать товарные накладные, акты приёма-передачи, счета-фактуры, универсальные передаточные документы;
- получать сопроводительную документацию: сертификаты соответствия, декларации, удостоверения качества, паспорта изделий;
- осуществлять приёмку товара по количеству и качеству, предъявлять поставщикам претензии при выявлении недостачи или несоответствия качества;
- представлять интересы ООО «Пример» во всех организациях по вопросам, связанным с получением ТМЦ.
Доверенность выдана сроком на один год, без права передоверия.
Образец подписи поверенного: _____________ /Петров П.П./
Генеральный директор ООО «Пример» _____________ /Иванов И.И./
М.П.
Нужно ли нотариальное удостоверение
Доверенность от юридического лица на получение ТМЦ не требует нотариального удостоверения — достаточно подписи руководителя и печати организации. Нотариальная форма обязательна лишь в случаях, прямо предусмотренных законом (например, для сделок, требующих нотариальной формы, или при передоверии).
Срок действия и отмена
Максимальный срок действия доверенности законом не ограничен, однако на практике генеральные доверенности на закупку выдаются, как правило, на срок до одного года. Если срок не указан, доверенность сохраняет силу в течение года со дня совершения.
Доверитель вправе в любой момент отменить доверенность (ст. 188 ГК РФ), уведомив об этом поверенного и известных третьих лиц. Рекомендуется вести журнал учёта выданных доверенностей, где фиксируются номер, дата выдачи, ФИО поверенного и срок действия.
Типичные ошибки при оформлении
- отсутствие даты составления — доверенность недействительна;
- неполные паспортные данные поверенного — поставщик вправе отказать в отпуске товара;
- размытая формулировка полномочий («вести все дела») без конкретики;
- истёкший срок действия документа;
- отсутствие подписи руководителя или подпись лица, не имеющего соответствующих полномочий.
Генеральная доверенность на закупку — удобный инструмент для компаний с регулярными поставками. Главное — правильно указать реквизиты сторон, конкретизировать полномочия, проставить дату и срок действия. Актуальные бланки и образцы в форматах Word и PDF можно найти в справочных правовых системах, например в КонсультантПлюс, либо составить документ самостоятельно по приведённому выше шаблону.