Акт проверки компьютера — это официальный документ‚ фиксирующий результаты обследования вычислительной техники: её технического состояния‚ установленного программного обеспечения‚ комплектности и работоспособности. Такой документ востребован в организациях при инвентаризации‚ приёме-передаче оборудования‚ списании техники‚ а также при проверках лицензионной чистоты программного обеспечения.

Когда составляется акт проверки компьютера

• При постановке нового оборудования на баланс организации;
• При передаче компьютера другому сотруднику или в другое подразделение;
• При плановой инвентаризации основных средств;
• При выявлении неисправностей и принятии решения о ремонте или списании;
• При проверке наличия лицензионного программного обеспечения;
• При служебных расследованиях‚ связанных с использованием рабочей техники;
• При возврате оборудования поставщику по гарантии.

Кто имеет право составлять акт

Как правило‚ проверку проводит комиссия‚ назначенная приказом руководителя организации. В её состав могут входить:

1. Специалист IT-отдела (системный администратор‚ инженер);
2. Материально ответственное лицо;
3. Представитель бухгалтерии (при инвентаризации или списании);
4. Непосредственный пользователь компьютера.

Обязательные элементы акта

Унифицированной формы акта проверки компьютера законодательством не установлено‚ поэтому организация вправе разработать собственный бланк. Однако документ должен содержать следующие обязательные сведения:

• Наименование организации и реквизиты;
• Название документа, «Акт проверки компьютера» (или «Акт технического состояния»);
• Дата и место составления;
• Состав комиссии — ФИО и должности всех участников проверки;
• Основание проверки — номер и дата приказа или распоряжения;
• Идентификационные данные оборудования: инвентарный номер‚ серийный номер‚ марка и модель;
• Технические характеристики: процессор‚ объём оперативной памяти‚ накопитель‚ видеокарта‚ монитор‚ периферия;
• Результаты проверки: состояние оборудования‚ выявленные неисправности‚ установленное ПО;
• Подписи всех членов комиссии с расшифровкой.

Ниже приведён примерный шаблон документа:

ООО «Пример»
г. Москва

АКТ № ___
проверки технического состояния компьютера

от «___» __________ 20___ г.

Комиссия в составе:

• Председатель комиссии: начальник IT-отдела Иванов И.И.;
• Члены комиссии: системный администратор Петров П.П.‚ бухгалтер Сидорова С.С.‚

на основании приказа № ___ от «___» __________ 20___ г. провела проверку компьютерной техники и установила следующее:

Данные оборудования:

• Наименование: персональный компьютер;
• Инвентарный номер: 000123;
• Серийный номер: SN123456789;
• Марка‚ модель: Lenovo ThinkCentre M720;
• Место установки: кабинет № 15‚ отдел продаж;
• Ответственное лицо: Кузнецов А.А.

Технические характеристики:

• Процессор: Intel Core i5-9400;
• Оперативная память: 8 ГБ DDR4;
• Накопитель: SSD 256 ГБ;
• Монитор: Lenovo 21‚5″‚ серийный номер MN987654;
• Клавиатура‚ мышь — в наличии.

Результаты проверки:

Внешних повреждений корпуса не выявлено. Комплектность соответствует инвентарной карточке. При включении системный блок запускается‚ операционная система Windows 10 Pro (лицензия‚ ключ привязан к устройству) загружается корректно. Установленное программное обеспечение: MS Office 2019 (лицензия)‚ антивирус Kaspersky Endpoint Security‚ 1С:Предприятие 8.3. Неисправностей не выявлено.

Оборудование находится в исправном состоянии‚ пригодно для дальнейшей эксплуатации по назначению.

Подписи членов комиссии:

Председатель комиссии: __________ /Иванов И.И./
Члены комиссии: __________ /Петров П.П./
__________ /Сидорова С.С./

С актом ознакомлен: __________ /Кузнецов А.А./

Рекомендации по составлению

• Указывайте точные идентификаторы техники, серийные и инвентарные номера‚ чтобы исключить подмену оборудования;
• Фиксируйте все выявленные дефекты максимально конкретно: «не работает блок питания»‚ а не «неисправен»;
• При проверке ПО указывайте названия программ‚ версии и наличие лицензий;
• Акт составляется минимум в двух экземплярах — для бухгалтерии и для материально ответственного лица;
• Храните акты вместе с инвентарными карточками оборудования.

Грамотно составленный акт проверки компьютера защищает интересы как организации‚ так и сотрудников: он подтверждает состояние техники на конкретную дату и служит доказательным документом при спорах‚ инвентаризации и списании. Используйте приведённый образец как основу и адаптируйте его под специфику своей организации.