Окончательный расчет с уволенным сотрудником — одна из самых ответственных операций для бухгалтера и кадровика. Ошибки в сроках выплаты‚ исчислении НДФЛ или заполнении расчета по форме 6-НДФЛ влекут штрафы (ст. 126‚ 123 НК РФ) и претензии со стороны налогового органа. В статье подробно разбираем порядок работы с НДФЛ при увольнении с учетом изменений‚ вступивших в силу с 2024 года (Единый налоговый счет‚ уведомления о начисленных суммах‚ новые сроки).

Общий принцип: момент возникновения обязанности по НДФЛ

Согласно п. 1 ст. 226 НК РФ‚ налоговым агентом выступает организация‚ выплачивающая доход. Обязанность удержать налог возникает в момент фактической выплаты дохода (перечисления на карту или выдачи через кассу).

Ключевое правило для увольнения (п. 6 ст. 226 НК РФ):

• НДФЛ удерживается из выплат при увольнении в день их выплаты (последний рабочий день сотрудника).
• Удержанный налог должен быть перечислен в бюджет не позднее следующего дня после дня выплаты дохода (удержания налога).

Сроки перечисления НДФЛ в бюджет (2024–2026 гг.)

С 2024 года порядок перечисления налогов унифицирован через Единый налоговый счет (ЕНС) с использованием КБК 1###11000110. Сроки жестко регламентированы п; 6 ст. 226 НК РФ:

Резюме: Для увольнений действует правило «на следующий день». Правило «до 28-го» / «до конца года» применяется к регулярным выплатам (аванс‚ зарплата за месяц)‚ но для окончательного расчета приоритет имеет дата выплаты.

Налогообложение конкретных видов выплат при увольнении

Пособие по увольнению (северное‚ при ликвидации‚ сокращении штата и др.)

Регулируется ст. 178 ТК РФ и п. 3 п. 1 ст. 217 НК РФ.

• Не облагается НДФЛ в пределах 3-х среднемесячных заработков (в общем случае).
• Для руководителей и главных бухгалтеров при ликвидации/смене собственника — до 6-и среднемесячных заработков.
• Для работающих на Крайнем Севере/равненных — до 6-и среднемесячных заработков.
• Сумма‚ превышающая лимит‚ подлежит полному облажению НДФЛ (13% / 30% для нерезидентов).

Отчетность: Необлагаемая часть не отражается в расчете 6-НДФЛ. Облагаемая часть, отражается с кодом дохода 2000 (или 2010 для нерезидентов).

Компенсация за неиспользованный отпуск

Всегда облагается НДФЛ полностью (п. 1 ст. 210‚ ст. 224 НК РФ).

• Код дохода в 6-НДФЛ: 2000 (заработная плата).
• НДФЛ удерживается в день выплаты компенсации (обычно день увольнения).

Заработная плата за отработанное время

Обычный доход по коду 2000. Удерживается НДФЛ в день выплаты.

Больничный лист‚ открытый в период работы‚ но оплачиваемый после увольнения

• Первые 3 дня (оплачиваемые работодателем): облагаются НДФЛ по общему правилу (код 2000 или 2010). Сроки удержания/перечисления, по общему правилу (день выплаты -> следующий день).
• 4-й и последующие дни (оплачиваемые ФСС/СФР): налоговым агентом выступает СФР‚ работодатель НДФЛ не удерживает и не отражает в 6-НДФЛ.

Материальная помощь и иные выплаты

• Материальная помощь до 4 000 руб. в год (п. 28 п. 1 ст. 217 НК РФ) — не облагается.
• Выплаты по коллективному договору/локальному акту‚ не связанные с увольнением (юбилейные‚ подарки) — облагаются по общему правилу (код 2000)‚ если не подпадают под исключения ст. 217 НК РФ.

Сложные ситуации: возврат излишне выплаченных отпускных

Ситуация: сотрудник ушел в отпуск‚ затем уволился до отработки времени‚ «оплачивающего» этот отпуск. Работодатель имеет право удержать излишне выплаченную сумму (ч. 3 ст. 137 ТК РФ).

Алгоритм действий:

1. Рассчитать сумму «неотработанного» отпуска (переплата).
2. Удержать эту сумму из последних выплат (компенсация за отпуск‚ зарплата‚ пособие — но не более 20% от каждой выплаты‚ ст. 138 ТК РФ).
3. Пересчитать НДФЛ: Налоговая база уменьшается на сумму удержанной переплаты.
4. Если НДФЛ за отпускные уже удержан и перечислен — возникает сумма НДФЛ к возврату (возмещению) налоговому агенту.

Отражение в 6-НДФЛ (пример из практики):

• В разделе 2 (сведения о доходах) по данному сотруднику корректируются строки: уменьшается доход (код 2000) и удержанный налог.
• В строке 170 «Сумма налога‚ подлежащего возврату налогоплательщику» — указывается 0 (возврат работодателю‚ а не физлицу).
• В строке 160 «Сумма налога‚ подлежащего возмещения налоговому агенту» — указывается сумма НДФЛ с удержанных отпускных (например‚ 3 325 руб.).
• В уведомлении о начисленных суммах (если сдаете отдельно) — корректируете базу.

Заполнение Расчета по форме 6-НДФЛ при увольнении (актуально на 2024–2026 гг.)

С 2023 года расчет сдается раз в полгода (до 25-го числа месяца‚ следующего за отчетным полугодием). Годовой расчет сдается до последнего дня февраля (марта в невисокосный год) следующего года.

Основные строки Раздела 2 (Сведения о доходах физлица):

• Стр. 020, Дата получения дохода (фактическая дата выплаты при увольнении).
• Стр. 030 — Код вида дохода (2000, зарплата‚ компенсация; 2760 — пособие по увольнению в пределах лимита — не заполняется‚ так как не облагается; превышение лимита — код 2000).
• Стр. 040 — Сумма дохода‚ полученного в налоговом периоде (накопленная с начала года).
• Стр. 100 — Исчисленный налог (накопленный с начала года).
• Стр. 110 — Удержанный налог (накопленный).
• Стр. 120 — Перечисленный налог (накопленный). Важно: Сумма в строке 120 на дату сдачи отчета должна совпадать с перечисленными в бюджет суммами.
• Стр. 130 — Сумма налога‚ не удержанная (если не хватило средств для удержания).
• Стр. 140/150 — Суммы налога‚ подлежащие возврату/доначислению физлицу.
• Стр. 160 — Сумма налога‚ подлежащего возмещения налоговому агенту (актуально для возврата отпускных).
• Стр. 170 — Сумма налога‚ подлежащего возврату налогоплательщику.

Нюанс 2024+: В 6-НДФЛ больше нет разделения на «кварталы» внутри полугодия. Накопление идет с начала года. Дата получения дохода (стр. 020) ставится фактическая — день увольнения.

Уведомление о начисленных суммах (форма по приказу ЕД-7-11/489@)

С 2024 года налоговые агенты обязаны сдавать уведомление о начисленных суммах НДФЛ ежемесячно до 25-го числа следующего месяца (для декабря — до 31 декабря / 5 января).

Как заполнить при увольнении:

• В уведомлении за месяц увольнения указываются начисленные суммы (основание — «02» — доходы по трудовым договорам).
• Сумма налога к удержанию/перечислению рассчитывается от начислений этого месяца.
• Если увольнение было в конце месяца (23–31 число)‚ и налог перечисляется по правилу «до конца года»‚ в уведомлении за этот месяц все равно указывается начисленная сумма налога. Перечисление отразится в ЕНС.

Особенности для нерезидентов РФ

• Ставка НДФЛ — 30% (п. 2 ст. 224 НК РФ). Ставка 13%/15%/18%/20%/22% (шкала 2024+) не применяется к нерезидентам.
• Льготы по пособию при увольнении (3/6 зарплат) не распространяются на нерезидентов — все пособие облагается 30%.
• Коды доходов в 6-НДФЛ: 2010 (зарплата‚ компенсации)‚ 2760 (пособие — но для нерезидентов оно облагается‚ поэтому часто используют 2010).
• Сроки удержания/перечисления — те же (день выплаты -> следующий день).

Типичные ошибки и риски проверок

1. Просрочка перечисления НДФЛ. Перевели зарплату в день увольнения (пятница)‚ налог перечислили в понедельник (через 3 дня). Нарушение: нужно было перечислить в субботу (следующий календарный день). Штраф 20% (ст. 123 НК РФ) + пени.
2. Неверный код дохода для пособия. Указали код 2760 (необлагаемое) на всю сумму пособия‚ а лимит 3 зарплаты превышен. Налоговая доначислит НДФЛ с превышения + штраф 20%/40%.
3. Неотражение компенсации за отпуск в 6-НДФЛ. Частая ошибка новичка, считать компенсацию «не зарплатой». Она полностью облагается.
4. Игнорирование удержания переплаты за отпуск. Не удержали неотработанные отпускные -> не уменьшили базу НДФЛ -> переплатили налог за сотрудника. Вернуть его потом сложно (только через возмещение агенту в будущих периодах или корректировку 6-НДФЛ).
5. Расхождение 6-НДФЛ и Уведомлений/ЕНС. С 2024 года ФНС сверительно контролирует: Начислено в уведомлении = Удержано в 6-НДФЛ (стр. 110) = Перечислено в ЕНС (стр. 120).

Чек-лист бухгалтера в день увольнения сотрудника

1. [ ] Рассчитать все выплаты: зарплата за дни‚ компенсация за отпуск‚ пособие по увольнению‚ премии‚ матпомощь.
2. [ ] Разделить выплаты на облагаемые и необлагаемые (пособие в лимитах 3/6 зарплат).
3. [ ] Проверить‚ нет ли задолженности по переплаченным отпускным (ч. 3 ст. 137 ТК РФ). Применить удержание до 20% от каждой выплаты.
4. [ ] Исчислить НДФЛ с облагаемой базы (13/15/18/20/22% для резидентов по шкале 2024+ с учетом накопленной базы с начала года; 30% для нерезидентов).
5. [ ] Удержать НДФЛ из суммы к выплате.
6. [ ] Выплатить сотрудник «на руки» (на карту) в день увольнения.
7. [ ] Перечислить удержанный НДФЛ в бюджет (ЕНС‚ КБК 1###11000110) не позднее следующего календарного дня.
8. [ ] Отразить начисления и удержание в Уведомлении о начисленных суммах за месяц увольнения (сдать до 25-го след. месяца).
9. [ ] Отражить итоги в полугодовом/годовом Расчете 6-НДФЛ (стр. 020‚ 030‚ 040‚ 100‚ 110‚ 120‚ 160 при необходимости).
10. [ ] Выдать сотруднику справку 2-НДФЛ (до 25 февраля след. года или в день увольнения по требованию).

Главное правило 2024–2026 годов: НДФЛ при увольнении удерживается в день выплаты (последний рабочий день) и перечисляется на следующий календарный день. Никаких «до 28-го числа» для окончательного расчета не существует — это правило для регулярных выплат.

Особое внимание уделите:

• Правильному применению лимита необлагаемого пособия (3/6 зарплат) и отражению превышения в 6-НДФЛ.
• Обязательному удержанию переплаченных отпускных с пересчетом базы НДФЛ.
• Своевременной сдаче Уведомления о начисленных суммах и корректному заполнению строк 160/170 в 6-НДФЛ.

Соблюдение этих правил исключит начисление пени‚ штрафов по ст. 123 НК РФ и вопросы со стороны налоговой инспекции при камеральных проверках расчетов 6-НДФЛ.

Статья подготовлена на основании НК РФ (ст. 210‚ 214‚ 217‚ 223‚ 224‚ 226)‚ ТК РФ (ст. 127‚ 137‚ 138‚ 178)‚ Приказа ФНС от № ЕД-7-11/874@ (формат 6-НДФЛ)‚ Приказа ФНС от № ЕД-7-11/489@ (Уведомление)‚ актуальна на г.