Товарищество собственников жилья (ТСЖ) — это некоммерческая организация, которая управляет многоквартирным домом. В процессе работы ТСЖ постоянно взаимодействует с жильцами, государственными органами, банками и подрядчиками, поэтому грамотно организованный документооборот, одна из ключевых задач правления. В этой статье мы подробно разберём, какие справки выдаёт ТСЖ, как их правильно оформлять, и приведём образцы наиболее востребованных документов.
Какие справки выдаёт ТСЖ
Перечень справок, которые может выдавать товарищество, достаточно широк. Наиболее распространённые из них:
- Справка о составе семьи (о проживающих и зарегистрированных в квартире лицах, по форме 9);
- Справка об отсутствии задолженности по оплате жилищно-коммунальных услуг;
- Справка о членстве в ТСЖ;
- Справка об открытии расчётного счёта организации (при наличии спецсчёта таких справок должно быть две);
- Справка о начисленных платежах и сальдо расчётов;
- Справка по месту требования, для предоставления в банки, органы соцзащиты, суды и другие инстанции;
- Доверенности на представление интересов ТСЖ;
- Штатное расписание и справки о работниках товарищества.
Общие правила оформления справок
Крупные организации, как правило, оформляют справки на фирменном бланке, но это не обязательное требование — для такого документа подойдёт и обычный лист формата А4. Однако справка должна содержать обязательные реквизиты:
- Полное наименование ТСЖ, ИНН, ОГРН, юридический адрес;
- Исходящий номер и дата выдачи документа;
- Наименование документа («Справка»);
- Текст справки с указанием необходимых сведений;
- Указание, куда предоставляется справка («по месту требования» или конкретная организация);
- Подпись председателя правления ТСЖ (или уполномоченного лица) и печать организации при её наличии.
Образец справки о составе семьи
Эта справка чаще всего требуется жильцам для оформления субсидий, пособий, постановки на учёт и других целей.
Пример текста:
ТСЖ «Ромашка»
ИНН ###, ОГРН 1026900000000
Адрес: г. Тверь, ул. ###, д. 16
СПРАВКА № 15 от
Выдана Жуковой Елене Александровне в том, что в квартире № 5 дома 16 по ул. ### г. Твери зарегистрированы и проживают:
- Жукова Елена Александровна, г.р.;
- Жуков Иван Петрович, г.р.;
- Жукова Мария Ивановна, г.р.
Справка выдана для предъявления по месту требования.
Председатель правления ТСЖ «Ромашка» _________ Круглов Н.Н.
Образец справки об отсутствии задолженности
Такая справка необходима при сделках с недвижимостью, оформлении кредитов и субсидий.
СПРАВКА № 16 от
Настоящим подтверждаеться, что собственник квартиры № 5 дома 16 по ул. ### г. Твери Жукова Елена Александровна задолженности по оплате жилищно-коммунальных услуг и взносов ТСЖ по состоянию на не имеет. Лицевой счёт № 000005.
Справка выдана для предъявления по месту требования.
Председатель правления _________ Круглов Н.Н.
Главный бухгалтер _________ Смирнова О.В.
Заявления в ТСЖ: как оформить «шапку»
Жильцы часто обращаются в товарищество с заявлениями: о вступлении в ТСЖ, о выходе из него, с жалобами и запросами. Правильное оформление «шапки» документа выглядит так:
- В правом верхнем углу указывается, кому адресовано заявление: «Председателю ТСЖ «Ромашка» Круглову Н.Н.»;
- Ниже пишется, от кого заявление, в родительном падеже: «от собственника кв. 5 дома 16 по ул. ###, г. Тверь, Жуковой Е.А.»;
- Рекомендуется указать номер телефона для связи, чтобы председатель мог оперативно решить срочную проблему.
Документооборот ТСЖ: что должно быть в наличии
Правильное делопроизводство в товариществе осуществляеться благодаря наличию нормативных актов, справок и прочих номенклатурных бумаг. В состав документооборота ТСЖ входят:
- Учредительные документы — устав, протоколы общих собраний, свидетельство о регистрации;
- Бухгалтерские документы — справки об открытии расчётных счетов, реквизиты, отчёты об исполнении сметы, заключения ревизионной комиссии по результатам проверки годовой отчётности;
- Финансовые документы, смета доходов и расходов, бланки квитанций, реестры должников;
- Кадровые документы, штатное расписание, анкеты кандидатов в члены правления и ревизионной комиссии, доверенности;
- Реестры — лист регистрации собственников помещений — членов ТСЖ и их представителей, реестр квартир в составе товарищества.
Полезные рекомендации
- Все выдаваемые справки регистрируйте в журнале учёта исходящей документации;
- Храните копии выданных справок не менее 5 лет;
- Используйте актуальные бланки — многие типовые формы документов по ЖКХ и ТСЖ можно скачать в форматах Word или PDF на профильных юридических порталах;
- Срок выдачи справки по запросу жильца, как правило, не должен превышать 10 рабочих дней, если иное не установлено уставом;
- За выдачу справок, связанных с подтверждением сведений о жильцах, плата, как правило, не взимается.
Грамотно оформленные справки и заявления, основа прозрачной и эффективной работы ТСЖ. Наличие готовых шаблонов значительно упрощает работу правления и бухгалтерии, а жильцам позволяет быстро получать необходимые документы. Рекомендуем сформировать в товариществе папку с актуальными образцами всех типовых документов и регулярно обновлять их в соответствии с изменениями законодательства.