Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Номенклатура дел — это основной архивный документ, который регулирует состав, структуру и сроки хранения документов по охране труда (ОТ) в организации. Ее грамотное составление, залог прохождения проверок Государственной инспекции труда (ГИТ) и эффективной работы системы управления охраной труда (СУОТ). В данной статье подробно разберем, что такое номенклатура дел, на каком правовом основании она строится, как ее правильно разработать и утвердить.

Понятие и правовое значение

Согласно архивному законодательству (Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении типовых номенклатур дел…»), номенклатура дел — это систематизированный перечень дел, образующихся в организации, с указанием сроков их хранения.

В контексте охраны труда номенклатура дел выполняет следующие функции:

Учет и контроль: позволяет не упустить ни один обязательный документ по ОТ.
Стандартизация: устанавливает единые правила именования дел и сроков хранения для всех структурных подразделений.
Правовая защита: при проверках инспекторы ГИТ в первую очередь запрашивают номенклатуру дел для сверки фактического наличия документов.
Обеспечение доступности: упрощает поиск нужного документа (инструкции, протоколы, журналы) за секунды.

Нормативно-правовая база формирования

При разработке номенклатуры дел по охране труда необходимо опираться на иерархию нормативных актов:

Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 12, 14) — базовые требования к учету и хранению документов.
Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении типовых номенклатур дел, образующихся в деятельности организаций…» — основной документ, устанавливающий типовые наименования дел и сроки хранения.
Трудовой кодекс РФ (ст. 214, 218, 221.1) — перечень обязательных документов по ОТ, которые должны отражаться в номенклатуре.
Приказ Минтруда России от № 771н «Об утверждении примерного перечня документов по охране труда, подлежащих разработке в организации» — ключевой ориентир для наполнения номенклатуры специфическими делами ОТ.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Номенклатура дел. Общие требования к составлению».
Локальные нормативные акты организации (Положение о делопроизводстве, Положение о СУОТ).

Структура номенклатуры дел по охране труда

Номенклатура дел оформляется в виде таблицы. Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Приказу Росархива № 236, обязательные реквизиты строки номенклатуры:

Индекс (шифр) дела — цифровой код по классификационному указателю (например, 15-02-03).
Наименование дела — точное, полное название, отражающее тематику документов внутри дела.
Срок хранения — в годах (временное — до 10 лет, постоянное — более 10 лет / 75 лет / бессрочно).
Примечание — основание для срока хранения (ссылка на закон, приказ, статью ТК РФ) или особенности формирования дела.

Пример фрагмента номенклатуры дел (на основе Приказа № 771н и типовых номенклатур):

Индекс	Наименование дела	Срок хранения (лет)	Основание / Примечание
15-01	Документы по организации охраны труда (Общие вопросы)	5	Приказ Росархива № 236, п. 310
15-01-01	Положения, регламенты, инструкции по организации работы по ОТ	5	По истечении срока действия
15-02	Документы по управлению рисками и специальной оценке условий труда (СОУТ)	45 / 75	ФЗ-426, ст. 12 (Карты СОУТ — 45 лет, Отчеты, 75 лет)
15-02-03	Карты специальной оценки условий труда (СОУТ)	45	Федеральный закон от № 426-ФЗ
15-03	Документы по обучению, проверке знаний и инструктажам	50 / 75	Приказ Минтруда № 771н, п. 15-18
15-03-01	Журналы регистрации инструктажей (вводных, первичных, повторных и др.)	50	Приказ Росархива № 236, п. 315
15-03-02	Протоколы заседаний комиссии по проверке знаний требований ОТ	50	Приказ Минтруда от № 1/29
15-04	Документы по медицинским осмотрам и психофизиологическому отбору	50 / 75	Приказ Минздрава № 29н, Приказ Росархива № 236
15-05	Документы по выдаче, учету и хранению СИЗ, средств промывания и обеззараживания	5 / 45	Журналы выдачи — 45 лет (Приказ Росархива № 236, п. 317), ведомости, 5 лет
15-06	Документы по расследованию и учету несчастных случаев на производстве	45 / 75	Форма Н-1 — 45 лет, материалы расследования тяжелых/групповых — 75 лет
15-07	Документы по производственному контролю за соблюдением требований ОТ	5 / 10	Планы, отчеты, чек-листы проверок
15-08	Документы по работе комиссии (уполномоченного лица) по ОТ от профсоюза/коллектива	5	Протоколы заседаний, акты проверок
15-09	Инструкции по охране труда по профессиям и видам работ	5	По истечении срока действия (пересмотра)
15-10	Коллективный договор (раздел об ОТ), Соглашение об ОТ	50 / 75	Срок действия + 50 лет (для коллективного договора)

Порядок разработки и утверждения номенклатуры

Процесс формирования номенклатуры дел — не разовое действие, а ежегодная процедура.

Этап 1: Инвентаризация документооборота (IV квартал текущего года)

Специалист по охране труда (или ответственное лицо за делопроизводство) проводит анализ:

Какие документы по ОТ реально образуются в организации?
Есть ли новые виды работ, профессии, требующие новых инструкций и журналов?
Изменилось ли законодательство (новые приказы Минтруда, изменения в ТК РФ)?
Совпадают ли существующие дела с типовыми номенклатурами Росархива?

Этап 2: Составление проекта номенклатуры

На основе типовых номенклатур (Приказ Росархива № 236) и примерного перечня документов (Приказ Минтруда № 771н) формируется проект. Важно: нельзя просто скопировать типовую номенклатуру — нужно исключить неактуальные для данной организации дела и добавить специфические (например, «Документы по ОТ при работе на высоте», «Документы по ОТ в зоне радиоактивного загрязнения» и т.д.).

Этап 3: Согласование

Проект согласовывается с:

Руководителем организации (или уполномоченным заместителем).
Главным архивариусом / Ответственным за делопроизводство.
Представителями профсоюза / уполномоченным по ОТ от коллектива (по вопросам, затрагивающим права работников).

Этап 4: Утверждение приказом (распоряжением)

Номенклатура утверждается приказом руководителя организации. В приказе указывается:

Наименование документа: «Номенклатура дел организации [Название] по охране труда на [Год] год».
Срок действия: обычно календарный год (с 1 января по 31 декабря).
Ответственные за формирование дел (ФИО, должности).
Место хранения текущих дел (кабинет, сервер, ЭДО).

Этап 5: Регистрация и доведение

Утвержденная номенклатура регистрируется в журнале регистрации приказов, знакомится под роспись со всеми ответственными исполнителями (специалистами по ОТ, секретарями комиссий, врачами участковыми и т.д.).

Сроки хранения: ключевые нюансы

Ошибки в сроках хранения — одна из самых частых причин штрафов. Основные группы сроков для документов ОТ:

Постоянное хранение (75 лет / бессрочно): Документы, подтверждающие стаж и пенсионные права (списки лиц, допущенных к вредным/опасным работам, карты СОУТ — внимание: по ФЗ-426 карты СОУТ хранятся 45 лет, а отчеты о СОУТ — 75 лет, материалы расследования тяжелых и фатальных несчастных случаев, коллективные договоры).
Долгосрочное хранение (45–50 лет): Журналы инструктажей, протоколы проверок знаний, журналы выдачи СИЗ, медицинские заключения (при приеме на работу/периодических), акты производственного контроля.
Временное хранение (1–10 лет): Планы мероприятий по ОТ, отчеты о выполнении планов, справки о прохождении обучения (копии), рабочие черновики, служебные записки.

Критически важно: Срок хранения исчисляеться с конца года следующего за годом окончания дела (п. 53 Положения о делопроизводстве, утр. Приказом Росархива № 236). Дело закрывается в конце календарного года;

Ответственность за ведение дел

В номенклатуре дел обязательно должен быть указан ответственный исполнитель за каждое дело (или группу дел). Обычно распределение выглядит так:

Специалист по ОТ / Инженер по ОТ: дела по обучению, инструктажам, СОУТ, производственному контролю, инструкциям, ППЭ.
Кадровик / HR-менеджер: дела по медицинским осмотрам, личным карточкам учетных данных о вредности (если ведет кадры), приказам о допуске к работам.
Складской / Кладовщик / Ответственный за СИЗ: дела по выдаче, хранению, ремонту СИЗ (журналы выдачи, ведомости норм выдачи).
Представитель профсоюза / Уполномоченный по ОТ: дела по работе комиссии/уполномоченного (протоколы заседаний, акты проверок, предложения).
Секретарь / Делопроизводитель: общие организационные дела, приказы, распоряжения, коллективный договор.

Особенности электронного документооборота (ЭДО) и архивирования

С переходом на электронный документооборот (СЭД, 1С:Документооборот, Диадок, СБИС и др.) номенклатура дел должна отражать двойной формат хранения (бумажный и электронный) или полный переход на электронную форму.

В графе «Примечание» указывается: «Хранится в СЭД [Название системы] / На бумажном носителе в архиве».
Для электронных документов обязательно наличие усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) у ответственных лиц.
Сроки хранения электронных оригиналов такие же, как и для бумажных (ст. 14 ФЗ-125).
При передаче дел в архив организации (или государственный архив) формируется Акт передачи дел на хранение (форма по Приказу Росархива № 236, Приложение № 5).

Типичные ошибки при составлении номенклатуры

Копирование типовой номенклатуры «как есть». В организации нет работы на высоте, а в номенклатуре есть дело «Документы по ОТ при работе на высоте». Это вводит инспекторов в заблуждение и создает лишнюю работу.
Отсутствие дел по новым требованиям. Например, с 2021 года обязательна оценка рисков (Приказ Минтруда № 926н), с 2022 года — новые правила инструктажей (Постановление № 2464). Если в номенклатуре нет дел «Документы по оценке профессиональных рисков» или «Журналы регистрации инструктажей по новой форме» — это нарушение.
Неправильные сроки хранения. Установка срока «5 лет» для журналов инструктажей (надо 50) или «10 лет» для карт СОУТ (надо 45/75).
Отсутствие индексов (шифров). Без классификационного указателя (например, раздел 15 «Охрана труда») невозможно автоматизировать архив.
Номенклатура не утверждена приказом или утверждена устаревшей версией (не на текущий год).
Расхождение с реальностью. В номенклатуре есть дело «Журнал учета выдачи СИЗ», а на складе его нет (ведется в Excel, но не оформлено как дело).

Практический чек-лист для специалиста по ОТ (подготовка к новому году)

[ ] Получить актуальную типовую номенклатуру (Приказ Росархива № 236) и примерный перечень документов (Приказ Минтруда № 771н).
[ ] Провести аудит текущих дел: какие закрываются в этом году, какие продолжаются, какие новые нужны.
[ ] Обновить перечень инструкций по ОТ (присвоить номера, проверить актуальность версий).
[ ] Составить проект номенклатуры на следующий год в IV квартале.
[ ] Согласовать с архивариусом/делопроизводителем и профсоюзом.
[ ] Подготовить проект приказа об утверждении.
[ ] Утвердить приказом до 31 декабря текущего года (чтобы с 1 января работать по новой).
[ ] Ознакомить под роспись ответственных исполнителей.
[ ] Обеспечить нумерацию дел, заготовку обложек, регистрацию в журнале учета дел.
[ ] При необходимости — настроить номенклатуру в СЭД.

Номенклатура дел в области охраны труда — это не просто бюрократическая формальность, а управленческий инструмент, обеспечивающий правовую безопасность организации. Она связывает требования Трудового кодекса, специальных законов (о СОУТ, об обязательном страховании), архивного законодательства и внутренних процессов компании.

Грамотно составленная, ежегодно актуализированная и утвержденная приказом номенклатура позволяет:

Системно формировать пакет документов для проверок ГИТ.
Гарантировать сохранность документов, подтверждающих стаж и права работников (защита от исков).
Оптимизировать затраты на хранение (уничтожение в срок документов с истекшим сроком хранения по акту).
Поддерживать систему управления охраной труда (СУОТ) в актуальном состоянии.

Инвестирование времени специалиста по ОТ в качественную проработку номенклатуры в IV квартале экономит недели хаотичной поиска документов во время внеплановой проверки или расследования несчастного случая.

Примечание: Данная статья носит информационный характер. При разработке номенклатуры для конкретной организации необходимо учитывать отраслевые особенности, локальные нормативные акты и консультироваться с архивистом организации.