Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Акт о действиях сотрудников — это основной организационно-распорядительный документ, фиксирующий факты производственной, трудовой или служебной деятельности работников. В российском делопроизводстве акты обладают юридической силой и служат основанием для принятия управленческих решений: от начисления премий и перевода на другую работу до наложения дисциплинарных взысканий или увольнения.

Ниже представлено подробное руководство по видам актов, правилам их оформления, обязательным реквизитам и типичным ошибкам, а также примеры заполнения для самых частых ситуаций.

Правовое основание и значение акта

Согласно ст. 9 Федерального закона от № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и ГОСТ Р 7.0.97-2016, любой факт хозяйственной жизни (в т.ч; действия сотрудников) должен быть зафиксирован документально. Акт является первичным учетным документом и доказательством в судебных спорах (ТК РФ, ГПК РФ, КАС РФ).

Доказательная сила: Правильно составленный акт признается судом без дополнительного подтверждения (если не оспорен по существу).
Срок хранения: Зависит от вида акта (обычно 5–75 лет, согласно Перечню типовых управленческих архивных документов).
Ответственность: За недостоверные сведения в акте несут ответственность члены комиссии (дисциплинарная, материальная, в редких случаях, уголовная по ст. 292 УК РФ «Подделка документов»).

Основные виды актов о действиях сотрудников

В практике HR и делопроизводства выделяют следующие ключевые категории:

Вид акта	Назначение	Нормативная база
Акт о нарушении трудовой дисциплины (прогул, опоздание, явка в нетрезвом виде)	Основание для приказа о взыскании (ст. 192, 193 ТК РФ)	Ст. 193 ТК РФ, Постановление Пленума ВС РФ № 2
Акт о выполнении/невыполнении должностных обязанностей	Оценка эффективности, основание для премий или уведомления о несоответствии должности	Ст. 81 ч. 3 п. «а» ТК РФ, Должностная инструкция
Акт о несчастном случае на производстве	Расследование, выплаты, учет травмированного	ФЗ-125, Приказ Минтруда № 160н
Акт инвентаризации / обследования имущества (действия МОЛ)	Выявление излишков/недостач, материальная ответственность	Приказ Минфина № 119н, ГК РФ
Акт о передаче дела/смене материально ответственного лица	Фиксация остатков при смене кадр	Приказ Минфина № 119н
Акт проверки знаний охраны труда / ПБ	Допуск к работе, проверка комиссии	Постановление Госгортехнадзора № 1/29, ГОСТ 12.0.004
Акт о действиях при ЧС / пожаре / аварии	Расследование причин, оценка действий персонала	ФЗ-68, ФЗ-123

Обязательные реквизиты акта (по ГОСТ Р 7.0.97-2016)

Любой акт, чтобы иметь юридическую силу, должен содержать следующие реквизиты:

Наименование документа: «АКТ» (крупно, по центру) и конкретное название (например, «об отсутствии сотрудника на рабочем месте»).
Дата составления: День, месяц, год (прописью или цифрами через точку).
Место составления: Населенный пункт (город/село), где подписан документ.
Основание для составления: Приказ, распоряжение, служебная записка, план проверок.
Состав комиссии: ФИО, должности, подписи всех членов комиссии (председатель, члены, секретарь). Минимум 3 человека (кроме случаев, когда законом установлено иное, напр., инвентаризация — минимум 2).
Суть факта (описание действия/события): Хронология, время, место, конкретные действия/бездействия сотрудника. Без эмоций и оценок, только факты.
Ссылки на нарушенные/исполненные документы: Статьи ТК РФ, пункты должностной инструкции, локальные нормативные акты (ЛНА), инструкции по охране труда.
Подписи: Членов комиссии и сотрудника (при его наличии).
Примечание об отказе от подписи: Если сотрудник отказываеться подписывать — составляется отдельное замечание в акте или отдельный акт об отказе с подписями 2-х свидетелей.

Пошаговый алгоритм составления акта

Шаг 1. Инициирование и создание комиссии

Руководитель издает приказ (распоряжение) о создании комиссии. В комиссию включают: представителя администрации (председатель), специалиста кадровой службы/юриста (секретарь), представителя профсоюза (если есть), непосредственного руководителя сотрудника. Важно: Нельзя включать в комиссию заинтересованных лиц (например, самого проверяемого или его подчиненных).

Шаг 2. Сбор доказательной базы ДО составления акта

Свидетельские показания (письменные объяснения коллег).
Данные систем контроля доступа (СКУД), видеонаблюдения, табелей учета рабочего времени.
Компьютерные логи, записи телефонных разговоров (если разрешено ЛНА).
Документы: заявления, отчеты, акты приемки-сдачи работы.

Шаг 3. Заполнение текстовой части акта

Текст пишется безупречно, без исправлений и зачисток. Используется официально-деловой стиль.

Пример формулировки: «28 сентября 2026 г. в 09:15 членами комиссии установлено: сотрудник Иванов И.И., занимающий должность менеджера отдела продаж, отсутствует на рабочем месте (каб. 304). В табеле учета рабочего времени (форма Т-12) за г. напротив фамилии Иванова И.И. стоит код «НН» (неявка по невыясненным причинам). Заявления на предоставление отпуска, справки нетрудоспособности не поступало. Объяснение Иванова И.И. получено г. (приложено).»

Шаг 4. Подписание и вручение

Акт подписывают все члены комиссии. Сотруднику вручается второе экземпляр (или копия) под роспись в журнале учета вручения документов. Если сотрудник в отпуске/на больничном — акт направляется заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении на адрес регистрации.

Типовые образцы актов (Шаблоны)

Образец 1: Акт об отсутствии сотрудника на рабочем месте (Прогул)

Наиболее частый документ для дисциплинарного взыскания.

 АКТ
 об отсутствии сотрудника на рабочем месте г. Москва «28» сентября 2026 г.
Мы, нижеподписавшиеся:
 Председатель комиссии: Петров П.П., директор ООО «Ромашка»
 Член комиссии: Сидорова С.С., начальник отдела кадров
 Член комиссии: Кузнецов К.К., начальник отдела продаж
 Секретарь: Смирнова А.А., инспектор отдела кадров
СОСТАВИЛИ ПРЕДСТАВЛЕННЫЙ АКТ О СЛЕДУЮЩЕМ:
По поручению директора ООО «Ромашка» от № 45-приказ созданной комиссией проведена проверка явки на работу сотрудника Иванова Ивана Ивановича, занимающего должность менеджера отдела продаж (трудовой договор № 123 от г.).
Установлено:
 28 сентября 2026 г. в 09:00 рабочее время начиналось согласно внутреннему трудовому распорядку.
 В 09:15 члены комиссии осмотрели рабочее место Иванова И.И. (каб. 304, ст. 5). Сотрудник отсутствовал.
 В системе контроля доступа (СКУД) запись о проходе Иванова И.И. на территорию офиса г. отсутствует.
 В табеле учета рабочего времени (форма Т-12) за г. напротив табельного номера 045 стоит условное обозначение «НН» (неявка по невыясненным причинам).
 В отдел кадров не поступало заявления на предоставление ежегодного/безоплатного отпуска, справки нетрудоспособности или иных документов, дающих основание для отсутствия.
 По телефону +7 (9XX) XXX-XX-XX (указанный в личном деле) сотрудник не отвечал на звонки секретаря комиссии в 09:20 и 09:40.
 Объяснение Иванова И.И. по требованию ст. 193 ТК РФ запрошено г. (копия требования приложена). На момент составления акта объяснение не предоставлено.
ВЫВОД КОМИССИИ:
 Действия Иванова И.И. содержат признаки прогула (отсутствие на рабочем месте более 4 часов подряд без уважительной причины) в соответствии с п. «а» ч. 6 ст. 81 ТК РФ и ст. 192 ТК РФ.
Приложения:
 Копия приказа о создании комиссии № 45-приказ (1 л.).
 Выписка из табеля учета рабочего времени Т-12 за г. (1 л.).
 Выписка из журнала СКУД за г. (1 л.).
 Копия требования о предоставлении письменного объяснения (1 л.).
Председатель комиссии: _____________ /Петров П.П./
 Член комиссии: _____________ /Сидорова С.С./
 Член комиссии: _____________ /Кузнецов К.К./
 Секретарь: _____________ /Смирнова А.А./
СОГЛАСЕН:
 Начальник отдела продаж: _____________ /Кузнецов К;К./
С ОТКАЗОМ ОТ ПОДПИСИ ОЗНАКОМИЛСЯ:
 Иванов И.И. _____________ (подпись, расшифровка, дата)
 *Примечание: Иванов И.И. отказался от подписания акта. Составлен акт об отказе от подписания от г. (приложен). Свидетели: Смирнова А.А., Волков В.В. 

Образец 2: Акт о невыполнении должностных обязанностей (для оценки соответствия должности)

 АКТ
 проверки выполнения должностных обязанностей г. Санкт-Петербург «15» октября 2026 г.
КОМИССИЯ в составе:
 Председатель: Орлов О.О., технический директор
 Член: Лебедева Л.Л., HR-директор
 Член: Морозов М.М., тимлид разработки
 Секретарь: Волкова В.В., HR-менеджер
ПРОВЕРИЛА выполнение должностных обязанностей Сидоровым Сидором Сидоровичем, занимающим должность Senior Java-разработчик (т.д. № 789 от г.), за период с по (III квартал).
УСТАНОВИЛА:
 Плановый объем задач (Story Points) на квартал по согласованному KPI: 200 SP. Фактически выполнено: 85 SP (42,5%).
 Просрочены критические задачи: JIRA-1024 (модуль оплаты), JIRA-1055 (API интеграция) — сроки сдвинуты на 3 и 4 недели соответственно без согласования с руководителем.
 Пропущены 4 из 6 плановых код-ревью (Code Review) за квартал, что привело к попаданию в прод 3 багов уровня Critical (инциденты INC-2026-045, 052, 061).
 Не пройден обязательный курс обучения «Secure Coding Practices» (срок дедлайн ), назначенный приказом № 112 от .
 Объяснение Сидорова С.С. получено г. (приложено). Указывает на высокую нагрузку и отсутствие ментора, однако документально о проблемах не сообщал (нет заявок в ServiceDesk, нет записей на 1-on-1 встречах с тимлидом).
Сидоров С.С. систематически не выполняет должностные обязанности, установленные должностной инструкцией (п.п. 2.1, 2.3, 3.2, 4.1) и KPI за III квартал 2026 г. Нарушения имеют устойчивый характер. Основания для применения ст. 81 ч. 3 п. «а» ТК РФ (несоответствие занимаемой должности) имеются.
РЕШЕНИЕ:
 Направить Сидорову С.С. уведомление о несоответствии занимаемой должности с предложением вакантной должности Middle-разработчика (с сохранением зарплаты на 3 мес. по ст. 198 ТК РФ) или увольнения.
 Назначить план индивидуального развития (ПИР) на IV квартал при сохранении на текущей должности (в случае отказа от перевода).
Председатель: _____________ /Орлов О.О./
 Член: _____________ /Лебедева Л.Л./
 Член: _____________ /Морозов М.М./
 Секретарь: _____________ /Волкова В.В./
ОЗНАКОМИЛСЯ:
 Сидоров С.С. _____________ / / 

Особенности оформления в электронном виде (ЭДО)

С 2021 года (ФЗ-377, изменения в ТК РФ) акты могут составляться в электронном виде с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП).

Все члены комиссии должны иметь действующие УКЭП.
Документ формируется в системе ЭДО (СБИС, Диадок, Контур, 1С-ЭДО и др.) по утвержденному шаблону.
Сотрудник знакомится с актом через личный кабинет ЭДО или по email (если согласовал такой порядок доп. соглашением к ТД).
Отказ от ознакомления в электронном виде фиксируется системой автоматически (лог доступа) или актом комиссии.

Частые ошибки, приводящие к недействительности акта в суде

Отсутствие приказа о создании комиссии. Акт, составленный «на коленке» одним руководителем, суд признает недопустимым доказательством.
Нарушение срока составления. Для дисциплинарных взысканий: акт должен быть составлен сразу после обнаружения факта (в день обнаружения). Задержка на дни/недели лишает возможность наказать (ст. 193 ТК РФ);
Отсутствие подписи сотрудника и акта об отказе. Если сотрудник не подписал, а акта об отказе с 2 свидетелями нет — работодатель не доказал вручение.
Оценочные суждения вместо фактов. Фразы «плохо работал», «вел себя грубо», «прогулял» без привязки ко времени, документам и свидетелям не работают.
Несоответствие ТК РФ. Напр., составление акта за опоздание 15 минут (это не прогул, взыскание нельзя, только замечание/выговор по итогам периода).
Использование устаревших бланков. Формы Т-12, Т-13, КС-2, КС-3, МБ-7 и др. актуальны, но многие организации переходят на собственные формы, утвержденные ЛНА (по ст. 9 129-ФЗ).

Хранение и учет актов

Журнал регистрации актов: Ведется в бумажном или электронном виде (номер, дата, вид акта, ФИО сотрудника, исполнитель, срок хранения).
Место хранения: Личные дела сотрудников (для диск. взысканий, аттестаций), папки по делам (инвентаризации, НС), архив организации.
Сроки хранения:
- Акты о нарушении трудовой дисциплины — 75 лет (в личном деле).
- Акты инвентаризации — 5 лет (п. 225 Перечня Росархива).
- Акты о НС — 45 лет (ФЗ-125).
- Акты проверки знаний ОТ — 50 лет (п. 237 Перечня).

Резюме: чек-лист перед подписанием акта

Перед тем как поставить подпись, председатель комиссии должен проверить:

[ ] Есть приказ о создании комиссии?
[ ] Состав комиссии утвержден, заинтересованных лиц нет?
[ ] Дата акта = дата обнаружения факта (для диск. взысканий)?
[ ] Описаны конкретные факты (время, место, действия), а не эмоции?
[ ] Есть ссылки на нарушенные нормы (ТК РФ, ЛНА, ДИ)?
[ ] Приложены все доказательства (выписки, фото, скриншоты, объяснения)?
[ ] Подписали все члены комиссии?
[ ] Сотрудник ознакомлен под роспись (или составлен акт об отказе с 2 свидетелями)?
[ ] Акт зарегистрирован в журнале и передан в архив/кадры?

Важно: Данная статья носит информационный характер. Трудовое правотельство динамично меняется (судебная практика, изменения в ТК РФ). При составлении актов в сложных или конфликтных ситуациях рекомендуется консультация с трудовой юристом или проверку документа юристом организации перед подписанием.