Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Номенклатура дел — это основной архивный документ, определяющий состав, сроки хранения и порядок организации делопроизводства в структурном подразделении․ Для отдела сельского хозяйства муниципального района данный документ имеет критическое значение, так как обеспечивает законность управления документацией, сохранность архивных фондов и соблюдение сроков хранения дел в соответствии с законодательством РФ․

Нормативно-правовая база

Формирование номенклатуры дел регулируется иерархией нормативных актов:

Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст․ 14, 22)․
Приказ Росархива от № 77 «Об утверждении Правил составления, согласования и утверждения номенклатуры дел организаций» (вступил в силу )․
Приказ Минсельхоза России от № 300 (ред․ от ) «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве сельского хозяйства Российской Федерации» — методическая база для ведомственных структур․
Приказ Министерства сельского хозяйства РФ от № 582 «Рекомендации по составлению номенклатуры дел, Муниципальное образование»․
Приказ Минсельхоза РФ от № 656 (типовые номенклатуры для подведомственных организаций)․
Региональные нормативные акты (например, «Примерная номенклатура дел для сельскохозяйственных предприятий Чувашской Республики» и др․) и Положение об отделе сельского хозяйства администрации района․

Цели и функции номенклатуры дел

Главные задачи документа для отдела сельского хозяйства:

Систематизация документооборота: группировка дел по функциям (управление, земельные отношения, ветеринария, субсидирование, кадры, финансы)․
Установление сроков хранения: назначение категорий ценности (постоянная, длительная — свыше 10 лет, временная — до 10 лет) в соответствии с Федеральным перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности органов государственной власти субъектов РФ и органов местного самоуправления (утв․ Росархивом);
Обеспечение передачи в архив: формирование архивных фондов для сдачи в муниципальный/государственный архив․
Контроль за исполнением: учет движений дел, своевременное завершение и перевязывание․

Структура номенклатуры дел (по Приказу Росархива № 77)

Документ оформляется по форме из Приложения 2 к Правилам (Приказ Росархива № 77) и состоит из следующих разделов:

Титульный лист

Содержит реквизиты: наименование организации (Муниципальное образование, Администрация района, Отдел сельского хозяйства), год действия номенклатуры, номер и дата приказа об утверждении, подписи руководителя и согласующих лиц (ЭПК, архив)․

Текстовая часть (Разделы номенклатуры)

Номенклатура делится на разделы, соответствующие основным функциям отдела․ Типовая структура для отдела сельского хозяйства муниципального района:

Код раздела	Наименование раздела / блока дел	Основные группы дел (примеры)	Типовые сроки хранения
I	Общеуправленческая документация	Уставные документы, положения об отделе, отчеты о деятельности, приказы/распоряжения главы администрации и начальника отдела, совещания, контрольные поручения, обращения граждан	Постоянно / 10–50 лет
II	Кадровое делопроизводство	Личные дела служащих, служебные записки о приеме/увольнении (согл․ п․ 5․4 Положения об отделе), табели учета рабочего времени, приказы по кадрам, аттестация	75 лет (личные дела) / 5–50 лет
III	Финансово-хозяйственная и бухгалтерская документация	Бюджетные обязательства, реестры платежей, отчеты по исполнению бюджета, инвентаризации, акты приема-передачи имущества	5–75 лет (в завис․ от вида)
IV	Земельные отношения и земельный фонд	Дела по предоставлению земельных участков (СХН), изъятию, мониторингу использования земель, защите земель, кадастру	Постоянно / 50–75 лет
V	Государственная поддержка АПК (Субсидии/Гранты)	Заявки на получение субсидий, соглашения о предоставлении, отчеты об использовании средств, реестры получателей, проверки целевого расходования (ГСХ, «Агростартап», «Семейное СХП» и др․)	10–75 лет (зависит от программы)
VI	Ветеринария и зоотехния	Планы профилактических мероприятий, акты обследований, ветеринарные сопроводительные документы (ВСД), учет животных, лицензирование	5–50 лет
VII	Растиводство, агрохимия, семеноводство	Государственные сортиспытания, учет семенного фонда, применение пестицидов/агрохимикатов, лицензирование деятельности	5–50 лет
VIII	Мелiorация и водное хозяйство	Проекты мелиоративных систем, акты приема гидротехнических сооружений, водопользование	Постоянно / 50 лет
IX	Механизация и техническое обеспечение	Учет СТ, лицензирование сервисных центров, программы обновления парка техники	5–10 лет
X	Взаимодействие и контроль	Материалы проверок (прокуратуры, СЧ, вышестоящих ведомств), ответы на запросы, судебная практика	5–10 лет

Реестр дел (Основная таблица)

Для каждого дела в разделах заполняются колонки (согласно Приложению 2 к Приказу № 77):

Индекс дела (шифр раздела + порядковый номер, напр․ I-1, IV-5)․
Наименование дела (точное, отражающее содержание, напр․: «Дело по предоставлению субсидии на возмещение части затрат на приобретение элитных семян на 2026 год»)․
Срок хранения (в годах: П — постоянно, 10, 50, 75 и т․д․)․
Категория ценности (Историческая / Научная / Практическая)․
Индекс дела в предыдущей номенклатуре (для обеспечения преемственности при пересоставлении)․
Примечания (например: «Сдается в архив по истечении срока хранения», «Хранится в отделе до сдачи в архив»)․

Процедура разработки, согласования и утверждения

Процесс строго регламентирован (п․ 1․1․1 КонсультантПлюс, Приказ Росархива № 77):

Этап 1: Подготовительная работа

Анализ функций отдела (согласно Положению об отделе, п․ 5․5 — объем ответственности служащих)․
Инвентаризация текущих дел текущего года․
Изучение Федерального перечня типовых управленческих документов и типовых номенклатур Минсельхоза (Приказ № 582, № 656);

Этап 2: Составление проекта

Ответственный исполнитель (делопроизводитель/архивист отдела) готовит проект в 2-х экземплярах․
Проект подписывается составителем и начальником отдела․

Этап 3: Согласование с ЭПК организации

Проект рассматривается Экспертной комиссией (ЭК) администрации района (внутренняя ЭПК)․
Протокол заседания ЭК оформляется (1 экз․ проекта с протоколом остается в ЭК, 2-й возвращается в отдел)․

Этап 4: Согласование с государственным (муниципальным) архивом

Поскольку отдел — структурное подразделение органа местного самоуправления, документы которого подлежат сдаче в архив, проект обязательно согласовывается с архивом (муниципальным/государственным архивом субъекта РФ)․
Архив выдает заключение/акт согласования в течение 30 дней․

Этап 5: Утверждение

Номенклатура утверждается приказом начальника отдела сельского хозяйства (или главы администрации, если отдел не является самостоятельным юрлицом, что чаще всего так и есть — утверждает глава администрации района)․
В приказе указывается: «Утверждаю номенклатуру дел Отдела сельского хозяйства Администрации [Название] муниципального района на 20__ год»․

Этап 6: Вступление в силу и регистрация

Действует с 1 января года, следующего за годом утверждения (если иное не установлено приказом)․
Один экземпляр сдается в архив для учета․

Особенности для отдела сельского хозяйства муниципального района

Специфические серии дел

В отличие от коммерческих организаций, в номенклатуре отдела обязательно должны присутствовать серии, отражающие государственные функции:

Лицензирование и контроль: дела по выдаче лицензий на производство/реализацию пестицидов, агрохимикатов, ветеринарных препаратов (если делегировано району)․
Государственный мониторинг: дела по учету неиспользуемых земель СХН, заросших кустарником/лесом (для внесения в реестр неэффективного использования)․
Федеральные и региональные программы: отдельные дела на каждую программу поддержки (ГСХ, гранты «Агростартап», «Семейное СХП», программы развития кооперации, мелиорации)․ Сроки хранения устанавливаются в соответствии с приказами Минсельхоза РФ и Минфина РФ по конкретным программам․
Ветеринарное благополучие: дела по планировке и проведению мероприятий по профилактике опасных болезней животных (АСЧ, порочная чума и др․)․

Электронное делопроизводство

С учетом перевода на электронный документооборот (СЭД, ГИС «Земля», «Меркурий», «ВедСельХоз», ЕАИС СХ), в номенклатуре должны быть отражены:

Дела, формируемые исключительно в электронном виде (с указанием системы-образующей);
Дела смешанного типа (бумажный оригинал + эл․ копия)․
Требования к формированию электронных архивов (форматы PDF/A, XML, ЭП, метаданные)․

Пересоставление и изменения

Согласно п․ 1․1․1 (КонсультантПлюс) и Приказу № 77:

Ежегодно номенклатура пересматривается и утверждается на новый год (даже если изменений нет — переутверждается для фиксации актуальности)․
Внепланово (пересоставление) производится при:
- Изменении функций и структуры отдела (ликвидация/создание секторов, передача полномочий)․
- Изменении законодательства о сроках хранения (новый Федеральный перечень)․
- Появлении новых видов деятельности (например, запуск новой грантовой программы)․
При пересоставлении обязательно заполняется колонка «Индекс дела в предыдущей номенклатуре» для обеспечения преемственности дел․

Типовые ошибки при составлении

Использование устаревшей формы: оформление по старым образцам (до Приказа Росархива № 77 от )․
Отсутствие согласования с архивом: утверждение только приказом руководителя без визы архива — грубое нарушение ст․ 14 Закона № 125-ФЗ․
Несоответствие Федеральному перечню: назначение собственных сроков хранения для типовых управленческих документов (например, поставить 5 лет вместо 10 на отчеты о исполнении бюджета)․
Слишком общие наименования дел: «Документы по субсидиям» вместо разбивки по программам и годам (что затрудняет поиск и экспертизу ценности)․
Игнорирование электронных документов: отсутствие в номенклатуре дел, образующихся только в СЭД/ГИС․

Образец приказа об утверждении (структура)

ПРИКАЗ Администрации [Название] муниципального района от [Дата] № [Номер] [Населенный пункт] Об утверждении номенклатуры дел Отдела сельского хозяйства Администрации [Название] муниципального района на 20__ год

В соответствии с Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Приказом Росархива от № 77, Приказом Минсельхоза РФ от № 582 и Положением об Отделе сельского хозяйства Администрации [Название] муниципального района:

ПРИКАЗЫВАЮ:

Утвердить прилагаемую номенклатуру дел Отдела сельского хозяйства Администрации [Название] муниципального района на 20__ год․
Начальнику Отдела сельского хозяйства [ФИО] обеспечить ведение делопроизводства в соответствии с утвержденной номенклатурой․
Начальнику Управления делопроизводством и архива Администрации [Название] муниципального района [ФИО] направить один экземпляр номенклатуры в [Название] архив [Субъекта/Муниципалитета] для учета․
Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя главы администрации [ФИО]․

Глава администрации / Начальник отдела (в зависимости от полномочий)
[Подпись] [Расшифровка подписи]

Хранение и сдача дел в архив

Текущее хранение: дела хранятся в отделе (в архиве отдела/администрации) до истечения сроков хранения, установленных номенклатурой․
Годовая экспертиза ценности: по истечении сроков хранения дела подлежат экспертизе ЭПК отдела/администрации с участием представителя архива․
Сдача в архив: дела постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения сдаются в муниципальный/государственный архив․ Дела временного хранения (до 10 лет) уничтожаются по акту ЭПК после истечения срока․
Справочный аппарат: к сдаваемым делам составляются описи (по форме Приказа Росархива № 77, Приложение 4)․

Актуальные изменения на 2025–2026 годы

Приказ Росархива № 77 (от ): новая форма номенклатуры (Приложение 2), новые требования к реквизитам дел (добавлен индекс в предыдущей номенклатуре, уточнены категории ценности)․
Приказ Минсельхоза № 300 (ред․ от ): актуализированы инструкции по делопроизводству для ведомственной системы, учтены изменения в структурах министерств․
Цифровизация: обязательное отражение в номенклатуре 2026 года дел, формируемых в ФГИС «Земельное дело», ГИС «Меркурий», ЕАИС СХ, АИС «Сельхозподдержка»․
Федеральный перечень (утв․ Росархивом 2023–2024 гг․): актуализированы сроки хранения для документов по государственной поддержке АПК (многие серии переведены в категорию 10–50 лет вместо 5 лет)․

Грамотно составленная и своевременно утвержденная номенклатура дел отдела сельского хозяйства муниципального района — это гарантия правовой защищенности муниципалитета, эффективности управления аграрным сектором района и сохранности документариальной памяти․ Необходимо ежегодно проводить аудит номенклатуры с учетом изменений в законодательстве (Приказ Росархива № 77, типовые номенклатуры Минсельхоза № 582, № 656), структуре отдела и перечне реализуемых государственных программ поддержки АПК․

Данная статья носит информационно-методический характер․ Для составления конкретного документа необходимо обратиться к актуальным версиям Федерального перечня типовых управленческих архивных документов, Приказу Росархива № 77 и типовым номенклатурам Минсельхоза РФ, а также согласовать проект с архивным учреждением субъекта РФ/муниципалитета․