Визирование договоров — это обязательная этап внутреннего документооборота, обеспечивающий правовую безопасность сделки и фиксирующий согласие ответственных подразделений с условиями контракта. Грамотно оформленная виза (штамп визирования) подтверждает, что документ прошел необходимую экспертизу (юридическую, финансовую, кадровую) перед подписанием руководителем. В данной статье подробно разбираются требования нормативных актов, структура штампа и приводятся типовые образцы для различных ситуаций.

Нормативная база и определение визы

Основным документом, регламентирующим оформление визы в Российской Федерации, является ГОСТ Р 7.0.97–2016 («Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»).

Согласно пункту 5.21 данного стандарта:

«Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования».

Важно отличать визу от подписания: виза ставится на проекте документа (черновике или копии для согласования), а подпись руководителя ставится уже на подлиннике (исполнительном экземпляре) для вступления в силу.

Обязательные реквизиты штампа визирования

Любой штамп (печатная форма или рукописная запись), используемый для визирования, должен содержать следующие элементы:

1. Слово «ВИЗА» (обычно выделяется жирным шрифтом или заглавными буквами в центре или верху штампа).
2. Должность визирующего лица (в соответствии со штатным расписанием, например: «Юридический советник», «Главный бухгалтер», «Начальник отдела закупок»).
3. Подпись (личностная графика визирующего).
4. Расшифровка подписи (инициалы и фамилия полностью, например: И.И. Иванов).
5. Дата визирования (день, месяц, год).

Дополнительные реквизиты (по усмотрению организации):

• Графа «Согласен / Не согласен» (с отметкой галочкой или словом).
• Место для замечаний/предложений (строка «Замечания:» или отдельное поле).
• Наименование структурного подразделения.
• Регистрационный номер входящего/исходящего документа (если виза ставится на копии).

Правила размещения визы на документе

Расположение штампа зависит от этапа работы с договором и типа документа (проект/подлинник):

На проекте договора (внутренний согласование)

Виза проставляется на листе согласования (если он оформлен отдельным документом) или на обороте последнего листа проекта договора / на левом поле последней страницы. Если используется лист согласования, штампы визирующих лиц размещаются друг под другом в порядке прохождения согласования.

На подлиннике договора (после подписания)

Если подлинник остается в организации (внутренний договор, дополнительное соглашение), виза руководителя (или лица, уполномоченного ставить визу на подписанном документе) располагается на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра подлинника.

Если подлинник уходит контрагенту (исходящий договор), виза на копии, остающейся в организации, ставится ниже подписи руководителя или на левом поле последнего листа того экземпляра копии, который хранится в архиве.

Типовые образцы штампов визирования (Текстовые шаблоны)

Ниже приведены наиболее распространенные варианты оформления штампа. В электронном документообороте (СЭД/ЭДО) они реализуются как карточки согласования, на бумаге, как типографские штампы или рукописные заполнения.

Образец №1: Стандартный штамп внутреннего согласования (универсальный)

Используется для визирования юристами, финансистами, кураторами по проекту.

Образец №2: Штамп визирования Главным бухгалтером (Финансовый контроль)

Акцентирует внимание на бюджетной достаточности и налоговых рисках.

Образец №3: Штамп визирования Руководителем (Генеральным директором) на подлиннике

Ставится на обороте последней страницы исполнительного экземпляра, остающегося в организации. Подтверждает факт подписания и передачи в работу.

Образец №4: Лист согласования (Коллективная виза)

Оформляется отдельным листом (формой), прикладываемым к проекту договора. Удобен при большом количестве визирующих лиц.

Особенности визирования в системе электронного документооборота (СЭД/ЭДО)

Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 и практике применения (например, в системах 1С:Документооборот, Directum, Диадок), в электронном виде виза реализуется через электронную подпись (ЭП/КЭП) или простую электронную подпись (внутренняя система).

• Карточка согласования: В интерфейсе программы формируется маршрут. Каждый участник ставит «Визу» кнопкой «Согласовать» / «Не согласовать» со своей КЭП.
• Лист согласования (PDF): По итогам маршрута система генерирует PDF-файл «Листа согласования», где отображаются: ФИО, должность, статус (Согласовано/Отклонено), дата/время, отпечаток сертификата ЭП. Этот лист прикладывается к проекту договора.
• Виза на подлиннике (PDF): После подписания руководителем КЭП на конечном PDF-файле договора часто автоматически проставляется визуальная печать («Подписано КЭП: Иванов И.И., Генеральный директор, Дата…»), которая выполняет функцию визы на исполнительном экземпляре.

Важно: Даже при использовании ЭДО внутренние регламенты организации должны описывать порядок визирования: кто и в какой последовательности согласовывает, какие замечания фиксируются, как работает процедура «Не согласен».

Типичные ошибки при оформлении визы

1. Отсутствие расшифровки подписи. Только «грязная» строчка без ФИО делает визу недействительной для идентификации лица.
2. Несовпадение должности в штампе и в штатном расписании. Виза ставит конкретное должностное лицо, а не «Иванов И.И.» без указания роли.
3. Виза на месте подписи руководителя. На подлиннике для контрагента ставится только подпись уполномоченного лица (Гендиректора) и печать организации (если предусмотрено Уставом). Виза ставится на внутренних экземплярах или проектах.
4. Отсутствие даты. Без даты невозможно установить хронологию согласования и сроки вступления в силу.
5. Использование чужой печати/подписи. Виза исключительно личная. Передача штампа помощнику для простановки визы вместо руководителя недопустима (кроме случаев, регламентированных приказом о замещении).

Организационное оформление процедуры

Для правовой значимости визирования организация должна зафиксировать правила во Инструкции по делопроизводству или Положении о согласовании договоров. Документ должен содержать:

• Перечень категорий договоров, подлежащих обязательному визированию (все / выше определенной суммы / особые риски).
• Утвержденный маршрут согласования (матрица: вид договора -> список визирующих должностей -> сроки).
• Порядок работы с замечаниями (возврат проектировщику, протокол разногласий).
• Ответственность за несвоевременную визу.
• Образцы штампов/форм листов согласования (как приложения к Инструкции).

Правильно оформленная виза — это не просто бюрократическая формальность, а инструмент управления рисками. Она фиксирует, что договор прошел экспертизу профильных специалистов (юристов, финансистов, технических экспертов) перед тем, как организация приняла на себя обязательства. Использование унифицированных штампов (образцов), соответствующих ГОСТ Р 7.0.97-2016 и внутренним регламентам, исключает споры о факте согласования, сроках и полномочиях лиц, допустивших договор к подписанию.

Рекомендация: Разработайте 2–3 стандартных шаблона штампа (универсальный, финансовый, руководителя) и закрепите их в Инструкции по делопроизводству. При переходе на ЭДО настройте карточки согласования в полной соответствии с этими шаблонами для сохранения единообразия бумажного и электронного архивов.