Архивное дело в Тамбовской области представлено развитой системой учреждений, обеспечивающих сохранность документального наследия региона. В контексте запроса «Объединенный ведомственный архив Тамбовской области» важно уточнить терминологию: в системе Росархива существует разделение на государственные архивы (подведомственные Росархиву) и ведомственные архивы (создаваемые министерствами, ведомствами и организациями для хранения своих документов).

На территории Тамбовской области ключевым государственным архивным учреждением, выполняющим функции централизованного хранения и предоставления доступа к историческим и ведомственным фондам, является Тамбовское областное государственное бюджетное учреждение «Государственный архив Тамбовской области» (ТОГБУ «ГАТО»). В его структуре функционирует специализированный Отдел комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства, научно-технической обработки документов, который и занимается приемом, учетом и хранением документов, поступающих из ведомственных архивов региональных органов власти, учреждений и организаций.

Общие сведения о ТОГБУ «Государственный архив Тамбовской области»

Реквизиты и контакты

• Полное наименование: Тамбовское областное государственное бюджетное учреждение «Государственный архив Тамбовской области» (ТОГБУ «ГАТО»)
• Адрес: 392000, г. Тамбов, ул. ###, 107
• Телефон справки/читального зала: 8 (4752) 72-95-05
• Телефон директора: (4752) 71-35-11 (Бородулин Николай Михайлович)
• Заместители директора: Коршунова Маргарита Владимировна (тел. 72-32-84), Милованов Владимир Алексеевич
• Электронная почта: gatoarh.tambov.gov.ru
• Официальная группа ВКонтакте: Страница ГАТО в социальной сети для оперативной связи с пользователями.

Историческая справка

Архив является территориальным архивным учреждением, хранящим документы, отражающие историю региона с XVII века по настоящее время. В его фондах сосредоточены материалы по истории Тамбовской губернии, Тамбовской области, а также документы советского и современного периодов.

Структура учреждения

Деятельность архива организована через специализированные отделы, обеспечивающие полный цикл работы с документами: от комплектования до предоставления пользователю.

• Отдел комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства, научно-технической обработки документов. Ключевой структурный элемент для темы «ведомственных архивов». Отвечает за прием документов из ведомственных архивов администрации области, министерств, ведомств, организаций; их экспертизу, описание и размещение на хранении.
• Отдел информационно-поисковых систем и автоматизированных архивных технологий. Обеспечивает цифровизацию, создание электронных каталогов, баз данных и поддержку информационных ресурсов архива.
• Отдел использования и публикации документов. Работа с пользователями: читальный зал, удаленные запросы, издание путеводителей, сборников документов, оформление справок.
• Отдел организационно-методической и справочной работы. Методическое руководство архивами области, консультации по делопроизводству, справочно-информационное обслуживание.

Фонды и состав документов

Фонды ГАТО — это уникальный массив документов, структурированный по fonds (фондам) — документам отдельных организаций, учреждений, должностных лиц. По данным открытых источников, в архиве хранятся тысячи фондов, среди которых выделяются следующие ключевые группы:

Дореволюционный период (XVII – начало XX в.)

• Тамбовская провинциальная канцелярия (Ф. 12) — документы управления губернией в XVIII в.
• Тамбовская казенная палата (Ф. 17) — финансовые и земельные дела.
• Тамбовская городская управа (Ф. 26), вопросы городского хозяйства.
• Тамбовское губернское по крестьянским делам присутствие (Ф. 27), земельные и крестьянские дела.
• Тамбовское губернское рекрутское присутствие (Ф. 28) и Присутствие по воинской повинности (Ф. 29) — воинская учеба, рекрутские наборы.
• Тамбовская губернская чертежная (Ф. 29?) — планы, карты, межевые документы.
• Коллекция книг записей актов гражданского состояния Тамбовской губернии (Р-5337) — метрические книги (рождение, брак, смерть) — главный источник для геноалогии.
• Ревизские сказки — переписи налогоплательского населения (XVIII – первая половина XIX в.).
• Документы Тамбовской духовной консистории — дела духовного управления, приходские ведомости.

Советский и современный период

• Документы органов Советов народных депутатов (губернского, областного, городского, районных уровней).
• Фонды партийных организаций (обкома, горкома, райкомов ВКП(б)/КПСС).
• Документы промышленных предприятий, колхозов, совхозов, учебных заведений.
• Персонифицированные фонды известных земляков.
• Документы современных органов власти и управления Тамбовской области (поступают через Отдел комплектования и ведомственных архивов).

Работа с ведомственными архивами (Функция «Объединенного» подхода)

Хотя отдельного юридического лица с названием «Объединенный ведомственный архив Тамбовской области» в реестре Росархива не числится, функции по централизованному хранению архивов ведомств и организаций региона выполняет именно ГАТО через свой профильный отдел.

Что это означает на практике:

1. Прием на хранение: Ведомственные архивы министерств, комитетов, управлений администрации Тамбовской области, а также архивы ликвидированных или реорганизованных государственных учреждений и предприятий передаются в ГАТО на безвозмездной основе для постоянного хранения.
2. Научно-техническая обработка: Документы проходят экспертизу ценности и сроков хранения, оформляются в описи, вносятся в электронный каталог.
3. Обеспечение доступа: После описания документы становятся доступны для пользователей в читальном зале и через электронные сервисы на общих основаниях (с учетом ограничений доступа к сведениям, составляющим гостайну, личную тайну и т.д.).

Информационные ресурсы и удаленный доступ

Архив активно внедряет цифровые технологии, что критически важно для удаленных пользователей (генеалогов, историков, юристов).

Электронный каталог ГАТО

Доступен на официальном сайте учреждения. Позволяет:

• Искать фонды, описи и единицы хранения по индексам, названиям, датам.
• Просматривать оцифрованные описи дел (сканы описей).
• Пользоваться базами данных по наиболее востребованным фондам (например, по метрическим книгам, ревизским сказкам, спискам лиц, награжденных орденами и медалями).

Проект «Электронная библиотека Тамбовской области»

ГАТО является активным участником этого межведомственного проекта (вместе с 6 учреждениями культуры и 2 государственными архивами). Информационная система позволяет накапливать, сохранять и предоставлять в интернете оцифрованные копии документов, редких книг, периодики, картографических материалов.

Список электронных копий дел

На сайте архива регулярно обновляется реестр дел, по которым имеются электронные копии (сканы). Это особенно актуально для:

• Метрических книг (акты гражданского состояния).
• Ревизских сказок.
• Делов переписей населения.

Порядок обращения и получения услуг

Личный визит (Читальный зал)

• Вместимость: Читальный зал рассчитан на 15 человек.
• Режим работы: Рекомендуется уточнять актуальный график по телефону 8 (4752) 72-95-05 или в группе ВКонтакте перед поездкой.
• Порядок: Необходимо иметь при себе паспорт. Заказ дел осуществляется через электронный каталог или карточные каталоги в зале. По отзывам пользователей, архив приезжим идет навстречу и по возможности выдает дела в день приезда.
• Контакты сотрудников зала: Главный архивист Замогильная Елена Владимировна, Ведущий архивист Расстегаева Ольга Алексеевна.

Удаленное взаимодействие

• Письменные запросы: Направляются на почтовый адрес архива или через электронную форму обратной связи на сайте / почту gatoarh.tambov.gov.ru.
• Платные услуги: Осуществляется поиск документов, выдача архивных справок, копирование документов (цифровое/ксерокопия) за счет средств заявителя. Тарифы устанавливаются архивом в соответствии с законодательством.
• Заказ исследования: Для сложных генеалогических или исторических исследований рекомендуется оформлять официальный запрос с указанием известных данных (ФИО, место жительства, временной диапазон, конфессия).

Значение для геноалогии и локальной истории

Государственный архив Тамбовской области является главным центром для изучения истории рода и региона на территории бывшей Тамбовской губернии. Благодаря хорошей структурированности фондов (метрические книги, ревизские сказки, дела духовной консистории хорошо описаны) и активной цифровизации, исследователи могут эффективно работать как в читальном зале, так и дистанционно.

Под «Объединенным ведомственным архивом Тамбовской области» в практическом смысле следует понимать систему сбора и хранения ведомственной документации, организованную в рамках ТОГБУ «Государственный архив Тамбовской области». Это ведущее архивное учреждение региона, обладающее мощным ресурсным потенциалом (фонды с XVII в.), современной IT-инфраструктурой (электронный каталог, проект «Электронная библиотека») и открытым для сотрудничества персоналом. Для начала работы рекомендуется начать с изучения электронного каталога на официальном сайте ГАТО и, при необходимости, связаться со справочно-поисковым отделом по телефону 8 (4752) 72-95-05.