Проверка состояния делопроизводства — важный элемент контроля за организацией документооборота в организации‚ воинской части или учреждении. По итогам такой проверки составляется акт‚ который фиксирует выявленные нарушения‚ дает оценку состоянию делопроизводства и определяет меры по устранению недостатков. В данной статье рассмотрим‚ как правильно составить акт проверки несекретного делопроизводства‚ и приведем его образец.

Что такое несекретное делопроизводство

Несекретное делопроизводство, это деятельность по созданию‚ оформлению‚ учету‚ хранению и использованию служебных документов‚ не содержащих сведений‚ составляющих государственную тайну. К нему относятся приказы‚ распоряжения‚ служебные письма‚ доклады‚ рапорты‚ протоколы и иные документы с грифом «для служебного пользования» либо без ограничительного грифа.

Порядок ведения делопроизводства регламентируется внутренними инструкциями организации. Например‚ в Вооруженных Силах Российской Федерации действует Инструкция по делопроизводству‚ утвержденная приказом Министра обороны РФ от № 170‚ которая определяет порядок приема‚ обработки‚ учета‚ составления‚ оформления‚ хранения и уничтожения служебных документов‚ а также контроля за их исполнением.

Цели проверки делопроизводства

Проверка несекретного делопроизводства проводится с целью:

• оценки соответствия организации работы с документами требованиям действующих инструкций и нормативных актов;
• выявления нарушений в оформлении‚ учете‚ регистрации и хранении документов;
• проверки состояния номенклатуры дел и ведения регистрационных форм;
• контроля исполнения документов и соблюдения сроков;
• проверки порядка уничтожения документов с истекшими сроками хранения;
• разработки мероприятий по совершенствованию делопроизводства.

Кто проводит проверку

Проверку проводит комиссия‚ назначаемая приказом руководителя организации (командира воинской части). В состав комиссии‚ как правило‚ включаются:

• председатель комиссии — заместитель руководителя или начальник штаба;
• члены комиссии — начальник службы делопроизводства‚ специалисты структурных подразделений‚ представитель архива.

Структура акта проверки

Акт проверки несекретного делопроизводства составляется в письменной форме и включает следующие разделы:

1. Заголовочная часть — наименование организации‚ название документа‚ дата и место составления;
2. Основание проверки — реквизиты приказа о назначении комиссии.
3. Состав комиссии — должности‚ фамилии и инициалы членов комиссии.
4. Предмет проверки — перечень проверяемых вопросов.
5. Установленные факты — описание состояния делопроизводства и выявленных нарушений.
6. Подписи членов комиссии.

Образец акта проверки несекретного делопроизводства

УТВЕРЖДАЮ
Командир воинской части 00000
полковник И.И. Иванов
«___» __________ 20__ г.

АКТ
проверки состояния несекретного делопроизводства
в воинской части 00000

г. Москва «___» __________ 20__ г.

Комиссия‚ назначенная приказом командира воинской части 00000 от «___» __________ 20__ г. № ___‚ в составе:

• председатель комиссии — заместитель командира воинской части подполковник П.П. Петров;
• члены комиссии: начальник отделения (делопроизводства) майор С.С. Сидоров‚ старший делопроизводитель А.А. Кузнецова‚ —

провела проверку состояния несекретного делопроизводства в воинской части 00000 за период с __________ по __________.

В ходе проверки установлено:

Делопроизводство в воинской части организовано в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству. Номенклатура дел на 20__ год разработана‚ согласована и утверждена командиром воинской части.

Регистрация документов ведется в журналах учета (регистрационных формах) своевременно‚ регистрационные номера проставляются корректно.

Выявлены следующие недостатки:

• в ряде структурных подразделений документы формируются в дела с нарушением номенклатуры;
• на отдельных документах отсутствуют отметки об исполнении и направлении в дело;
• журнал учета входящих документов в отделении кадров ведется с пропусками записей.

Состояние несекретного делопроизводства в воинской части 00000 оценивается как удовлетворительное. Выявленные недостатки носят устранимый характер.

Предложения:

1. Начальникам структурных подразделений устранить выявленные недостатки в срок до «___» __________ 20__ г.
2. Начальнику отделения (делопроизводства) провести инструктаж ответственных за делопроизводство лиц по вопросам формирования дел и регистрации документов.
3. О результатах устранения недостатков доложить командиру воинской части.

Председатель комиссии — подполковник __________ П.П. Петров
Члены комиссии: майор __________ С.С. Сидоров
__________ А.А. Кузнецова

С актом ознакомлены: (подписи должностных лиц)

Рекомендации по составлению акта

• Формулируйте выявленные нарушения конкретно‚ со ссылкой на пункты инструкции по делопроизводству.
• Указывайте точные сроки устранения недостатков и ответственных лиц.
• Акт подписывается всеми членами комиссии и утверждается руководителем.
• Храните акт в деле по номенклатуре вместе с приказом о назначении комиссии.

Правильно составленный акт проверки несекретного делопроизводства позволяет не только зафиксировать состояние документооборота‚ но и систематизировать работу по его совершенствованию‚ обеспечив порядок и прозрачность в работе с документами.