Составление акта проверки работников, важная процедура для подтверждения факта присутствия сотрудников на рабочих местах, их допуска к выполнению трудовых функций и соблюдения требований охраны труда․ В российском трудовом праве не существует единого утвержденного законом бланка такого акта, что дает работодателю право разработать свою форму, однако обязательным являеться наличие в документе определенных реквизитов․

Правовые основания проведения проверки

Необходимость проверки работников на рабочих местах вытекает из нескольких нормативных актов:

• ТК РФ (ст․ 21, 22, 63, 76, 214, 215): обязанность работодателя допускать к работе только лиц, прошедших обучение, инструктаж и медосмотр (если предусмотрено), а также проверять наличие документов, дающих право на работу․
• ФЗ-273 «Об образовании в РФ» (ст․ 34): проверка квалификации и допусков․
• Отраслевые стандарты и локальные нормативные акты (ЛНА): Положение о внутреннем трудовом распорядке, Положение об охране труда, должностные инструкции․
• Приказы Роструда и Минтруда: методические рекомендации по учету рабочего времени и контролю за соблюдением трудового законодательства․

Основные цели проверки:

1. Подтверждение факта явки/неявки сотрудника на работу․
2. Проверка наличия допусков, сертификатов, медицинских книжек, лицензий․
3. Контроль за соблюдением режима труда и отдыха (начало/конец смены, перерывы)․
4. Выявление посторонних лиц на территории объекта․
5. Фиксация нарушений трудовой дисциплины или требований охраны труда (СИЗ, допуски к опасным работам)․

Обязательные реквизиты акта (согласно ГОСТ Р 7․0․97-2016 и ст․ 9 ФЗ-402 «О бухгалтерском учете»)

Даже при свободной форме документ должен содержать:

• Наименование документа: «Акт проверки работников на рабочем месте» (или «Акт проверки явки работников», «Акт проверки допусков»)․
• Дата составления (число, месяц, год)․
• Место составления (наименование организации, структурное подразделение, адрес объекта)․
• Основание для проведения проверки: приказ директора, план проверок, жалоба, плановое мероприятие по охране труда․
• Состав комиссии: ФИО, должности членов комиссии (председатель, члены, секретарь)․ Подписи членов комиссии․
• Перечень проверяемых лиц: табельный номер, ФИО, должность, подразделение․
• Результаты проверки по каждому сотруднику: явка/неявка, наличие/отсутствие документов (удостоверение, медкнижка, допуск), соответствие СИЗ, нарушения․
• Подписи: председателя комиссии, членов комиссии, ознакомительных подписей проверяемых работников (при возможности)․
• Печать организации (если предусмотрена уставом/ЛНА)․

Типовая структура акта (Образец)

Ниже приведен рекомендуемый вариант оформления, который можно адаптировать под специфику организации․

АКТ ПРОВЕРКИ РАБОТНИКОВ НА РАБОЧЕМ МЕСТЕ

г․ _______________ «___» _____________ 20__ г․

Мы, нижеподписавшиеся:

1. Председатель комиссии: _________________________ / __________________ / (ФИО, должность)
2. Член комиссии: _________________________ / __________________ / (ФИО, должность)
3. Член комиссии (спец․ по ОТ): _________________________ / __________________ / (ФИО, должность)
4. Секретарь комиссии: _________________________ / __________________ / (ФИО, должность)

составили настоящий Акт о проверке работников на рабочих местах ООО «Наименование» / ИП ФИО (далее, Организация) в структурном подразделении _________________ (цех, участок, офис, объект) по адресу: ________________________________________․

Основание: Приказ директора № ____ от «___» ________ 20__ г․ «О проведении плановой проверки явки и допусков работников» / План проверок ОТ на 20__ г․ / Акт проверки Роструда № ____ ․

ТАБЛИЦА РЕЗУЛЬТАТОВ ПРОВЕРКИ

ВЫВОДЫ КОМИССИИ:

1. Всего в штате подразделения: ___ человек․ Проверено: ___ человек․
2. Явились на работу: ___ человек․ Не явились (б/у, отгул, прогул): ___ человек․
3. Выявлены нарушения по допускам: ___ чел․ (п․п․ 3, 5 таблицы)․
4. Выявлены нарушения по СИЗ/ОТ: ___ чел․

ПРЕДЛОЖЕНИЯ (ПРЕДПИСАНИЯ):

1. Начальнику отдела кадров до «___» ________ 20__ г․ оформить приказ о недопуске к работе Сидорова С․С․ до получения действующего допуска (ст․ 76 ТК РФ)․
2. Ответственному за СИЗ (мастеру/кладовщику) до «___» ________ 20__ г․ выдать Сидорову С․С․ диэлектрические перчатки по норме выдачи․
3. Инспектору по ОТ провести внеплановый инструктаж по электробезопасности с Сидоровым С․С․ после получения допуска․
4. Результаты акта внести в журнал учета проверок состояния охраны труда․

Акт составлен в 3-х экземплярах: 1 — в отдел кадров/бухгалтерию, 2 — в службу ОТ/безопасности, 3 — в структурное подразделение (мастеру/начальнику смены)․

ПОДПИСИ ЧЛЕНОВ КОМИССИИ:

Председатель: _______________ / _______________ / (Расшифровка)

Член: _______________ / _______________ / (Расшифровка)

Член: _______________ / _______________ / (Расшифровка)

Секретарь: _______________ / _______________ / (Расшифровка)

С ОЗНАКОМЛЕНИЕМ РАБОТНИКОВ (при наличии):

Иванов И․И․ _______________ / «___» ________ 20__ г․

Сидоров С․С․ _______________ / «___» ________ 20__ г․ (под роспись: «С нарушением не согласен / согласен»)

Виды акта проверки в зависимости от цели

Акт проверки явки (учет рабочего времени)

Проводится ежедневно или периодически для сверки с табелем учета рабочего времени (ф․ Т-12, Т-13)․ Фиксирует факт присутствия/отсутствия․ Основание для начисления зарплаты или применения мер дисциплинарного взыскания (прогул)․

Акт проверки допусков и квалификации (Охрана труда / ПБ)

Критически важен для опасных производственных объектов (ОПО), работ с повышенной опасностью, работы на высоте, в замкнутых пространствах, электромонтажных работ․ Проверяются: удостоверения, протоколы проверки знаний, медицинские заключения, разрешения на работы․

Акт проверки соблюдения требований ОТ (СИЗ, режим, санитария)

Фиксирует: соответствие выданных СИЗ нормам выдачи (Приказ Минтруда № 997н), целостность СИЗ, наличие инструкций на РМ, состояние путей проходов, ограждений, заземлений․

Акт проверки посторонних лиц / субподрядчиков

Оформляется при входе на территорию организации лиц, не являющихся штатными сотрудниками․ Проверяются: пропуска, договора ГПХ/субподряда, допуски к работам, инструктажи (журналы), полисы ОМС/ДМС․

Порядок проведения проверки и оформления акта: пошаговая инструкция

1. Издать приказ (распоряжение) о создании комиссии․ Утвердить состав (обычно: начальник отдела/цеха — председатель, инженер по ОТ/техник безопасности, кадровый специалист, представитель профсоюза/уполномоченный по ОТ)․
2. Утвердить график/план проверок․ Плановые (еженедельные, ежемесячные) и внеплановые (после аварий, по жалобам, при проверках госорганов)․
3. Провести выезд на рабочие места․ Сравнить список сотрудников из табеля/графика смен с фактическими лицами на РМ․ Проверить документы (оригиналы или заверенные копии)․
4. Заполнить таблицу акта «по ходу дела»․ Не оставляйте заполнение «на память» — фиксируйте сразу․ Фотографируйте нарушения (отсутствие каски, просроченный допуск в журнале) как приложение к акту․
5. Сформулировать выводы и предписания․ Они должны быть конкретными, измеримыми, с ответственными и сроками (СМАРТ)․
6. Подписать акт․ Все члены комиссии․ Работников ознакомить под роспись (если отказываются, составить акт об отказе от ознакомления)․
7. Распределить экземпляры и взять на контроль исполнение․ Контроль за исполнением предписаний возлагается на секретаря комиссии или инженера по ОТ․

Типичные ошибки при составлении акта

• Отсутствие приказа о создании комиссии․ Акт подписан лицами, не уполномоченными на проверку — документ может быть признан недействительным судом или инспекцией․
• Общие фразы вместо фактов․ Написание «Нарушений не выявлено» при наличии их на фото/видео или в журнале инструктажей․ Пишите конкретно: «У Иванова И․И․ отсутствует протокол проверки знаний ПБ за 2025 г․»․
• Путаница с табелем․ Акт проверки явки не заменяет табель, но является основанием для корректировки табеля (код «НН»/«Пр» — прогул)․
• Игнорирование проверки субподрядчиков․ По ст․ 212 ТК РФ и ФЗ-116 работодатель несет ответственность за безопасность всех на своем объекте, включая субподрядчиков․
• Отсутствие сроков устранения․ Предписание «устранить нарушение» без срока и ответственного — формализм․

Электронный документооборот (ЭДО) и акты проверки

С 2021–2022 гг․ (ФЗ-377, изменения в ТК РФ) допускается оформление первичных учетных документов, в т․ч․ актов проверки, в электронном виде с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП)․

• Форма акта в ЭДО должна соответствовать утвержденной в ЛНА форме (реквизиты те же)․
• Подписи председателя и членов комиссии — УКЭП․
• Ознакомительная подпись работника — УКЭП или простая ЭП (в зависимости от правил ЭДО организации)․
• Оригинал электронного акта хранится в информационной системе оператора ЭДО или в собственной СЭД организации․

Сроки хранения актов проверки

Согласно Роскархиву (Приказ от № 236 — Перечень типовых управленческих архивных документов) и отраслевым стандартам:

• Акты проверки явки (для табеля): 5 лет (как первичные учетные документы к табелю)․
• Акты проверки допусков / ОТ / ПБ / инструктажей: 50 лет (документы по охране труда, обучению, допускам — п․ 1․1 раздела II Перечня)․
• Акты проверки при расследовании несчастных случаев: 75 лет․

Важно: Даже если проверка не выявила нарушений, акт подлежит хранению в установленные сроки как подтверждение выполнения работодателем функции контроля (ст․ 214 ТК РФ)․

Грамотно составленный акт проверки работников на рабочем месте — это не просто формальность, а инструмент управления рисками и юридическая защита организации․ Он подтверждает добросовестность работодателя перед проверяющими органами (ГИТ, Прокуратура, Следственный комитет) и служит основанием для законных управленческих решений (увольнение за прогул, недопуск к опасным работам, назначение переобучения)․

Рекомендуется утвердить форму акта и порядок проведения проверок локальным нормативным актом (Приказом о порядке контроля за соблюдением трудовой дисциплины и ОТ), чтобы исключить произвол и обеспечить единообразие документации во всех подразделениях․

Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией․ При разработке локальных актов рекомендуется обратиться к трудовому юристу с учетом отраслевой специфики вашей организации․