Номенклатура дел — это систематизированный перечень дел‚ заводимых в делопроизводстве организации‚ с указанием сроков их хранения. Для администрации муниципального района этот документ является обязательным и играет ключевую роль в организации документооборота‚ обеспечении сохранности документов и подготовке их к архивному хранению.
Что такое номенклатура дел и зачем она нужна
Номенклатура дел администрации муниципального района выполняет несколько важных функций:
- обеспечивает единообразие формирования дел во всех структурных подразделениях;
- упрощает поиск документов и их учет;
- определяет сроки хранения документов;
- служит основой для составления описей дел и передачи документов в архив;
- позволяет проводить экспертизу ценности документов.
Составление номенклатуры регламентируется Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»‚ Правилами организации хранения‚ комплектования‚ учета и использования документов Архивного фонда РФ‚ а также перечнями типовых управленческих архивных документов.
Структура номенклатуры дел
Типовая номенклатура дел администрации муниципального района включает следующие графы:
- Индекс дела — условное обозначение‚ состоящее из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела (например‚ 01-05).
- дела — краткое изложение содержания документов‚ входящих в дело.
- Количество единиц хранения — проставляется по итогам календарного года.
- Срок хранения и номер статьи по перечню — указывается срок хранения (например‚ 5 лет‚ 75 лет‚ постоянно‚ ЭПК) со ссылкой на статью соответствующего перечня.
- Примечание — дополнительные сведения (особенности формирования‚ переходящие дела и т. д.).
Образец номенклатуры дел (фрагмент)
Администрация муниципального района «___________»
Номенклатура дел на 20__ год
Пример заполнения:
- 01-01 — Устав муниципального района‚ изменения и дополнения к нему — постоянно‚ ЭПК;
- 01-02 — Протоколы заседаний Совета депутатов муниципального района — постоянно‚ ЭПК;
- 01-03 — Решения Совета депутатов муниципального района — постоянно‚ ЭПК;
- 01-04 — Постановления и распоряжения главы администрации по основной деятельности — постоянно‚ ЭПК;
- 01-05 — Переписка с администрацией области (края) по вопросам организации деятельности — 5 лет;
- 02-01, Личные дела работников администрации — 75 лет;
- 02-02 — Приказы по личному составу — 75 лет;
- 02-03 — Штатное расписание — постоянно;
- 03-01 — Бюджет муниципального района‚ отчеты о его исполнении — постоянно;
- 03-02 — Договоры (контракты) на поставку товаров‚ выполнение работ‚ оказание услуг — 5 лет ЭПК;
- 04-01 — Журналы регистрации входящей и исходящей документации — 5 лет;
- 04-02, Обращения граждан‚ переписка по ним — 5 лет.
Порядок составления и утверждения
Номенклатура дел разрабатывается службой делопроизводства (или лицом‚ ответственным за делопроизводство) при участии структурных подразделений. Порядок действий следующий:
- Составление проекта номенклатуры на основе номенклатур подразделений.
- Согласование проекта с экспертной комиссией администрации.
- Направление номенклатуры на согласование в государственный (муниципальный) архив, в части дел‚ подлежащих передаче на архивное хранение.
- Утверждение номенклатуры главой администрации муниципального района.
Рекомендации по ведению номенклатуры
- Пересматривайте номенклатуру ежегодно в конце календарного года.
- При изменении структуры администрации вносите корректировки в индексацию дел.
- Заголовки дел формулируйте четко‚ отражая содержание документов.
- Сроки хранения определяйте строго по действующим перечням‚ с указанием номера статьи.
- Храните утвержденную номенклатуру в течение всего срока ее действия и не менее 10 лет после замены.
Грамотно составленная номенклатура дел — основа упорядоченного документооборота администрации муниципального района. Она обеспечивает законность хранения и уничтожения документов‚ упрощает работу с архивом и позволяет избежать претензий при проверках. Использование приведенного образца поможет специалистам по делопроизводству разработать номенклатуру‚ соответствующую требованиям законодательства и специфике конкретного муниципального образования.