Акт сдачи экзамена — это официальный документ, фиксирующий факт прохождения испытания, его результаты и состав экзаменационной комиссии. В отличие от зачетной ведомости, которая является сводным документом, акт составляется часто по каждому экзамену отдельно (особенно в системе дополнительного профессионального образования, при аттестации персонала, в колледжах и вузах при государственной итоговой аттестации или защите курсовых/дипломных работ).

Ниже представлена подробная статья о том, как правильно оформить такой документ, какие реквизиты обязательны, и предоставлен универсальный образец для адаптации под нужды вашей организации.

Нормативная база и когда нужен акт

Единого утвержденного государственным стандартом (ГОСТ) бланка «Акта сдачи экзамена» на все случаи жизни не существует. Оформление регламентируется:

• Федеральным законом «Об образовании в РФ» № 273-ФЗ (ст. 58, 60 — порядок промежуточной и итоговой аттестации).
• Приказами Минобрнауки/Минпросвещения (например, Приказ Минобрнауки от № 32 «Об утверждении требований к структуре основных образовательных программ высшего образования»).
• Локальными нормативными актами образовательной организации (Положение о промежуточной/итоговой аттестации, Положение об экзаменационной комиссии).
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 — требования к реквизитам документов управления.

Основные случаи использования акта:

1. Государственная итоговая аттестация (ГИА): защита ВКР, сдача государственных экзаменов.
2. Промежуточная аттестация: по результатам сессии (часто оформляется ведомостью, но акт может составляться по сложным дисциплинам).
3. Профессиональная переподготовка / Повышение квалификации: итоговый экзамен/зачет.
4. Аттестация персонала на производстве: проверка знаний ПБ, Охраны труда, профессиональной пригодности.
5. Индивидуальный график сдачи: если студент сдает экзамен вне основного расписания (по болезни, академическому отпуску).

Обязательные реквизиты акта (по ГОСТ Р 7.0.97-2016)

Для того чтобы документ имел юридическую силу, он должен содержать следующие элементы:

• Наименование документа: «АКТ сдачи экзамена» (или «Акт проведения экзамена», «Протокол заседания экзаменационной комиссии», терминология закрепляется в локальном акте).
• Дата составления: день, месяц, год (прописью или цифрами).
• Место составления: название населенного пункта.
• Наименование организации: полное официальное название образовательной организации/работодателя.
• Основание для составления: приказ о назначении экзамена, расписание сессии, план обучения, договор на обучение.
• Состав комиссии: ФИО председателя, членов комиссии, секретаря (с указанием должностей, ученых степеней/званий — для вузов).
• Сведения об экзаменуемом: ФИО полностью, номер зачетной книжки/студенческого, группа/курс, специальность/направление подготовки.
• Наименование дисциплины/модуля: точное название по рабочей программе/учебному плану.
• Форма проведения: устная, письменная, тестирование, практика, защита проекта.
• Результат: оценка (отлично/хорошо/удовлетворительно/неудовлетворительно или по шкале 100 баллов), зачет/незачет.
• Подписи: председателя, членов комиссии, секретаря, экзаменуемого (при необходимости).
• Печать организации: ставится на подпись председателя (если предусмотрено уставом/Положением о документообороте).

Структура акта: пошаговое описание блоков

Шапка документа

Располагается в верхней части листа. Указывается полное наименование организации (согласно Уставу), код по ОКПО (опционально), структурное подразделение (факультет, кафедра, учебный центр).

Заголовок

По центру строки: АКТ (крупно), ниже, сдачи экзамена по дисциплине «[Название]». Номер акта ставится сквозным по организации или по кафедре за год.

Вводная часть (преамбула)

Формулируется стандартной фразой: «Мы, нижеподписавшиеся: Председатель экзаменационной комиссии [ФИО, должность], Члены комиссии: [ФИО, должности], Секретарь комиссии [ФИО], действуя на основании Приказа № [Номер] от [Дата] «О проведении итоговой аттестации», составили настоящий Акт о том, что…»

Описательная часть (суть акта)

Содержит фактические данные:

• Кто сдавал: Студент/слушатель/сотрудник [ФИО], обучающийся по направлению [Код и название], группа [Номер], курс [Номер].
• Что сдавал: Экзамен по дисциплине «[Полное название]» (код дисциплины по учебному плану).
• Как сдавал: Форма экзамена (устный опрос по билету №…, письменная работа, тест на ЭОР, защита курсового проекта).
• Результат: Получил оценку «[Оценка словами и цифрами]» / Зачет сдан / Не сдан;
• Особые отметки: наличие претензий к вопросам, нарушений дисциплины, использования шпаргалок (если были, фиксируется отдельным актом, сюда вносится ссылка).

Заключительная часть

Фраза: «Настоящий Акт составлен в [Количество] экземплярах: один — в личное дело обучающегося, второй, в архив кафедры/учебной части, третий — выдан обучающемуся (при необходимости)».

Блок подписей

Табличная форма удобнее всего. Колонки: Должность, ФИО (полностью), Подпись, Расшифровка подписи, Дата.

Готовый образец акта (Шаблон для Word)

Ниже приведен универсальный шаблон. Вы можете скопировать его в текстовый редактор, заменить данные в квадратных скобках на свои и настроить шрифты (обычно Times New Roman, 14 пт, интервал 1.5).

Вариации акта для разных ситуаций

Акт сдачи экзамена на производстве (Охрана труда, ПБ, Квалификация)

Отличается составом комиссии (представители работодателя, профсоюза, уполномоченные по ОТ) и основанием (Приказ директора о проверке знаний, Положение о проверке знаний требований ОТ). Оценка ставится как «Сдал» / «Не сдал» с указанием процента правильных ответов при тестировании.

Акт индивидуальной сдачи экзамена (вне расписания)

В преамбуле обязательно указывается основание: «На основании заявления студента от «___» ________ 20__ г., справки о нетрудоспособности № ________ / приказа о предоставлении академического отпуска № ________». Графа «Члены комиссии» может содержать только преподавателя-председателя и секретаря (упрощенный состав).

Протокол vs Акт: в чем разница?

• Протокол заседания ГЭК/КЭК, это сводный документ по всей группе/потоку. В нем таблица: ФИО студента — Оценка, Подпись студента. Утверждается приказом ректора.
• Акт сдачи экзамена — индивидуальный документ на одного студента (или небольшую группу при индивидуальном графике). Часто используется как приложение к личному делу или для выдачи дубликата документа об образовании.

Типичные ошибки при заполнении (чек-лист)

1. Отсутствие основания: нет ссылки на приказ о проведении аттестации или расписание сессии.
2. Неполный состав комиссии: меньше 3 человек (для ГИА/ГЭК) или отсутствие внешнего эксперта (если требуется стандартом).
3. Расхождения в оценках: в акте «Хорошо», в зачетке «Отлично», в ведомости «Зачтено». Все документы должны быть идентичны.
4. Отсутствие подписи секретаря: секретарь фиксирует ход экзамена, его подпись обязательна.
5. Неправильное наименование дисциплины: должно совпадать с рабочей программой и учебным планом до знака препинания.
6. Отсутствие печати: если уставом организации печать на актах обязательна, ее отсутствие делает документ недействительным.

Электронный документооборот и ЭДО

С переходом на электронное обучение (ФЗ-377, внесение изменений в 273-ФЗ) акты могут формироваться в информационных системах (Модуль «Аттестация» в ЛМС Moodle, 1С:ХроноГраф, АИС «Образование», «ПостУчеба» и др.).

• Электронный акт подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) председателя и секретаря.
• Хранится в электронном архиве организации не менее 50 лет (для документов об образовании).
• Распечатка такого акта для выдачи студенту должна содержать фразу: «Документ подписан УКЭП, проверка подлинности на портале Госуслуг / сайте организации».

Хранение и архивирование

Сроки хранения определяются Росархивом (Приказ от № 236 «Об утверждении перечня типовых управленческой документации…»):

• Акты (протоколы) государственных экзаменов и защиты ВКР: 75 лет (передаются в государственный архив).
• Акты промежуточной аттестации, зачетов, курсовых проектов: 5 лет (хранятся в архиве организации/кафедры), затем подлежат уничтожению по акту экспертизы стоимости документов.
• Акты проверки знаний персонала (Охрана труда): 50 лет (для личных дел работников) или 5 лет (для журналов регистрации), в зависимости от вида документа.

Грамотно оформленный акт сдачи экзамена, это гарантия правовой защищенности как образовательной организации, так и обучающегося. Он подтверждает факт оценки знаний, состав комиссии и законность выставленной оценки. Используйте приведенный выше шаблон как базу, адаптируйте его под локальные акты вашей организации (добавьте логотип, коды ОКПО/ОГРН, специфические графы) и всегда сверяйте заполненный документ с чек-листом ошибок перед подписанием;

Совет: Заведите в организации «Образец заполненного акта» (эталон) и храните его у секретаря комиссии/ответственного за документооборот — это ускорит работу и снизит количество ошибок у новичков.