Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Воинский учет в организации, это не просто формальность‚ а строгая законная обязанность каждого работодателя‚ независимо от формы собственности и численности персонала. С вступлением в силу поправок к Федеральному закону № 53-ФЗ «Воинская обязанность и военная служба» и Федеральному закону № 61-ФЗ «Об обороне»‚ а также активной цифровизацией процесса (Единый реестр воинского учета‚ личные кабинеты на «Госуслугах»)‚ требования к срокам и формам отчетности существенно ужесточились.

Данная статья подробно разбирает порядок направления сведений о приеме на работу и увольнении граждан‚ состоящих на воинском учете (военнообязанных‚ призывников‚ резервистов)‚ актуальный на 2024–2025 годы.

Нормативная правовая база

Основными документами‚ регулирующими данную процедуру‚ являются:

ст. 7‚ 9‚ 21.1 ФЗ № 53-ФЗ — обязанности работодателей и граждан по воинскому учету;
Постановление Правительства РФ от № 2027 «Об утверждении Правил ведения воинского учета» (в ред. от 2024 г.);
Приказ Минобороны РФ от № 165 (вместе с Приказом ФНС от № ЕД-7-11/260@) — об утверждении форм сведений и порядка их направления;
КоАП РФ (ст. 5.27‚ 19.4‚ 19.5), ответственность за нарушение правил воинского учета.

Кто подлежит учету у работодателя

Работодатель обязан вести воинский учет следующих категорий сотрудников:

Военнообязанные — граждане‚ прошедшие военную службу или обучение на военной кафедре‚ имеющие воинское звание запаса.
Призывники — мужчины 18–30 лет (с 2024 г. верхний возраст поднят до 30 лет)‚ не имеющие воинского звания‚ не освобожденные от воинской обязанности.
Женщины‚ имеющие ВУС — врачи‚ медсестры‚ переводчики и др.‚ зачисленные в запас.

Важно: С 2024 года учет ведется также по гражданам‚ зарезервированным у данного работодателя (независимо от того‚ работают они фактически или нет‚ если резервирование оформлено).

Сведения о приеме на работу (Прием)

Сроки направления

Согласно п. 13 Правил (Пост. № 2027)‚ сведения о принятом на работу гражданине направляются в военный комиссариат (или вносится в Единый реестр) в течение 5 рабочих дней со дня вступления трудового договора в силу (дня приема на работу по приказу).

Форма и способ подачи

На данный момент существует два параллельных пути (переходный период):

Электронный (приоритетный): Через личный кабинет работодателя на портале «Госуслуги» (раздел «Воинский учет») или через интегрированные системы КЭДО/1С/КонсультантПлюс. Это заполнение формы «Сведения о гражданине‚ принятом на работу» (утв. Приказом Минобороны № 165).
Бумажный (допустимый‚ но не рекомендуемый): Направление заказным почтовым отправлением с описью вложения или лично под роспись в военкомат по месту учета организации (не по месту жительства сотрудника!). Форма та же самая.

Состав сведений (что заполнять)

В форму вносятся следующие данные сотрудника:

ФИО полностью;
Дата и место рождения;
Пол;
СНИЛС (обязательно для идентификации в Едином реестре);
Документ‚ удостоверяющий личность (паспорт РФ — серия‚ номер‚ кем выдан‚ когда);
Образование;
Сведения о воинском учете (воинское звание‚ категория годности‚ ВУС‚ номер воинского билета/призывника‚ название ВК‚ где состоит на учете);
Дата приема на работу (№ и дата приказа);
Должность‚ структурное подразделение.

Действия HR-специалиста при приеме

При приеме запросить у сотрудника военный билет (или свидетельство призывника‚ временное удостоверение личности военнослужащего запаса).
Свернуть данные с документом.
Сделать копию воинского билета (страницы 1‚ 2‚ 10‚ 11‚ 18‚ 19 — фото‚ данные‚ приписание‚ отметки о составе на учете) и приложить к личному делу (с согласия субъекта ПДн).
Внести сотрудника во Учетную карточку воинского учета организации (журнал или Электронный реестр);
Направить сведения в ВК в течение 5 рабочих дней.

Сведения об увольнении (Прекращение трудового договора)

Сроки направления

Сведения о прекращении трудового договора с гражданином‚ состоящим на воинском учете‚ направляются в течение 5 рабочих дней со дня увольнения (дня последней рабочей даты‚ указанной в приказе).

Особенности заполнения

Форма: «Сведения о гражданине‚ прекратившем трудовые отношения» (утв. тем же Приказом № 165).

Ключевые поля‚ которые отличаются от формы приема:

Дата прекращения трудового договора;
Основание (статья ТК РФ‚ № и дата приказа об увольнении);
Новый адрес места жительства/пребывания сотрудника (если известен работодателю) — это критически важно для ВК для перевода личного дела на новое место учета.

Особые случаи

Смерть сотрудника: Сведения направляются в течение 5 рабочих дней со дня получения работодателем сведений о смерти (свидетельство о смерти).
Отпуск уходом за ребенком (до 3 лет): Трудовые отношения не прекращаются‚ но сотрудник уходит в длительное отсутствие. Сведения в ВК об «увольнении» НЕ направляются. Однако при вызове на учения или мобилизацию работодатель обязан уведомить ВК о местонахождении сотрудника.
Внутреннее перемещение (перевод): Если сотрудник переводится в другое структурное подразделение в том же населенном пункте, сведения в ВК не направляются (вносятся изменения во внутренний учет). При переводе в филиал в другом населенном пункте, направляются сведения об увольнении из головной организации и сведения о приеме в филиал (как при найме нового сотрудника).

Электронный реестр и «Госуслуги»: как это работает сейчас

С 2024 года основной канал взаимодействия — Единый реестр воинского учета.

Личный кабинет работодателя (ЛКР) на Госуслугах

Для работы нужен:

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) руководителя или уполномоченного лица;
Подтвержденная учетная запись организации на Госуслугах (ЕСИА).

В ЛКР доступны функции:

Подача сведений о приеме/увольнении (интерактивные формы с подсказками и проверкой СНИЛС/паспорта);
Просмотр статуса обработки (Принято / Отклонено / Требуется уточнение);
Получение повесток и извещений для сотрудников в электронном виде (в ЛКР и в ЛК сотрудника);
Подтверждение факта вручения повестки сотруднику (ЭП работодателя).

Интеграция с 1С и внешними сервисами

Большинство современных версий 1С:ЗУП / 1С:Кадры имеют встроенный функционал «Воинский учет» (обновление платформы 8.3.24+ и актуальных релизов конфигураций). Это позволяет:

Автоматически формировать XML-файлы по приказам о приеме/увольнении;
Отправлять их через шлюз СМЭВ/Госуслуг прямо из программы;
Вести Учетную карточку воинского учета в электронном виде (вместо бумажного журнала).

Ответственность за нарушения (2024–2025 гг.)

Штрафы многократно повышены. Нарушение правил ведения воинского учета влечет наложение административных штрафов (ст. 5.27 КоАП РФ‚ ст. 19.4‚ 19.5 КоАП РФ):

Нарушение	Должностные лица / ИП	Юридические лица
Несвоевременное направление сведений о приеме/увольнении (просрочка > 5 раб. дней)	от 10 000 до 20 000 руб.	от 100 000 до 500 000 руб.
Ненаправление сведений вообще (игнорирование обязанности)	от 20 000 до 30 000 руб.	от 300 000 до 500 000 руб.
Направление недостоверных сведений	от 10 000 до 20 000 руб.	от 100 000 до 500 000 руб.
Неведение или неверное ведение учетной карточки воинского учета	от 5 000 до 10 000 руб.	от 50 000 до 100 000 руб.
Повторное нарушение в течение года	от 20 000 до 30 000 руб. или дисквалификация на 1–3 года	от 400 000 до 500 000 руб. или приостановка деятельности на до 90 дней

Примечание: Штрафы налагаются за каждое нарушение в отношении каждого сотрудника. При массовом наборе или сокращении штата суммы могут стать критическими для бизнеса.

Чек-лист для HR и бухгалтерии (Алгоритм действий)

При приеме сотрудника:

[ ] Попросить военный билет / призывник на этапе собеседования или в день приема.
[ ] Проверить актуальность данных (адрес регистрации‚ ВК учета‚ категория годности).
[ ] Издать приказ о приеме (Т-1 / Т-1а).
[ ] Внести данные во внутренний Учетный реестр (журнал или 1С);
[ ] Сформировать и подписать УКЭП форму «Сведения о приеме» в ЛК Госуслуг / 1С.
[ ] Отправить в течение 5 рабочих дней.
[ ] Сохранить квитанцию о приеме (PDF/скриншот) в делах организации / прикрепить к личному делу.

При увольнении сотрудника:

[ ] Издать приказ об увольнении (Т-8 / Т-8а).
[ ] Уточнить у сотрудника новый адрес регистрации (постоянной или временной), зафиксировать в служебной записке или заявлении.
[ ] Сформировать форму «Сведения об увольнении» с указанием нового адреса.
[ ] Отправить в течение 5 рабочих дней со дня увольнения.
[ ] Отметить в Учетном реестре дату снятия с учета в организации.
[ ] Сохранить квитанцию.

Типичные ошибки и как их избежать

Ошибка: «Сотрудник не принес военный билет‚ ждем‚ а потом отправим».
Решение: Срок 5 дней не продлевается. Направляйте сведения с имеющимися данными (ФИО‚ ДР‚ паспорт‚ СНИЛС)‚ в поле «Воинский билет» укажите «Не представлен». Потом подадите уточняющие сведения.
Ошибка: Указывают ВК по месту жительства сотрудника‚ а не по месту учета организации.
Решение: Сведения всегда идут в ВК‚ на балансе которой стоит ваша организация (по юрадресу или месту нахождения отделенного подразделения).
Ошибка: Не указывают новый адрес при увольнении.
Решение: Обязательно спрашивайте адрес в день увольнения. Если сотрудник отказывается сообщать — пишите «Адрес неизвестен‚ сотрудник не сообщил»‚ но фиксируйте это служебной запиской.
Ошибка: Не снимают с учета сотрудников‚ ушедших в ДКР (декрет) до 3 лет.
Решение: Правильно. Не снимают. Но призывники в ДКР могут быть вызваны на учения — нужно уметь их найти.
Ошибка: Игнорируют уведомления из ЛК Госуслуг о повестках.
Решение: Настройте уведомления на почту/СМС ответственного лица. Невручение повестки — отдельный штраф и риск для сотрудника.

Резервирование от призыва/мобилизации: связь с учетом

Если организация имеет право резервирования (критически важные объекты‚ IT-компании в реестре Минцифры‚ оборонный заказ и т.д.):

Сведения о зарезервированных гражданах направляются ежеквартально (до 15-го числа месяца‚ следующего за отчетным кварталом) в установленной форме (Приказ Минобороны № 400 / Приказ Минцифры).
При увольнении зарезервированного сотрудника работодатель обязан уведомить ВК (Минобороны/Минцифры) в течение 5 рабочих дней для снятия с резервирования.
Резервирование распространяется только на сотрудников‚ фактически работающих и состоящих на воинском учете в данной организации.

Направление сведений о приеме и увольнении в военкомат перешло из разряда «бумажной бюрократии» в режим цифрового контроля в реальном времени. Единый реестр воинского учета автоматически сверяет данные с базой ПФР (СФР)‚ МВД (паспорта) и ФНС.

Главные правила успеха:

Автоматизация: Настройте обмен данными в 1С или используйте ЛК Госуслуг — ручное заполнение ведет к ошибкам и просрочкам.
Регламент: Зафиксируйте в локальном акте (Положении о воинском учете) ответственных лиц‚ сроки и порядок взаимодействия с ВК.
Контроль: Еженедельно проверяйте ЛК работодателя на предмет входящих повесток‚ извещений и статусов отправленных отчетов.
Обучение: Проводите инструктажи для сотрудников о их обязанности сообщать об изменении данных (адрес‚ здоровье‚ семейное положение) — теперь это их прямая обязанность по ст. 21.1 ФЗ № 53-ФЗ.

Своевременная и достоверная отчетность — это не только защита от штрафов‚ но и гарантия прав ваших сотрудников на своевременное получение повесток‚ пройдение медкомиссий и реализацию права на резервирование при необходимости.

Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. Законодательство в сфере воинского учета динамично меняется (последние значительные поправки — ФЗ от № 325-ФЗ‚ Постановления Правительства РФ 2024 г.). Рекомендуется проверять актуальность форм и сроков на официальных порталах (pravo.gov.ru‚ gosuslugi.ru‚ mil.ru) или консультироваться с профильным юристом.