Начисления по листу нетрудоспособности (больничному), это гарантированные государством социальные выплаты работнику в связи с временной утратой трудоспособности. С точки зрения трудового, налогового и бухгалтерского учета они имеют сложную двойственную природу: это одновременно мера социальной защиты, составная часть фонда оплаты труда (ФОТ) и объект налогообложения/учета расходов.

В данной статье подробно разберем, к каким категориям относятся эти начисления в различных аспектах деятельности организации.

Правовая природа и источники финансирования (ФЗ-255)

Согласно Федеральному закону от № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от временной нетрудоспособности и в связи с материнством», пособие по временной нетрудоспособности выплачивается из двух источников:

• За счет средств работодателя: оплачиваются первые 3 календарных дня нетрудоспособности (кроме случаев, когда нетрудоспособность возникла в связи с уходом за больным членом семьи — тогда все дни оплачиваются за счет Фонда).
• За счет средств Социального фонда России (СФР, ранее ФСС): оплачиваются 4-й и последующие дни нетрудоспособности, а также все дни ухода за больным членом семьи, карантин, простезирование и т.д.

Важно: Работодатель выступает платежным агентом по выплате пособия за счет СФР. Он начисляет и выплачивает полную сумму работнику, а затем зачитывает сумму, подлежащую возмещению из Фонда, в счет уплаты страховых взносов или требует возмещения (если взносов недостаточно).

Классификация в трудовом праве и статистике (ФОТ)

Согласно Приказу Росстата от № 709 «Об утверждении Положения о составе и структуре заработной платы организаций», начисления по больничным листам относятся к фонду оплаты труда (ФОТ).

В структуре ФОТ они выделяются в группу «Выплаты за неработовое время» (код вида выплаты 2.3 в отчете П-4):

• Пособия по временной нетрудоспособности (за счет работодателя и за счет СФР).
• Доплаты к пособиям по временной нетрудоспособности (если предусмотрены коллективным договором/локальными актами);

Это означает, что они включаются в средний заработок для расчета отпускных, пособий по беременности и родам, а также в базу по страховым взносам (с нюансами, см. ниже).

Налоговый учет: НДФЛ и Страховые взносы

Налог на доходы физических лиц (НДФЛ)

Пособия по временной нетрудоспособности (как за счет работодателя, так и за счет СФР) относятся к доходам, подлежащим облажению НДФЛ по ставке 13% (для резидентов) / 30% (для нерезидентов) (п. 1 ст. 210, п. 1 ст. 224 НК РФ).

Исключение: Пособия по беременности и родам, а также пособия за уходом за ребенком до 1,5 лет, не облагаются НДФЛ (п. 33 ст. 217 НК РФ). Обычный «больничный» по болезни или травме — облагается.

Страховые взносы (в СФР)

Здесь кроется главный нюанс. База для начисления страховых взносов формируется по всем начисленным доходам (ст. 424 НК РФ), НО:

• Суммы пособий, выплаченных за счет средств СФР (с 4-го дня), — ИСКЛЮЧЕНЫ из базы страховых взносов (п. 11 ст. 422 НК РФ). На них взносы не начисляются.
• Суммы, выплаченные за счет работодателя (первые 3 дня),, ВКЛЮЧЕНЫ в базу страховых взносов. На них начисляются взносы по общим правилам (30% / 15.1% в зависимости от категории плательщика).

Учет расходов по налогу на прибыль (ОСНО) и УСН

Общая система налогообложения (ОСНО) — ст. 255 НК РФ

Суммы пособий по временной нетрудоспособности, выплаченные за счет средств работодателя (первые 3 дня), относятся к расходам на оплату труда (п. 20 ст. 255 НК РФ) и учитываются в налоговой базе по налогу на прибыль в полном объеме в день начисления (на основании первичного документа — расчетного листа/ведомости).

Суммы, возмещенные СФР (с 4-го дня), в расходы организации не включаются, так как это не затраты организации, а транзитные средства Фонда.

Упрощенная система налогообложения (УСН «Доходы минус расходы») — ст. 346.16 НК РФ

Здесь правило аналогично ОСНО, но с жесткой привязкой к КУДиР (Книге учета доходов и расходов):

• В расходы (стр. 5 КУДиР) включаются только суммы, выплаченные за счет работодателя (первые 3 дня болезни сотрудника) (п. 1 п. 6 ст. 346.16 НК РФ).
• Пособия за счет СФР в КУДиР не отражаются (ни как доход, ни как расход).
• НДФЛ, удержанный с пособия (всех дней), включается в расходы в день удержания (как часть расходов на оплату труда).

Пример для УСН (на основе данных 1С:Бухгалтерия 8.3):
Организация на УСН начисляет больничный: 3 дня за свой счет (3 000 руб.), 7 дней за счет СФР (7 000 руб.).
В КУДиР за день выплаты заносится расход: 3 000 руб. + НДФЛ с полной суммы (1 300 руб.) = 4 300 руб.
Сумма 7 000 руб. (СФР) в КУДиР не попадает. При уплате взносов в СФР сумма 7 000 руб. зачитывается в счет платежей (уменьшает долг по взносам).

Бухгалтерский учет (ПБУ 10/99, ПБУ 8/2010, План счетов)

Отражение зависит от источника финансирования. Используются счета:

• Дт 20, 23, 25, 26, 44, 91.2 и др. — Кт 70 — начисление заработной платы/пособия работнику (в т.ч. первые 3 дня болезни).
• Дт 69.01 — Кт 70 — начисление пособия за счет СФР (4-й и посл. дни). Примечание: в типовых конфигурациях 1С часто используется Дт 69.01 / 69.02 Кт 70 для разделения взносов и пособий Фонда.
• Дт 70, Кт 50 / 51 — выплата работнику на руки/на карту.
• Дт 69.01 — Кт 51 — уплата страховых взносов в СФР (с зачетом суммы пособия за счет СФР).
• Дт 51 — Кт 69.01 / 76.АВ — получение возмещения от СФР (если сумма пособий Фонда превысила начисленные взносы).

Специфика в 1С:Бухгалтерия 8.3 (ред. 3.0)

Программа автоматически разделяет начисление по документам «Начисление заработной платы» (вкладка «Пособия»):

1. Создается документ «Пособие по нетрудоспособности».
2. Программа рассчитывает: «За счет работодателя» (3 дня) и «За счет СФР» (остальное).
3. При проведении формируються разные проводки:
   • За счет работодателя: Дт 26/44/20 — Кт 70 (расход организации).
   • За счет СФР: Дт 69.01 — Кт 70 (обязательство перед Фондом).
4. В регламентированном отчете (6-НДФЛ, РСВ, ПУ-3) суммы автоматически распределяються по соответствующим кодам и строкам.

Особенности для специальных налоговых режимов

Документальное оформление (2024–2026 гг.)

С 2022 года полностью введен электронный лист нетрудоспособности (ЭЛН). Бумажные бланки используются только в исключительных случаях (сбой системы, отсутствие связи).

• Работодатель получает данные ЭЛН через личный кабинет СФР или интеграцию с 1С/ЭДО.
• На основании данных ЭЛН формируется документ начисления пособия.
• Срок выплаты — не позднее дня выплаты заработной платы за следующий за периодом болезни месяц (ст. 136 ТК РФ).
• Отчетность в СФР: РСВ (раздел 3 — база по взносам, только 3 дня), ПУ-3 (СЗВ-ТД) — сведения о стаже/заработке (пособия за счет СФР не включаются в заработок для ПУ-3, включаются только за счет РД).

Резюме: К чему относятся начисления по больничному?

1. По трудовому праву: К выплатам за неработовое время, входящим в ФОТ (средний заработок).
2. По источнику оплаты: Гибридные (Работодатель — 3 дня; СФР — остальное).
3. По НДФЛ: К облагаемым доходам (кроме декретных/ухода за ребенком).
4. По страховым взносам: В базу входит только часть за счет работодателя (3 дня). Часть СФР — исключена из базы.
5. По налогу на прибыль / УСН (Расходы): К расходам на оплату труда относится только часть за счет работодателя. Часть СФР, транзит, расходом не является.
6. В бухгалтерии: Дт 20/26/44 Кт 70 (свои) и Дт 69.01 Кт 70 (СФР).

Грамотное разделение этих потоков критически важно для правильного расчета налогов, взносов и избежания штрафов за недоимку или ошибки в отчетности (РСВ, 6-НДФЛ, ПУ-3). Современные программы (1С, «Мой Дело», «Контур» и др.) автоматизируют эту логику, но бухгалтер должен понимать суть проводок для контроля корректности заполнения реестров и деклараций.