Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Трудовая книжка — это документ строгой отчетности‚ поэтому любые операции с бланками трудовых книжек и вкладышей в них должны быть надлежащим образом задокументированы. Если бланк испорчен при заполнении‚ утрачен либо не подлежит дальнейшему использованию‚ работодатель обязан оформить его списание и уничтожение специальным актом. В данной статье мы подробно рассмотрим‚ как составляется акт на списание трудовых книжек‚ какие сведения он должен содержать‚ и приведем образцы заполнения.

Когда составляется акт на списание трудовых книжек

Акт списания трудовых книжек — официальный документ‚ фиксирующий выбытие испорченных‚ утраченных или не подлежащих дальнейшему хранению бланков. На практике необходимость его составления возникает в следующих ситуациях:

бланк трудовой книжки или вкладыша испорчен при заполнении (допущена ошибка‚ помарка‚ неверно указаны сведения);
бланк поврежден механически (порван‚ залит‚ испачкан) и непригоден для использования;
бланк утрачен по вине работника кадровой службы;
заведена трудовая книжка на работника‚ которому она не требовалась (например‚ выяснилось‚ что у сотрудника уже есть трудовая книжка);
организация ликвидируется‚ и остатки бланков подлежат уничтожению;
истек срок хранения невостребованных трудовых книжек уволенных работников.

Нормативная база

Порядок работы с бланками трудовых книжек регулируется следующими документами:

Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 66 ТК РФ);
Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках»;
Приказ Минтруда России от № 320н‚ утвердивший Порядок ведения и хранения трудовых книжек;
Инструкция по заполнению трудовых книжек.

Важно отметить‚ что унифицированная форма акта на списание трудовых книжек законодательством не утверждена. Поэтому организация вправе разработать собственный бланк акта и закрепить его в учетной политике или локальном нормативном акте. Акт составляется в произвольной форме‚ печатается на листах формата А4‚ как правило‚ в двух экземплярах.

Обязательные реквизиты акта

Несмотря на отсутствие утвержденной формы‚ сложившаяся практика выработала примерный перечень сведений‚ которые должны быть отражены в акте:

Наименование организации (полное и сокращенное).
Название документа — «Акт о списании (уничтожении) бланков трудовых книжек и вкладышей в них».
Дата и место составления акта.
Реквизиты приказа о создании комиссии по списанию (номер и дата).
Состав комиссии: председатель и члены комиссии с указанием должностей и Ф.И.О.
Перечень списываемых бланков с указанием серии и номера каждого бланка.
Причина списания каждого бланка (испорчен при заполнении‚ поврежден и т.д.).
Способ уничтожения (сжигание‚ измельчение в шредере и пр.).
Отметка о внесении соответствующих записей в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек.
Подписи всех членов комиссии с расшифровкой.
Утверждение акта руководителем организации.

К акту в качестве подтверждения можно приложить вырезанные из списанных бланков подлинные номера трудовых книжек.

Приказ о создании комиссии

Перед списанием и уничтожением бланков руководитель организации издает приказ о создании комиссии. В комиссию обычно включаются:

представитель кадровой службы (ответственный за ведение трудовых книжек);
представитель бухгалтерии;
представитель юридического отдела или иной работник.

Пример формулировки приказа:

«ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Создать комиссию по списанию и уничтожению испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в них в следующем составе: председатель комиссии, начальник отдела кадров Иванова И.И.; члены комиссии — главный бухгалтер Петрова П.П.‚ специалист отдела кадров Сидорова С.С. 2. Комиссии провести списание испорченных бланков с составлением акта. 3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой».

Образец акта на списание трудовых книжек

Ниже приведен примерный образец акта‚ составленного комиссионно:

АКТ № ___
о списании и уничтожении испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в них

г. Москва «___» __________ 20___ г.

Мы‚ нижеподписавшиеся‚ комиссия в составе:

председатель комиссии — начальник отдела кадров Иванова Ирина Ивановна;
члены комиссии — главный бухгалтер Петрова Полина Петровна‚ специалист отдела кадров Сидорова Светлана Сергеевна‚

назначенная приказом ООО «Пример» от «___» ________ 20___ г. № ___‚ составила настоящий акт о нижеследующем:

Комиссией произведено списание следующих испорченных бланков:

бланк трудовой книжки серия ТК-1 № 1234567 — испорчен при заполнении (допущена ошибка в записи о приеме на работу);
бланк вкладыша в трудовую книжку серия ВК-2 № 7654321 — поврежден (порван) при хранении.

Списанные бланки уничтожены путем измельчения в присутствии всех членов комиссии.

Сведения о списании внесены в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

Подписи членов комиссии: __________ /Иванова И.И./‚ __________ /Петрова П.П./‚ __________ /Сидорова С.С./

УТВЕРЖДАЮ: Генеральный директор ООО «Пример» __________ /Кузнецов К.К./

Акт‚ составленный единолично

В небольших организациях‚ где создание комиссии затруднительно‚ акт может быть составлен единолично ответственным лицом — работником‚ ведущим учет трудовых книжек. В этом случае в акте указывается‚ что списание произведено работником отдела кадров‚ а акт утверждается руководителем организации. Формулировка будет аналогичной‚ но без перечисления состава комиссии.

Отражение списания в учетных книгах

После оформления акта необходимо внести записи в учетные документы:

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее — в графе «расход» указывается количество списанных бланков‚ их серия и номер‚ а в примечании — реквизиты акта о списании;
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них — если списывается заведенная‚ но не выданная работнику трудовая книжка‚ делается соответствующая отметка.

Образцы актов на списание трудовых книжек