Начиная с 2023 года официальное название формы изменилось: вместо привычной «Справки 2-НДФЛ» теперь используется термин «Справка о доходах и суммах удержанного налога физического лица». Однако в деловом обороте и программном обеспечении (1С, Контур, Эльба и др.) старый термин по-прежнему широко применяется. Ниже представлен подробный разбор актуальных форм на 2024, 2025 и 2026 годы, нормативной базы и нюансов заполнения.

Нормативная база и актуальные приказы ФНС

Основным документом, регулирующим форму и порядок заполнения, является:

• Приказ ФНС России от № ЕД-7-11/649 (в ред. Приказа ФНС от № ЕД-7-11/1), утверждает формат справки о доходах, входящей в состав годового расчета по форме 6-НДФЛ.
• Постановление Госстандарта России от № 529-ст (ред; от ) — код страны РФ (643/RUS/RU) для заполнения реквизитов налогоплательщика.

Важно: Справка о доходах сдается в налоговую инспекцию только в электронном виде как часть годового расчета 6-НДФЛ. Работнику на руки (или в личный кабинет/по почте) выдается печатная копия этого же бланка.

Сроки сдачи и выдачи на 2024–2026 годы

Структура бланка Справки о доходах (Приложение к 6-НДФЛ)

Форма состоит из двух основных частей:

1. Титульный лист — сведения о налоговом агенте (работодателе): ИНН, КПП, наименование, адрес, ФИО руководителя/уполномоченного лица, контактный телефон.
2. Раздел 1. Сведения о доходах физического лица, заполняется отдельно для каждого сотрудника:
   • Сведения о физическом лице (ФИО, ИНН, категория налогоплательщика — код 1 для резидентов, 2 для нерезидентов, код страны, документ удостоверяющий личность).
   • Таблица доходов, вычетов и удержанного налога по строкам (кодам вида дохода).

Образец заполнения: пошаговый разбор (Пример за 2024 год)

Рассмотрим условный пример на основании данных из открытых источников (ООО «Клевер», директор Рудаков Б.У., сотрудник Цветков Н.П.).

Титульный лист

• ИНН налогового агента: ###
• КПП: 770101001
• Наименование: Общество с ограниченной ответственностью «Клевер»
• Телефон: (495) 123-45-67
• ФИО руководителя: Рудаков Борис Устинович
• Код вида связи: 1 (по месту нахождения)

Раздел 1: Сведения о сотруднике (Цветков Николай Петрович)

• ФИО: Цветков Николай Петрович
• ИНН: ###0
• Категория налогоплательщика: 1 (резидент РФ)
• Код страны: 643 (RUS)
• Документ: 21 00 123456 (Паспорт гражданина РФ), выдан г. Отделом УФМС…

Таблица раздела 1 (Строки 010–090)

Заполняется по кодам вида дохода (Приложение № 2 к Приказу ЕД-7-11/649). Пример строк для 2024 года:

Ключевые коды для заполнения в 2024–2026 гг.

Основные коды вида дохода (колонка 1 раздела 1):

• 2000 — Заработная плата, оклады, тарифные ставки (основной код).
• 2010 — Премии, надбавки, поощрения.
• 2300 — Оплата отпусков (годовых, дополнительных).
• 2700, Материальная помощь, подарки (облагаемые).
• 2760 — Материальная помощь до 4000 руб. в год (не облагается).
• 2570, Алименты, компенсации по судебным решениям (не облагаются).
• 4800 — Доходы нерезидентов (ставка 30%).

Коды ставок налога (колонка 7):

• 01 — 13% (резиденты, до 5 млн руб. в год).
• 02 — 15% (резиденты, свыше 5 млн руб. в год, прогрессивная шкала).
• 03 — 30% (нерезиденты).
• 04 — 35% (призы, выигрыши в рекламных акциях).
• 00 — Не облагается / Освобождено.

Коды стандартных налоговых вычетов (колонка 4):

• 101 — На себя (400/500/3000/5000 руб.).
• 102 — На детей (1400/3000/6000/12000 руб. в зависимости от порядка и категории).
• 103 — На детей-инвалидов.
• 311, Социальные вычеты (обучение, лечение, взносы НПФ и др. — предоставляются налоговым агентом при наличии справки).
• 312 — Имущественные вычеты (покупка жилья — через налоговую, но возможен через работодателя при предоставлении уведомления).

Нюансы заполнения в 2025–2026 годах (актуально для сдачи в 2026–2027 гг.)

Прогрессивная шкала (код ставки 02)

Если совокупный доход сотрудника за год превысил 5 млн руб., на сумму сверх 5 млн применяется ставка 15%. В справке это отражается две строками с кодом вида дохода 2000 (или другим соответствующим):

1. Строка с кодом ставки 01 — доход в пределах 5 млн руб., налог 13%.
2. Строка с кодом ставки 02 — доход сверх 5 млн руб., налог 15%.

Пересчет НДФЛ в декабре (социальные вычеты)

Согласно ст. 216, п. 3 ст. 225, пп. 2, 3, 5 ст. 226 НК РФ и пп. 29, 33 Порядка заполнения 6-НДФЛ, в декабре работодатель обязан произвести пересчет годового налога с учетом предоставленных сотрудником документов на социальные вычеты (лечение, обучение, взносы НПФ, благотворительность).

В справке 2-НДФЛ за год: отражаются доходы, фактически полученные в календарном году, и соответствующая им сумма исчисленного и удержанного НДФЛ после декабря пересчета. Если пересчет привел к возврату налога сотруднику, в колонке «Удержанный налог» указывается сумма, фактически удержанная за год (уже с учетом возврата).

Исправленная справка

При обнаружении ошибки в сданном расчете 6-НДФЛ (и соответственно в справках) подается исправленный расчет с признаком исправления «1». Для сотрудника формируется новая справка о доходах с исправленными данными. На бланке справки (в XML-файле) проставляется признак исправления.

Где получить официальные бланки и образцы заполнения

Официальные XML-схемы и XSLT-преобразования для просмотра бланка в читаемом виде публикуются на сайте ФНС (раздел «Формы отчетности» -> «НДФЛ») и в правовых системах:

• Сайт ФНС России (nalog.gov.ru) — раздел «Отчетность» -> «Формы отчетности» -> «Налог на доходы физических лиц» -> «Справка о доходах».
• КонсультантПлюс / Гарант — имеют карточки формы с образцами заполнения (доступно по пробному доступу). В КонсультантПлюс бланк старого образца (Приложение 4 к Письму БС-4-11/15166, актуальный для янв-мар 2024) и новый доступны по прямым ссылкам в карточке Приказа ЕД-7-11/649.
• Сервисы бухгалтерии (Контур.Бухгалтерия, 1С:Предприятие, Эльба, МойСклад) — автоматически генерируют справку при сдаче 6-НДФЛ и позволяют распечатать бланк для сотрудника.
• Сайты-справочники (nalog-nalog.ru, bukhta.ru, kniga.zakon.ru), публикуют PDF-бланки и примеры заполнения в Excel/Word для наглядности.

Как правильно распечатать справку для сотрудника

1. Сформируйте годовой расчет 6-НДФЛ в программе бухгалтерии.
2. Проверьте контрольные соотношения (суммы в справках должны сходиться с разделом 2 расчета 6-НДФЛ).
3. Сдайте расчет в ФНС через ЭДО/Личный кабинет налогоплательщика/ТКС.
4. После приема ФНС (статус «Принят») распечатайте справки о доходах для сотрудников из программы (обычно меню «Отчеты» -> «Справки 2-НДФЛ / Справки о доходах»).
5. Подпишите справку руководителем (или уполномоченным лицом) и заверьте печатью (при наличии). С 2024 года печать не обязательна, но подпись руководителя, обязательна.
6. Выдайте сотруднику под роспись в журнале выдачи или отправьте почтой/в ЭДО/в личный кабинет сотрудника (если согласовано).

Частые ошибки, которых стоит избегать

• Неверный код вида дохода: Использование кода 2000 для всех начислений (премии, 2010, отпускные, 2300, материальная помощь — 2700/2760).
• Отсутствие кода страны (643) для резидентов: Обязателен для заполнения реквизитов физлица.
• Ошибки в ИНН сотрудника: Приводят к невозможности зачета налога в личном кабинете налогоплательщика.
• Неучтен прогрессивная шкала: Не разделение дохода на 13% и 15% при превышении 5 млн руб.
• Сдача «нулевой» справки: Если сотрудник не получал доходов, справка в расчет 6-НДФЛ не включается (но выдается на руки при запросе с нулями).

Резюме

На 2024–2026 годы используется единая форма Справки о доходах (утв. Приказом ФНС № ЕД-7-11/649), сдаваемая как часть годового расчета 6-НДФЛ. Главные правила:

1. Заполняйте по фактическим начисленным и выплаченным доходам за календарный год (метод кассы).
2. Используйте актуальные коды видов дохода и ставок налога (с учетом прогрессивной шкалы 15%).
3. Обязательно учитывайте декабрьский пересчет по социальным вычетам.
4. Сдавайте в ФНС электронно в составе 6-НДФЛ до 25–27 февраля года, следующего за отчетным.
5. Выдавайте сотруднику подписанную копию в установленные сроки.

Для работы рекомендуется использовать актуальные версии бухгалтерских программ (1С:ЗУП/Бухгалтерия 8.3, облачные сервисы), которые автоматически подтягивают актуальные бланки и контрольные соотношения, минимизируя риск ошибок.

Статья подготовлена на основе нормативных актов РФ (НК РФ, Приказы ФНС) и открытых интернет-источников (КонсультантПлюс, Гарант, Налог-налог.ру, Контур.Бухгалтерия) по состоянию на . Перед сдачей отчетности сверяйтесь с последними редакциями приказов ФНС на официальном сайте nalog.gov.ru.