Акт оказанных услуг — это первичный учетный документ, который фиксирует факт выполнения работ (оказания услуг) и их принятие заказчиком. В сфере клининговых услуг этот документ играет ключевую роль: он является основанием для оплаты, подтверждением расходов для налоговых целей и доказательством в случае споров. По состоянию на 2026 год правила оформления претерпели значительные изменения, о которых необходимо знать как исполнителям (клининговые компании, ИП, самозанятые), так и заказчикам.
Нормативная база и актуальные изменения 2026 года
Главным документом, регулирующим оформление первичной учетной документации, является Федеральный закон от № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ст. 9). До 2023 года существовал утвержденный Госстатом единый формуляр (форма КС-2, КС-3 и др.), однако с 2013 года организации получили право разрабатывать свои формы самостоятельно (постановление Госстата № 113).
Ключевое изменение с 2026 года: отмена формализованного формата
Согласно информации из открытых источников (актуально на ), формализованный формат акта полностью отменен. Теперь бизнес-субъекты обязаны утвердить форму акта внутренним локальным нормативным актом (приказом, распоряжением или в учетной политике). Это дает свободу в дизайне и структуре, но накладывает ответственность за включение всех обязательных реквизитов.
УПД (Универсальный передаточный документ)
С 2026 года все чаще применяется УПД — документ, объединяющий функции счета-фактуры и акта приема-передачи (товара/работ/услуг). Для услуг по уборке УПД удобен тем, что позволяет одновременно закрыть вопрос расчетов по НДС и подтвердить факт оказания услуги одним бумажным/электронным документом.
Семь обязательных реквизитов (ст. 9 ФЗ-402)
Независимо от того, используете ли вы свой бланк, УПД или скачанный из интернета образец, в акте обязательно должны присутствовать следующие реквизиты (п. 2 ст. 9 ФЗ-402):
- Наименование документа (например: «Акт приема-передачи оказанных услуг по уборке помещений»).
- Дата составления (день, месяц, год).
- Наименование организации/ИП/самозанятого (исполнителя) и заказчика;
- ИНН (КПП для юрлиц) обеих сторон.
- Содержание хозяйственной операции (перечень услуг: «Генеральная уборка офиса 50 кв.м», «Ежедневное поддержание чистоты» и т.д.).
- Количественные и качественные характеристики (площадь, частота, стандарт уборки, используемые материалы/инвентарь).
- Должности лиц, подписавших документ, их подписи (с расшифровкой) и даты подписания. Для юрлиц — печать (если используется), для ИП/самозанятых — печать не обязательна.
Важно: Отсутствие хотя бы одного реквизита делает документ недействительным для налогового учета (НДС, налог на прибыль) и бухгалтерии.
Специфика акта для услуг по уборке: что отразить в теле документа
В отличие от поставки товаров или строительных работ, уборка — это услуга, результат которой часто неосязаем и оценивается субъективно. Поэтому в табличной части акта рекомендуется детализировать следующие параметры:
| Параметр | Что указывать (пример) |
|---|---|
| Наименование услуги | Например: «Поддерживающая уборка офисных помещений», «Генеральная уборка после ремонта», «Химчистка мебели». |
| Объект уборки | Адрес, этаж, номера помещений/кабинетов, площадь (кв.м). |
| Единица измерения | м² (площадь), час (время работы смены), смена/выезд, месяц (абонемент). |
| Объем/Количество | Фактически убранная площадь или количество смен за период. |
| Цена за единицу | Согласно договору/приложению (цены могут быть фиксированными или динамическими). |
| Стоимость итого | Сумма без НДС и с НДС (если исполнитель плательщик НДС). |
| Качество/Стандарт | Ссылка на чек-лист, регламент уборки или приложение к договору (например: «Выполнено в соотв. с Приложением № 1 к Договору № 123»). |
| Сроки выполнения | Период оказания услуг (с по ) или конкретная дата разового выезда. |
Пошаговая инструкция по заполнению
Шаг 1. Подготовка бланка
Скачайте актуальный бланк (форматы DOCX, PDF, RTF, ODT) или создайте свой в учетной системе (1С, МойСклад, Контур.Эльба, «Договор365», «Арбитр» и др.). Убедитесь, что бланк соответствует вашей учетной политике.
Шаг 2. Заполнение «Шапки»
- Номер акта (сквозная нумерация за год).
- Дата (обычно дата подписания или последнего дня отчетного периода).
- Место составления (город).
- Реквизиты договора: «К Договору возмездного оказания услуг № 45 от г.».
- Полные наименования сторон, адреса, ИНН/КПП, банковские реквизиты (для оплаты).
Шаг 3. Табличная часть (Перечень услуг)
Заполните таблицу на основании графика работ и актов приема-передачи смены (если уборка ежедневная). Для разовых уборок указывайте дату выезда бригады.
Шаг 4. Блок приемки (Самый важный для уборки)
Вставьте стандартную фразу, но лучше — детализированный текст:
«Услуги по уборке помещений по адресу: г. Москва, ул. ###, д. 10, офис 5, оказаны в полном объеме и надлежащем качестве. Претензий по объему, срокам и качеству оказанных услуг не имею. Услуги приняты».
Если есть замечания (пропылесосили угол, не вымыли пол), заказчик обязан зафиксировать их в акте или в отдельном протоколе расхождений: «Услуги приняты с замечаниями: не убрана зона кухонного угла (фото прилагается). Исполнитель обязуется устранить к 15:00 ».
Шаг 5. Подписание
- Исполнитель: Руководитель или уполномоченное лицо (по доверенности/приказу).
- Заказчик: Ответственное лицо заказчика (администратор, офис-менеджер, директор).
- Подписи должны быть «живыми» (на бумаге) или усиленной/квалифицированной электронной подписью (КЭП) при ЭДО.
Особенности для разных категорий исполнителей
Юридические лица (ООО, АО)
- Обязана учетная политика с утвержденной формой акта.
- Печать ставится по желанию (ст. 2 ФЗ-402), но банки и контрагенты часто требуют её наличия.
- Обязательно применение КЭП при обмене по ЭДО (СБИС, Диадок, Контур.Экстерн).
Индивидуальные предприниматели (ИП)
- Печать не требуется.
- Подписывает сам ИП или уполномоченный сотрудник (по доверенности).
- Могут использовать УПД вместо акта + счета-фактуры.
Самозанятые (НПД)
- Не являются плательщиками НДС, в акте указывают сумму без выделения НДС.
- Обязаны выдать чек в приложении «Мой налог» сразу после получения оплаты (акту чек не заменяет, но акту нужен для подтверждения расходов заказчику).
- Форма акта — произвольная, но с реквизитами ФЗ-402.
Физические лица (ГПХ / Наем)
- Если физлицо нанимает физлицо (например, клинер на дому) — акт желателен для подтверждения расходов, но строгая форма не требуется. Достаточно квитанции о получении денег.
- По ГПХ (договор гражданско-правового характера), акт обязателен для подтверждения расходов налоговым агентом.
Электронный документооборот (ЭДО) и бумажный вариант
В 2026 году большинство B2B-сделок переходит на ЭДО.
- Правовая сила: Акт, подписанный КЭП в операторе ЭДО, равен по силе бумажному с «живой» подписью и печатью (ст. 6, 9 ФЗ-402, ФЗ-63 «Об электронной подписи»).
- Оригиналы: Если стороны работают по ЭДО, бумажные оригиналы обменивать не обязательно (письмо ФНС). Однако для судебных споров иногда удобнее иметь бумажный дубликат.
- Архивация: Хранить акты нужно в течение минимум 5 лет (ст. 29 ФЗ-402), в электронном виде — в системе ЭДО или на сервере компании.
Типичные ошибки при оформлении (Чек-лист перед подписанием)
- Нет ссылки на договор. Акт — приложение к договору. Без номера и даты договора акту может быть отказано в принятии к учету.
- Расхождение с чек-листом/графиком. В акте «уборка 100 кв.м», по факту убрано 80 кв.м. Это основание для заказчика не подписывать акт или подписать с замечаниями.
- Неправильный НДС. Исполнитель на УСН «Доходы» или НПД не выделяет НДС. Если в акте написано «в т.ч. НДС 20%» — это ошибка, ведущая к начислению налога у исполнителя и невозможности вычета у заказчика.
- Подписал не уполномоченное лицо. Офис-менеджер подписал акт за генерального директора без доверенности/приказа — риск оспаривания.
- Потерян один экземпляр. Акт составляется минимум в 2 экземплярах (по одному на сторону). При ЭДО — один электронный экземпляр у каждой стороны в личном кабинете оператора.
Где получить готовый бланк (Образец 2026)
Вы можете использовать следующие источники для получения шаблона:
- Сервисы онлайн-заполнения: «Договор365», «Арбитр», «Контур.Эльба», «МойСклад», «1С-Фреш». Позволяют заполнить форму в браузере и скачать готовый DOCX/PDF.
- Сайты с бланками: КонсультантПлюс, Гарант, Налог.ру, Бизнес-секрет, FreshDoc — там публикуются актуальные образцы с учетом изменений 2026 года.
- Собственная разработка: Самый надежный вариант — разработать бланк в Word/Excel под свои процессы, утвердить приказом и пользоваться им постоянно.
Пример структуры акта (Текстовый шаблон для копирования)
АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ОКАЗАННЫХ УСЛУГ № ____ г. _______________ «___» ___________ 202__ г. Мы, нижеподписавшиеся: Сторона 1 (Исполнитель): ______________________________________________________ (Полное наименование/ФИО ИП/самозанятого) ИНН ____________ КПП ____________ (для юрлиц) Действующий на основании ____________________________________________________ (Устава / Свидетельства о госрегистрации ИП / Паспорта), представитель ________________________________________________________________ (ФИО, должность, основание: Устав / Доверенность №__ от __.__.20__) Сторона 2 (Заказчик): ________________________________________________________ (Полное наименование/ФИО) ИНН ____________ КПП ____________ Действующий на основании ____________________________________________________ представитель ________________________________________________________________ СОСТАВИЛИ НАСТОЯЩИЙ АКТ О ТОМ, ЧТО: По Договору возмездного оказания услуг по уборке помещений № ____ от __.__.20__ г. Исполнитель оказал, а Заказчик принял следующие услуги: ┌────┬──────────────────────────────────┬───────┬───────┬──────────┬────────────┐ │ № │ Наименование услуги / Объект │ Ед. │ Кол-во│ Цена │ Сумма │ │ │ (адрес, площадь, стандарт) │ изм. │ │ за ед. │ (руб.) │ ├────┼──────────────────────────────────┼───────┼───────┼──────────┼────────────┤│ 1. │ Поддерживающая уборка офиса, │ м² │ 150 │ 50,00 │ 7 500,00 │ │ │ г.Москва, ул.Ленина, д.1, оф.10 │ │ │ │ │ │ │ (пн, ср, пт, 09:00-11:00) │ │ │ │ │ ├────┼──────────────────────────────────┼───────┼───────┼──────────┼────────────┤│ │ ИТОГО: │ │ │ │ 7 500,00 │ └────┴──────────────────────────────────┴───────┴───────┴──────────┴────────────┘ Сумма к оплате: 7 500 (Семь тысяч пятьсот) рублей 00 копеек. НДС не облагается (Исполнитель применяет УСН «Доходы» / НПД) зачеркнуть лишнее. Услуги оказаны в полном объеме, в установленные Договором сроки и надлежащем качестве. Заказчик претензий по объему, срокам и качеству оказанных услуг не имеет. Стороны расчетов по настоящему Акту не имеют. Настоящий Акт составлен в 2 (двух) экземплярах, имеющих равную юридическую силу, по одному для каждой из Сторон. ПОДПИСИ СТОРОН: ИСПОЛНИТЕЛЬ ЗАКАЗЧИК ________________ / ________________ ________________ / ________________ (Подпись) (Расшифровка) (Подпись) (Расшифровка) М.П. (при наличии) М.П. (при наличии)
Грамотно оформленный акт оказанных услуг по уборке — это не просто формальность, а ваша финансовая и правовая защита. В 2026 году главное правило: нет единой государственной формы, есть ваша утвержденная форма с обязательными реквизитами ФЗ-402. Используйте современные сервисы для онлайн-заполнения и ЭДО для ускорения документооборота, но всегда проверяйте соответствие содержания акта реально выполненным работам и условиям договора.