Оформление кадровых документов, это строго регламентированный процесс, регулируемый ГОСТом, Трудовым кодексом РФ и внутренними локальными нормативными актами организации. Особое внимание уделяется ставимому на документах визе, служебной записи, подтверждающей согласование, проверку или принятие решения. В контексте заявления о приеме на работу понятие «виза» часто тождественно понятию «резолюция руководителя», так как именно этим документом заканчивается процедура приема на работу до издания приказа.

Ниже представлена подробная статья с разбором нормативной базы, структурой визы и готовыми образцами для различных ситуаций.

Нормативная база: что такое виза и где она регламентируется

Основным документом, устанавливающим правила оформления виз на документах управления, является ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Документы управления. Общие требования к составу и параметрам реквизитов».

Согласно п. 5.21 данного ГОСТа, виза — это реквизит документа, содержащий сведения о согласовании, проверке, рассмотрении документа или принятии по нему решения. Виза ставится уполномоченными лицами (руководителями, специалистами) на проектах документов, поступающих на подпись, а также на исходящих и внутренних документах.

Важно: На заявлении о приеме на работу (которое является входящим документом от работника) визу в классическом понимании (согласование специалистов) ставят редко. Ключевым элементом здесь является резолюция руководителя организации, решение о приеме (или отказе) в работу. В деловодстве резолюция часто называют «визой руководителя» или «визой на прием».

Структура визы (резолюции) на заявлении о приеме

Правильно оформленная виза должна содержать следующие обязательные элементы (согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 и практике делопроизводства):

1. Действие (решение): «Принять», «Принять к пробному использованию», «Отказать», «Передать для рассмотрения».
2. Объект решения: На какую должность, в какое структурное подразделение.
3. Условия (при необходимости): Срок испытательного срока, дата начала работы, условия труда (удаленно, неполный день и т.д.).
4. Поручение (исполнитель): Кому поручено оформить прием (обычно HR-отделу/кадровику), срок исполнения.
5. Подпись руководителя: Личная подпись генерального директора или уполномоченного лица.
6. Расшифровка подписи: Фамилия, инициалы.

Основные виды виз (резолюций) на заявлении о приеме

Стандартный прием на работу (с испытательным сроком)

Наиболее частый вариант. Резолюция ставится непосредственно на тексте заявления (в верхней или нижней части листа) или на отдельном листе-приложении, если места нет.

Прием на работу без испытательного срока

Применяется для категорий работников, к которым ТК РФ не допускает испытательный срок (беременные женщины, несовершеннолетние, выпускники вузов впервые устроивающиеся на работу в течение года после окончания, выбираемые на оплачиваемые должности и др., ч. 4 ст. 70 ТК РФ).

Прием на работу с фиксированным сроком (срочный трудовой договор)

Необходимо указать основание срочности и срок действия договора.

Прием на работу на неполное рабочее время / удаленно

Важно отразить режим работы прямо в резолюции, чтобы кадровик отразил это в приказе и трудовом договоре.

Отказ в приеме на работу

Резолюция ставится на заявлении, после чего работнику вручается письменное уведомление об отказе (в течение 3 рабочих дней, ст. 64 ТК РФ). На самом заявлении отказ оформляется так:

Виза согласования (специалистов), когда нужна?

Помимо резолюции руководителя, на проекте приказа о приеме на работу (а иногда и на самом заявлении, если принято во внутреннем регламенте) могут ставиться визы согласования. Согласно информации из практики кадрового делопроизводства (в частности, ресурсов вроде «Кадровик-Практик»), визы согласования ставят:

• Начальник структурного подразделения (подтверждает необходимость сотрудника, соответствие квалификации).
• Финансовый директор / Бухгалтерия (подтверждает наличие ставки в штатном расписании и финансирования).
• Юридический отдел / Служба безопасности (проверка документов, отсутствие судимостей для определенных позиций).
• Профсоюз (если требуется по коллективному договору или ст. 373 ТК РФ при приеме на тяжелые/вредные работы).

Образец визы согласования (по ГОСТ Р 7.0.97-2016)

Ставится в левом верхнем углу документа (или в специальном поле «Виза») сверху вниз по мере прохождения.

Особенности оформления в электронном документообороте (ЭДО)

При использовании систем ЭДО (1С:Документооборот, Диадок, СБИС и др.) понятие «виза» трансформируется в электронную подпись (ЭП) и процессы согласования/утверждения;

• Резолюция руководителя оформляется через задачу «Согласование» или «Утверждение» с обязательным вводом текста решения в комментарии к задаче или в карточке документа.
• Виза согласования заменяется статусом задачи «Согласовано» с ЭП согласующего лица.
• Текст резолюции (решения) должен быть зафиксирован в теле электронного документа или в протоколе согласования, чтобы иметь юридическую силу для кадровика при издании приказа.

Пример текста в поле комментария задачи ЭДО:

«Согласовываю. Принять Петрова П.П. на должность системного администратора ИТ-отдела с г., испытательный срок 3 мес. Поручить HR оформить приказ к г.»

Типичные ошибки при ставивании виз (резолюций)

Анализ практики (включая консультации по кадрам) показывает частые ошибки, которые приводят к спорам и проверкам:

1. Отсутствие даты. Резолюция без даты не имеет юридической силы; невозможно установить сроки исполнения.
2. Нечитаемая подпись без расшифровки. Обязательно требуйте расшифровку (Фамилия И.О.).
3. Размытые формулировки. «Принять к нам в команду» — недопустимо. Только: «Принять на должность [Название] [Подразделение]».
4. Игнорирование испытательного срока. Если срок не указан в резолюции, кадровик не имеет права ставить его в приказе и договоре по своей инициативе (только если это прямо не запрещено законом для данной категории).
5. Отсутствие поручения исполнителю и срока. Кадровик может не знать, что документ подписан, и пропустить сроки оформления (ТК РФ требует оформить прием в день начала работы).
6. Виза на чистом листе без привязки к тексту заявления. Резолюция должна быть неразрывно связана с документом (на самом листе или с отсылкой «На заявлении Сидорова от г. № 12…»).

Алгоритм действий кадровика при получении заявления с визой

1. Проверка заявления: Наличие реквизитов (кому, от кого, дата, подпись работника, текст просьбы).
2. Проверка визы (резолюции): Есть ли решение? Четко ли сформулирована должность/подразделение/дата? Есть ли подпись, расшифровка, дата? Есть ли поручение и срок?
3. Проверка согласований (если предусмотрено регламентом): Все ли необходимые визы согласования стоят?
4. Подготовка пакета документов: Проект приказа (ф. Т-1/Т-1а), трудовой договор, личная карточка (Т-2), уведомление в ПФР (СЗВ-ТД), запрос сведений о доходах (если нужно) и т;д.
5. Оформление приказа в срок, указанный в резолюции (не позднее дня начала работы).

Грамотно поставленная виза (резолюция) на заявлении о приеме на работу — это юридическое основание для издания приказа и заключения трудового договора. Она фиксирует волю работодателя и защищает организацию от рисков нарушения трудового законодательства. Используйте приведенные выше образцы как шаблоны, адаптируя их под штатное расписание, локальные акты и специфику конкретного приема (испытательный срок, срочность, режим работы).

Помните, что единого утвержденного бланка «визы на заявлении» не существует — форма визы устанавливаеться организацией самостоятельно во внутреннем регламенте делопроизводства, но обязательные реквизиты диктуются ГОСТ Р 7.0.97-2016 и ТК РФ.

Статья подготовлена на основе норм ГОСТ Р 7.0.97-2016, Трудового кодекса РФ и практики кадрового делопроизводства (источники: консультации «Кадровик-Практик», судебная практика).