Учет расходов на обучение персонала — одна из распространенных операций в бухгалтерии. Правильное отражение проводок зависит от вида обучения (внутреннее, внешнее, стажировка), источника финансирования и налогового режима организации. В данной статье подробно разобраны типичные бухгалтерские и налоговые проводки, вопросы начисления страховых взносов, НДФЛ, а также порядок удержаний из заработной платы при расторжении договора об обучении.

Классификация расходов на обучение и счета учета

В бухгалтерском учете расходы на обучение собираются на счетах затрат в зависимости от категории сотрудников, проходящих обучение (согласно ПБУ 10/99 «Расходы организации» и Плану счетов):

• Дебет 20 «Основное производство» — обучение рабочих производственных специальностей, мастеров, бригадиров.
• Дебет 23 «Вспроизводство» — обучение персонала вспомогательных цехов.
• Дебет 26 «Общехозяйственные расходы» — обучение управленческого персонала (бухгалтерии, кадров, администрации, охраны и т.д.).
• Дебет 44 «Расходы на продажу» — обучение коммерческого персонала (менеджеров по продажам, кладовщиков готовой продукции).
• Дебет 91.2 «Прочие расходы» — обучение лиц, не состоящих в штате (стажеров, студентов на практике), а также расходы на необязательное обучение, не связанное с производственной деятельностью.

Кредитом обычно выступают счета:

• 60 «Расчеты с поставщиками» — оплата услуг сторонним учебным центрам.
• 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», оплата труда внутренним преподавателям, мастерам производственного обучения.
• 68/69 — начисление страховых взносов и НДФЛ.
• 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» — возврат авансов, расчеты с ответственными лицами.

Типовые бухгалтерские проводки

Оплата обучения во внешних учебных центрах

1. Дт 20/26/44 — Кт 60, отражены расходы на оплату обучения (по счету/акту приемки-передачи).
2. Дт 19, Кт 60 — выделен «входной» НДФЛ по оплаченным услугам (если поставщик выставил счет с НДС).
3. Дт 68 (НДС) — Кт 19 — принят к вычету «входной» НДФЛ (при соблюдении условий ст. 171-172 НК РФ).
4. Дт 51/52, Кт 60 — оплачены услуги учебного центра.

Внутреннее обучение (свои преподаватели/мастера)

1. Дт 20/26/44 — Кт 70 — начислена заработная плата внутренним преподавателям, мастерам производственного обучения.
2. Дт 20/26/44, Кт 69 — начислены страховые взносы на выплаты преподавателям (30% / 15.1% в зависимости от категории).
3. Дт 70 — Кт 68 (НДФЛ), удержан НДФЛ с зарплаты преподавателей.
4. Дт 70 — Кт 51/52 — выплачена зарплата преподавателям на карты/в кассу.

Начисление заработной платы обучающимся (стажерам, ученикам)

Если обучение проходит по договору обучении с отрывом от производства или по совмещению с работой, выплаты оформляются через счет 70.

1. Дт 20/26/44/91.2 — Кт 70 — начислена зарплата/стипендия обучающимся.
2. Дт 20/26/44/91.2, Кт 69 — начислены страховые взносы (для студентов-стажеров по договору стажировки, 30%, для учащихся колледжей/техникумов по договору обучения, часто льготные 1% пенсионные, см. ст. 427 НК РФ).
3. Дт 70 — Кт 68 (НДФЛ) — удержан НДФЛ (13% для резидентов, 30% для нерезидентов).
4. Дт 70 — Кт 51/52 — выплата средств обучающимся.

Налоговый учет (Налог на прибыль): признавание расходов

Согласно ст. 255, 264 НК РФ, расходы на обучение признаются для целей налогообложения прибылью, если они:

• Экономически обоснованы (связаны с получением доходов).
• Документально подтверждены (договор, счет, акт, приказ, удостоверение/диплом).
• Направлены на повышение квалификации, переобучение, стажировку по профилю деятельности.

Важные ограничения:

• Лимит на оплату обучения в сторонних организациях: до введения изменений в 2024-2025 гг. существовал лимит в размере затрат на оплату труда (ФЗ от № 266-ФЗ отменил жесткий лимит для большинства организаций, оставив требование экономической обоснованности). Актуально на 2026 г.: жесткого процентного лимита нет, но расходы должны быть обоснованы.
• Обучение за счет средств работника: если работник оплачивает обучение сам, а компания компенсирует — это доход работника (НДФЛ, взносы).
• Постоянные разницы (ПР): расходы на обучение, не соответствующие требованиям ст. 255/264 НК РФ (например, обучение по непрофильной специальности, хобби), образуют постоянную разницу (Дт 99, Кт 68), налоговый щит не формируется.

Страховые взносы: особенности для обучающихся

Ставки зависят от статуса лица и вида договора:

* Ставка 10% применяется к части основы, превышающей предел базы (в 2026 г. предел базы ПФР = 2 759 000 руб.).

НДФЛ: материальная выгода и налогообложение выплат

Выплаты обучающимся (стипендии, зарплата)

• Заработная плата по совмещению обучения с работой — облагается НДФЛ (13/30%) стандартным порядком.
• Стипендии по договору обучения (ученики) — облагаются НДФЛ (ст. 217 НК РФ не освобождает стипендии работодателя, только государственные).
• Выплаты стажерам по договору стажировки, облагаются НДФЛ как доход от трудовой деятельности.

Материальная выгода от бесплатного/льготного обучения

Если работодатель оплачивает обучение работника в сторонней организации без договора об обучении (ст. 198-199 ТК РФ) или по договору, не обязывающему к отработке, возникает материальная выгода.

• Объект налогообложения: сумма, экономиленная работником (стоимость обучения).
• Момент начисления НДФЛ: дата оплаты обучения поставщику (Дт 26/44 — Кт 60 / 76).
• Проводка: Дт 70 — Кт 68 (НДФЛ) (удержание при ближайшей выплате дохода).
• Страховые взносы с материальной выгоды не начисляются (п. 1 ст. 422 НК РФ — выгода не входит в базу взносов);

Договор об обучении (ст. 198-199 ТК РФ) и удержания из зарплаты

Это ключевой момент, часто вызывающий ошибки. Если работодатель оплатил обучение по договору, обязывающему работника отработать определенный срок, а работник уволился по своей воле до срока — работодатель вправе требовать возмещения расходов.

Порядок удержания (ст. 137, 138 ТК РФ, Письмо Роструда от № ПГ/25778-6-1)

1. Должен быть подписан договор об обучении (условия: срок отработки, сумма, порядок возврата).
2. Работник пишет заявление об увольнении (или расторжении договора об обучении).
3. Работодатель выдает приказ о требовании возмещения.
4. Ограничение: удержание из зарплаты не может превышать 20% от каждой выплаты (ст. 138 ТК РФ). При наличии исполнительного листа (суд) — до 50% (п. 4 ст. 226 НК РФ для НДФЛ, но по исполнительным листам — ст. 99 ФЗ-229).
5. Добровольное погашение: если работник пишет заявление «прошу удержать задолженность из зарплаты», ограничения 20%/50% не применяются (Письмо Роструда), так как это не принудительное удержание.

Проводки при возврате стоимости обучения работником

Сценарий А: Удержание из зарплаты (принудительное или добровольное)

1. Дт 70 — Кт 76 (или 91.1 / 98.01), признана задолженность работника перед организацией (возврат средств на обучение). Кредит зависит от политики учета: 76 — расчеты с дебиторами, 91.1 — прочие доходы, 98.01 — доходы будущих периодов (если отработка не завершена).
2. Дт 70 — Кт 68 (НДФЛ) — удержан НДФЛ с суммы, удерживаемой из зарплаты для погашения долга. Важно: НДФЛ удерживается с валовой зарплаты до удержания долга по обучению. Сумма удержания по долгу не уменьшает базу НДФЛ по зарплате.
3. Дт 70, Кт 51/52 — выплата остатка зарплаты на руки/карту.
4. Дт 76/91.1/98 — Кт 70 — погашение задолженности работника за счет удержанной суммы.

Сценарий Б: Возврат наличными/переводом (не из зарплаты)

1. Дт 51/50 — Кт 76/91;1/98 — получен возврат от работника.
2. НДФЛ с возвращенной суммы не удерживается (это не доход работника, а возврат денег работодателю).

Особенности УСН (Доходы минус Расходы)

Для организаций на УСН (объект «Доходы уменьшенные на величину расходов»):

• Расходы на обучение принимаются к вычету по кассовому методу (ст. 346.17, 346.18 НК РФ) — в день оплаты поставщику (выхода ДС из кассы/счета).
• Должны соответствовать перечню ст. 346.16 НК РФ (п. 22 — расходы на обучение, переобучение, повышение квалификации).
• Если работник не отработал срок и сумма удержана из зарплаты / возвращена — это не уменьшает расходы на обучение в налоговом учете УСН (расход уже учтен при оплате). Возврат учитывается как доход (п. 1 ст. 346.15 НК РФ) — Дт 76/91 — Кт 91.1 (учет дохода по УСН).
• Страховые взносы с выплат обучающимся уменьшают налог УСН (п. 1.1 ст. 346.21 НК РФ) в кв. уплаты.

Чек-лист для бухгалтера: оформление обучения «по правилам»

1. Приказ о направлении на обучение (вид, сроки, база — договор/счет).
2. Договор с учебным центром (лицензия у ЦО, предмет — образовательные услуги, стоимость, НДС).
3. Договор об обучении с работником (ст. 199 ТК РФ) — обязателен, если планируется требовать возврат средств при досрочном увольнении. Без договора вернуть деньги через удержания из зарплаты крайне сложно (только через суд).
4. Акт приемки-передачи услуг / Свидетельство / Диплом / Удостоверение — подтверждение факта обучения.
5. Расчет страховых взносов: верно определите категорию (работник / ученик 1% / стажер 30%).
6. НДФЛ: разделите зарплату обучающемуся и материальную выгоду (если нет договора об обучении).
7. Налог на прибыль: оформите обоснование экономической целесообразности (служебная записка, расчет ROI обучения) для защиты при проверке.

Типичные ошибки и риски

• Ошибка: Начисление 30% взносов на стипендию ученика колледжа по договору обучения. Правильно: 1% (только ПФР).
• Ошибка: Неудержание НДФЛ с материальной выгоды при оплате курсов английского для менеджера без договора об обучении. Риск: начисление налога, пени, штраф 20/40% ст. 123 НК РФ.
• Ошибка: Удержание 50% из зарплаты по долгу за обучение без исполнительного листа суда. Риск: нарушение ст. 138 ТК РФ, штрафы ст. 5.27 КоАП РФ, компенсация морального вреда.
• Ошибка: Принятие расходов на обучение «на правах» (водительские права категории B) в налог на прибыль для офисного менеджера. Риск: признание неэкономически обоснованными (если вождение не входит в должностные инструкции).

Грамотный учет начислений за обучение требует синхронизации трудового, бухгалтерского и налогового учета. Ключевые моменты: правильное определение счета затрат (20/26/44), применение льготной ставки взносов 1% для учеников, разделение зарплаты и материальной выгоды для целей НДФЛ, и — критически важно — оформление договора об обучении (ст. 199 ТК РФ) для легального возврата средств при увольнении. Соблюдение процедуры удержаний (лимит 20% без исполнительного листа) защитит организацию от трудовых споров и проверок Роструда.

Данная статья носит информационный характер и основана на законодательстве РФ, актуальном на 2026 год (НК РФ, ТК РФ, ПБУ). Для принятия решений в конкретных ситуациях рекомендуется консультироваться с профессиональным бухгалтером или юристом.