Акт приема-передачи гербовой печати — это внутренний первичный документ организации, который письменно фиксирует факт передачи печати от одного ответственного лица к другому. Несмотря на то что с 2016 года коммерческие организации не обязаны использовать печати, многие компании продолжают применять их в работе, а значит, вопрос учета и передачи печатей остается актуальным.

Когда составляется акт

Документ оформляется в следующих ситуациях:

• при назначении нового сотрудника, ответственного за хранение печати;
• при увольнении работника, у которого печать находилась на хранении;
• при передаче печати на время отпуска или командировки ответственного лица;
• при ликвидации или реорганизации компании;
• при передаче печати между структурными подразделениями;
• при замене старой печати на новую.

Зачем нужен акт

Печать, объект особого учета. За ее сохранность отвечает конкретное лицо, назначенное приказом руководителя. Акт приема-передачи:

• подтверждает факт перемещения печати;
• разграничивает ответственность между сотрудниками;
• защищает организацию от злоупотреблений и мошенничества;
• служит доказательством при разбирательствах и проверках.

Структура и содержание акта

Унифицированной формы акта законодательством не установлено, поэтому организация вправе разработать собственный бланк. Однако документ должен содержать обязательные реквизиты:

1. Наименование документа — «Акт приема-передачи гербовой печати».
2. Дата и место составления.
3. Наименование организации и ее реквизиты.
4. Сведения о передающей стороне — ФИО, должность, основание (приказ, доверенность).
5. Сведения о принимающей стороне — ФИО, должность.
6. Описание печати — вид (гербовая, круглая, треугольная), назначение, реквизиты, указанные на оттиске, номер (при наличии).
7. Оттиск печати — проставляется непосредственно в акте для идентификации.
8. Состояние печати — исправна, повреждения (при наличии).
9. Основание передачи — реквизиты приказа или распоряжения.
10. Подписи сторон с расшифровкой.

Образец акта

АКТ № ___
приема-передачи гербовой печати

г. Москва «___» __________ 20___ г.

Общество с ограниченной ответственностью «Пример» (ООО «Пример»), в лице:

передающей стороны — секретаря Ивановой Анны Сергеевны, действующей на основании приказа № 12 от , с одной стороны, и принимающей стороны — офис-менеджера Петровой Марии Ивановны, с другой стороны, составили настоящий акт о нижеследующем:

Передающая сторона передала, а принимающая сторона приняла гербовую круглую печать ООО «Пример», содержащую полное фирменное наименование общества на русском языке, указание на место нахождения, ОГРН и ИНН.

Печать передана в исправном состоянии, пригодном для проставления оттисков.

Оттиск передаваемой печати: (проставляется оттиск).

Основание передачи: приказ генерального директора № ___ от «___» ______ 20___ г.

Принимающая сторона ознакомлена с порядком хранения и использования печати и несет ответственность за ее сохранность.

Акт составлен в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон.

Передал: __________ /Иванова А.С./
Принял: __________ /Петрова М.И./

Рекомендации по оформлению

• Составляйте акт в двух экземплярах — по одному для каждой стороны.
• Обязательно проставляйте оттиск передаваемой печати в самом акте.
• Храните акты вместе с приказами о назначении ответственных лиц.
• При передаче печати в присутствии комиссии укажите данные всех членов комиссии.
• Для хранения печати рекомендуется использовать сейф с ограниченным доступом.

Акт приема-передачи гербовой печати, простой, но важный документ, обеспечивающий контроль над использованием печати и разграничивающий материальную ответственность сотрудников. Грамотно составленный акт поможет избежать спорных ситуаций и защитит интересы организации.