Правильное оформление трудовой книжки при увольнении — одна из ключевых обязанностей работодателя․ Ошибки в формулировках, неверные ссылки на статьи ТК РФ или нарушение сроков выдачи документа могут привести к штрафам по ст․ 5․27 КоАП РФ, искам о восстановлении на работе и выплате компенсаций за вынужденный прогуль․ В данной статье подробно разбираются актуальные образцы записей по всем основаниям увольнения, порядок заполнения графах 3 и 4 раздела «Сведения о работе», а также нюансы работы с электронными трудовыми книжками (ЭТК)․

Нормативная база и общие правила заполнения

Главным документом, регламентирующим порядок ведения бумажных трудовых книжек, является Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек»․

Ключевые правила (п․ 38–40 Приказа № 320н):

• Срок внесения записи: запись о прекращении трудового договора вносится в день увольнения (последний день работы)․
• Основание для записи: приказ (распоряжение) работодателя об увольнении․ Номер и дата приказа указываются в графе 4․
• Формулировка в графе 3: должна содержать основание увольнения (пункт, часть, статья ТК РФ) и полное наименование основания текстом․
• Срок выдачи работнику: не позднее дня увольнения (п․ 1 ст․ 84․1 ТК РФ)․ При увольнении по собственному желанию, не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления (ст․ 66․1 ТК РФ), если работник не согласился на более ранний срок․
• Подпись и печать: запись заверяется подписью уполномоченного лица (обычно руководителя или кадровика) с расшифровкой и скрепляется печатью организации (если печать имеется)․

Единообразие терминологии: «Уволить», «Прекратить», «Расторгнуть»

Согласно ст․ 77 ТК РФ, формулировки «увольнение», «прекращение трудового договора» и «расторжение трудового договора» равнозначны․ В трудовой книжке, в приказе и в заявлении работника можно использовать любой из этих терминов․ Наиболее распространенным и привычным для проверяющих органам (ГИТ, суды) остается термин «Уволен» в начале записи графе 3․

Образцы записей по основным основаниям увольнения (ст․ 77, 81, 83, 84․1 ТК РФ)

Ниже приведены типовые образцы для графы 3 раздела «Сведения о работе»․ В графе 4 всегда указывается: «Приказ № [номер] от [дата]»;

Увольнение по собственному желанию (п․ 3 ч․ 1 ст․ 77 ТК РФ)

Образец:

Уволен по собственному желанию в связи с прекращением трудового договора по инициативе работника на основании п․ 3 ч․ 1 ст․ 77 ТК РФ․

Важно: Если работник отозвал заявление до истечения срока уведомления (14 календарных дней, если иное не установлено законом/договором) и другой работник не приглашен на это место письменно, трудовой договор не прекращается, запись в ТК не вносится․

Увольнение по соглашению сторон (п․ 1 ч․ 1 ст․ 77 ТК РФ)

Образец:

Трудовой договор прекращен по соглашению сторон на основании п․ 1 ч․ 1 ст․ 77 ТК РФ․

Нюанс: В приказе и ТК обязательно указывается дата прекращения договора, зафиксированная в соглашении; Выплата компенсации (если предусмотрена соглашением) записи в ТК не требуется, но фиксируеться в расчетном листе․

Истечение срока трудового договора (п․ 2 ч․ 1 ст․ 77 ТК РФ)

Образец:

Трудовой договор прекращен в связи с истечением срока его действия на основании п․ 2 ч․ 1 ст․ 77 ТК РФ․

Важно: Работодатель обязан уведомить работника об окончании срока договора за 3 календарных дня (ч․ 2 ст․ 79 ТК РФ)․ Нарушение этой процедуры делает увольнение незаконным․

Увольнение по инициативе работодателя (ст․ 81 ТК РФ)

Здесь формулировка строго зависит от пункта ст․ 81 ТК РФ․ Наиболее частые случаи:

а) Ликвидация организации / прекращение деятельности ИП (п․ 1 ч․ 1 ст․ 81 ТК РФ)

Уволен в связи с ликвидацией организации (прекращением деятельности индивидуального предпринимателя) на основании п․ 1 ч․ 1 ст․ 81 ТК РФ․

б) Сокращение численности или штата (п․ 2 ч․ 1 ст․ 81 ТК РФ)

Уволен в связи со сокращением численности (штата) работников на основании п․ 2 ч․ 1 ст․ 81 ТК РФ․

в) Несоответствие занимаемой должности (п․ 3 ч․ 1 ст․ 81 ТК РФ)

Уволен в связи с несоответствием занимаемой должности вследствие недостаточной квалификации на основании п․ 3 ч․ 1 ст․ 81 ТК РФ․

(Обязательно наличие заключения аттестационной комиссии)․

г) Грубое нарушение трудовых обязанностей (п․ 6 ч․ 1 ст․ 81 ТК РФ)

Уволен за грубое нарушение трудовых обязанностей (прогуль) на основании п․ 6 ч․ 1 ст․ 81 ТК РФ․

Внимание: В записи желательно указывать суть нарушения в скобках (прогуль, явка в нетрезвом виде и т․д․), хотя закон этого не требует прямо, суды рекомендуют конкретизацию для ясности․

д) Увольнение руководителя организации (п․ 7 ч․ 1 ст․ 81 ТК РФ)

Уволен в связи с утратой доверия на основании п․ 7 ч․ 1 ст․ 81 ТК РФ․

Увольнение по обстоятельствам, не зависящим от сторон (п․ 4, 5, 6 ч․ 1 ст․ 83 ТК РФ)

• П․ 4 (призыв на срочную военную службу): Трудовой договор прекращен в связи с призывом работника на срочную военную службу на основании п․ 4 ч․ 1 ст․ 83 ТК РФ․
• П․ 5 (признание нетрудоспособным/умершим): Трудовой договор прекращен в связи с признанием работника нетрудоспособным (умершим) на основании п․ 5 ч․ 1 ст․ 83 ТК РФ․
• П․ 6 (восстановление на работе ранее работавшего): Трудовой договор прекращен в связи с восстановлением на работе ранее работавшего работника на основании п․ 6 ч․ 1 ст․ 83 ТК РФ․

Увольнение по основаниям, предусмотренным трудовым договором (п․ 3 ч․ 1 ст․ 77 ТК РФ в связке со ст․ 58, 59, 294, 296, 301, 302, 303, 305, 306, 307, 308, 309, 310, 311, 312, 313, 314, 315, 316, 317, 318, 319, 320, 321, 322, 323, 324, 325, 326, 327, 328, 329, 330, 331, 332, 333, 334, 335, 336, 337, 338, 339, 340, 341, 342, 343, 344, 345, 346, 347, 348, 349, 350, 351, 352, 353, 349 ТК РФ, для отдельных категорий)

Например, для сезонных работников:

Трудовой договор прекращен в связи с окончанием сезона на основании п․ 3 ч․ 1 ст․ 77 ТК РФ и ст․ 296 ТК РФ․

Особенности оформления Электронной трудовой книги (ЭТК)

С 2020 года ведется параллельный учет: бумажная ТК (по желанию работника) и ЭТК (для всех)․ Сведения о трудовой деятельности (СТД) передаются в СФР (бывший ПФР) через отчет ЕФС-1 (раздел «Сведения о трудовой деятельности»)․

Сроки сдачи ЕФС-1 при увольнении:

Согласно ст․ 66․1 ТК РФ и приказу СФР, сведения об увольнении направляются в СФР не позднее следующего рабочего дня после дня издания приказа об увольнении․

Коды причин увольнения для ЭТК (СТД-Р):

В ЕФС-1 используется классификатор причин прекращения трудового договора (Код причины)․ Основные коды:

Полный актуальный реестр кодов подтверждается приказами Минтруда/СФР (актуальную таблицу кодов для ЕФС-1 рекомендуется скачивать с официального сайта СФР или в справочно-правовых системах: КонсультантПлюс, Гарант, Главбух)․

Типичные ошибки и как их избежать

1. Несоответствие формулировки в приказе и в ТК․ Текст в графе 3 ТК должен дословно повторять основание из приказа (кроме служебных слов «Приказа №․․․ от․․․»)․
2. Отсутствие ссылки на конкретный пункт/часть/статью ТК РФ․ Запись «Уволен по собственному желанию» без ссылки на п․ 3 ч․ 1 ст․ 77 ТК РФ считается неполной․
3. Неверная дата увольнения․ Дата в ТК = дата прекращения договора в приказе = последний день работы․ Нельзя ставить дату подписания приказа, если она позже․
4. Поздняя сдача ЕФС-1․ Штрафы за несвоевременную сдачу отчетности (ст․ 126 НК РФ, ст․ 5․27 КоАП РФ)․
5. Исправление ошибок в ТК․ Нельзя зачеркивать, стирать или использовать корректор․ Ошибку исправляют записью: «Запись № N недействительна․ Верно: ․․․» со ссылкой на новый приказ об исправлении․

Пошаговый алгоритм действий кадровика в день увольнения

1. Подготовить и подписать приказ об увольнении (единая форма Т-8 или своя форма)․
2. Ознакомить работника с приказом под роспись (лично или почтой с уведомлением, если работник не явился)․
3. Внести запись в бумажную трудовую книжку (если ведется) в разделе «Сведения о работе»․
4. Сформировать и подписать СТД-Р (Сведения о трудовой деятельности) для отправки в СФР (ЕФС-1)․
5. Провести окончательный расчет: зарплата, компенсация за неиспользованный отпуск, выплаты по соглашению (если есть)․
6. Выдать трудовую книжку (СТД-Р в электронном виде/выписку) и все документы работнику под роспись в книге учета движения ТК (форма Т-3) или в личной карточке (Т-2)․
7. Отправить ЕФС-1 в СФР не позднее следующего рабочего дня․

Грамотное заполнение трудовой книжки при увольнении — залог отсутствия претензий со стороны Государственной инспекции труда (ГИТ) и судов․ Всегда используйте актуальные формулировки с точной ссылкой на пункты, части и статьи Трудового кодекса РФ․ Для автоматизации процесса и минимизации ошибок рекомендуется использовать кадровые модули 1С:ЗУП, «Мой бизнес» или специализированные сервисы (Главбух, КонсультантПлюс), содержащие обновляемые базы образцов записей и кодов для ЕФС-1․

Помните: с 2026 года актуальность бумажной трудовой книжки сохраняется только для работников, не отказавшихся от неё до 2020 года или начавших работу до 2020 года и не перешедших на ЭТК․ Для всех остальных основным документом является выписка из ЭТК (СТД-Р), а бумажная ТК не ведется․

Статья подготовлена на основе ТК РФ, Приказа Минтруда № 320н, Федерального закона № 276-ФЗ и актуальной практики применения ЕФС-1 на 2024–2026 гг․ Данная информация носит справочный характер․ Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется обратиться к трудовому инспектору или юристу по трудовому праву․