Проблема неподтвержденных расходов остается одной из самых частых причин начисления дополнительных налогов, штрафов и пеней по итогам камеральных и выездных проверок. Особое внимание ФНС уделяет расходам, подтвержденным только кассовыми чеками без первичных учетных документов, а также порядку учета штрафных санкций в налоговом и бухгалтерском учете. В статье разбираем ключевые риски, нормативную базу, изменения 2026 года и рекомендации по защите интересов бизнеса.

Суть проблемы: что считаются неподтвержденными расходами

Согласно ст. 252 НК РФ, расходы признаются для налоговых целей, если они:

• экономически обоснованы (направлены на получение дохода);
• документально подтверждены;
• не относятся к непроизводственным (п. 4 ст. 270 НК РФ).

Ключевой риск: Наличие кассового чека (БСО) не всегда достаточно. Инспекция требует «замкнутого» пакета документов: договор, счет, УПД/ТОРГ-12, акт, кассовый ордер/выписка со счета, кассовый чек. Если в чеке не указано, кем именно понесены расходы и зачем (например, подотчетное лицо не указано в чеке или отсутствует авансовый отчет), расходы будут отвергнуты.

Пример из практики (КонсультантПлюс, ЭЖ-Бухгалтер, 2024, № 32): На камеральной проверке декларации по УСН инспекция не приняла кассовые чеки, представленные подотчетными лицами, так как из них было невозможно понять, кем именно понесены расходы. Результат — занижение налоговой базы и начисление штрафов по ст. 122 НК РФ.

Последствия для бизнеса: от доп. налогов до ст. 120 НК РФ

Статья 122 НК РФ — Неуплата/неполная уплата налога

Если неподтвержденные расходы привели к занижению налоговой базы (прибыли, доходов по УСН), начисляется штраф:

• 20% от суммы неуплаченного налога (общий случай);
• 40% — если установлено, что налог не уплачен вследствие умысла (п. 3 ст. 122 НК РФ).

Статья 120 НК РФ — Грубое нарушение правил учета

Если организация не вела учет доходов/расходов или вела его с нарушением, влекущим невозможность определения базы, взыскивается штраф:

• 10 000 руб. — за первый раз;
• 30 000 руб. — за повторное нарушение.

Практика показывает: отсутствие первички по существенным суммам расходов часто квалифицируется как грубое нарушение.

Риск признавания дохода подотчетного лица (НДФЛ + страховые взносы)

По позиции МНС (Белновости, ): средства, оставшиеся у подотчетного лица без подтверждающих документов, считаются его личным доходом. Налоговый агент (организация) обязан удержать НДФЛ и исчислить страховые взносы. Неудержание — основание для штрафов по ст. 123 НК РФ (20%/40%) и пени.

Штрафы, пени, неустойки: учет в бухгалтерии и налоговом учете

Бухгалтерский учет (ПБУ 8/2010, ПБУ 10/99)

Административные штрафы, пени, неустойки учитываются в составе прочих расходов (Дт 91.2 — Кт 76.АВ / 68 / 75).

• Штрафы от контрагентов (неустойки) — доход (Дт 76.АВ, Кт 91.1).
• Штрафы от госорганов (налоговые, административные) — расход (Дт 91.2 — Кт 68 / 76.АВ).
• Оценочные обязательства (Р-64/2015-КпР): если высоковара вероятность выплаты штрафа, создается резерв (Дт 91.2 — Кт 96). При уплате — Дт 96 — Кт 51/68.

Налоговый учет (Налог на прибыль, УСН «Доходы-Расходы»)

Общее правило (п. 2 ст. 270 НК РФ, п. 1.1 ст. 346.16 НК РФ):

• Штрафы, пени, неустойки, начисленные по результатам налоговых проверок (ФНС, Таможня, ГИБДД и др.) — НЕ учитываются в расходах.
• Неустойки, полученные от контрагентов — включаются в доходы.
• Неустойки, выплаченные контрагентам — учитываются в расходах (если обоснованы и документално подтверждены).

Важное изменение с года

С 2026 года (ФЗ от № 411-ФЗ) введен механизм раннего учета спорных долгов:

Задолженность по уплате штрафов, пеней и иных санкций, подтвержденная решением суда, может быть учтена в расходах (налог на прибыль) раньше, чем она будет признана безнадежной.

Это позволяет не ждать 3-летнего срока давности или ликвидации должника, если судебное решение вступило в силу.

Экономическая обоснованность и соразмерность штрафов (судебная практика)

Если организация включает в расходы неустойки, выплаченные контрагентам (по договорам), инспекция может проверить:

1. Соразмерность: соответствует ли размер неустойки последствиям нарушения (п. 1 ст. 333 ГК РФ). Суды могут уменьшить неустойку, а налоговая — не признать «лишнюю» часть расхода.
2. Целевое назначение: не является ли выплата несоразмерного штрафа способом вывода средств / получения необоснованной налоговой выгоды (письмо МНС, ).
3. Документальное оформление: доп. соглашение, акт сверки, платежка с назначением «неустойка по договору №…».

Алгоритм защиты на проверке: чек-лист для бухгалтера и руководителя

Типовые ошибки, ведущие к штрафам

• Отсутствие авансового отчета при выдаче денег под отчет (даже если есть чеки).
• Чеки без детализации (только «Продажа», без наименования товаров/услуг).
• Учет налоговых штрафов в расходах НУ (автоматический отказ в вычете + ст. 122 НК РФ).
• Игнорирование ПБУ 8/2010 — не создание резерва на ожидаемые штрафы, что искажает отчетность.
• Выплата неустойки без доп. соглашения — риск неприятия расхода за отсутствием основания.

Резюме: как минимизировать риски в 2024–2026 гг.

1. Внедрите жесткий регламент подотчетности: никаких денег без заявки и срока отчета. Автоматизируйте сбор чеков через мобильные приложения банков/ККТ.
2. Разделяйте учет БУ и НУ: настройте подучетные счета (например, 91.2.1 «Штрафы НУ» и 91.2.2 «Штрафы БУ») для автоматического формирования ПБУ 18/02 (РАЗУ).
3. Проверяйте контрагентов: перед подписанием договора с крупными неустойками оцените судебную практику по соразмерности (ст. 333 ГК РФ).
4. Используйте нововведение 2026 года: при получении решения суда о взыскании штрафов/пеней — сразу включайте в расходы НП, фиксируя дату вступления решения в силу.
5. Храните первичку 5 лет (ст. 23 НК РФ): электронные копии УПД, чеков, актов, судебных решений — в ЭДО/облаке с ЭЦП.

Статья подготовлена на основе данных КонсультантПлюс, разъяснений ФНС, МНС и судебной практики на . Материал носит информационный характер. Для принятия решений по конкретным ситуациям обратитесь к профессиональному налоговому консультанту.