Автономные учреждения (АУ) — это некоммерческие организации, созданные Российской Федерацией, субъектом РФ или муниципальным образованием для выполнения работ, оказания услуг в сферах науки, образования, здравоохранения, культуры и других. Несмотря на особый правовой статус, порядок предоставления отпусков и начисления отпускных в автономных учреждениях регулируется общими нормами трудового законодательства, прежде всего Трудовым кодексом РФ, а также Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы (Постановление Правительства РФ № 922 от ).
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ (глава 19 «Отпуска», статья 139 ТК РФ);
- Постановление Правительства РФ от № 922;
- Федеральный закон от № 174-ФЗ «Об автономных учреждениях»;
- Федеральный закон от № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
- Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета (Приказ Минфина России № 157н);
- Инструкция № 183н (для автономных учреждений);
- Локальные нормативные акты учреждения (коллективный договор, положение об оплате труда, учетная политика).
Право на отпуск и виды отпусков
Работникам автономного учреждения предоставляются:
- Ежегодный основной оплачиваемый отпуск, 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ).
- Ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска — за ненормированный рабочий день, вредные условия труда, работу в районах Крайнего Севера, а также удлиненные отпуска отдельным категориям работников (педагогам, медицинским работникам и др.).
- Отпуска без сохранения заработной платы — по соглашению сторон.
Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев непрерывной работы в учреждении. По соглашению сторон отпуск может быть предоставлен и раньше.
Расчетный период
Расчетным периодом для начисления отпускных являются 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу ухода в отпуск. Например, если сотрудник идет в отпуск в июле 2024 года, расчетным периодом будет промежуток с 1 июля 2023 года по 30 июня 2024 года.
Если в расчетном периоде у работника не было начисленной заработной платы или отработанных дней (например, длительный отпуск по беременности и родам, а затем отпуск по уходу за ребенком), средний заработок определяется исходя из заработной платы за последние 12 месяцев, предшествующих расчетному периоду.
Периоды, исключаемые из расчета
- время нахождения на больничном;
- время отпуска по беременности и родам;
- время предыдущих отпусков;
- время простоя не по вине работника;
- дни отгулов и дополнительных выходных по уходу за детьми-инвалидами;
- иные периоды освобождения от работы с сохранением среднего заработка.
Что входит в средний заработок
В расчет среднего заработка включаются все виды выплат, предусмотренные системой оплаты труда автономного учреждения:
- должностной оклад, тарифная ставка;
- надбавки и доплаты (за стаж, квалификацию, совмещение, вредные условия);
- премии и вознаграждения, предусмотренные положением об оплате труда;
- стимулирующие выплаты.
Не включаются в расчет: больничные пособия, отпускные за прошлые периоды, материальная помощь, компенсации питания и проезда, иные выплаты социального характера.
Формула расчета отпускных
Если расчетный период отработан полностью:
Среднедневной заработок = Сумма выплат за расчетный период / 12 / 29,3
где 29,3 — среднемесячное число календарных дней.
Сумма отпускных = Среднедневной заработок × Количество календарных дней отпуска
Если месяц отработан не полностью, количество календарных дней в неполном месяце рассчитывается так:
29,3 / Количество календарных дней месяца × Количество отработанных календарных дней
Важно: если при расчете количества дней отпуска получаеться дробное число, округление производится в пользу работника.
Пример расчета
Менеджер Свиридов В.П. с по уходит в отпуск на 14 календарных дней. Расчетный период, с по . Период отработан полностью, сумма выплат за расчетный период — 600 000 руб.
- Среднедневной заработок: 600 000 / 12 / 29,3 = 1 706,48 руб.
- Сумма отпускных: 1 706,48 × 14 = 23 890,72 руб.
- НДФЛ (13%): 3 105,79 руб.
- К выплате: 20 784,93 руб.
Сроки выплаты отпускных
Отпускные должны быть выплачены не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). Если день выплаты приходится на выходной или нерабочий праздничный день, отпускные выплачиваются накануне. Нарушение срока выплаты влечет обязанность уплаты компенсации (ст. 236 ТК РФ) и административную ответственность.
Особенности бухгалтерского учета в автономном учреждении
Автономные учреждения ведут учет в соответствии с Инструкцией № 183н. Начисление отпускных отражается следующими проводками:
- Дт 0 401 20 211 (0 109 ХХ 211) Кт 0 302 11 737, начислены отпускные;
- Дт 0 302 11 837 Кт 0 303 01 731 — удержан НДФЛ;
- Дт 0 401 20 213 Кт 0 303 ХХ 731 — начислены страховые взносы;
- Дт 0 302 11 837 Кт 0 201 11 610 — выплачены отпускные.
Учреждение обязано формировать резерв на оплату отпусков (счет 0 401 60 000). Оценочное обязательство по отпускам отражаеться в учете как минимум на последнюю дату каждого отчетного периода, по состоянию на 31 декабря календарного года. Возможны и точечные корректировки в зависимости от результатов пересмотра резерва.
Налогообложение и отчетность
Отпускные облагаются НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке. Налог удерживается при фактической выплате отпускных. В расчете 6-НДФЛ налог, удержанный с отпускных, отражается нарастающим итогом с начала года (например, в поле 020 раздела 1 расчета за полугодие указывается налог, удержанный с 1 января по 30 июня).
Типичные ошибки при начислении отпускных
- неверное определение расчетного периода;
- включение в средний заработок выплат социального характера (материальной помощи, больничных);
- неучет повышения окладов в учреждении (индексация среднего заработка);
- нарушение срока выплаты отпускных;
- округление дней отпуска не в пользу работника;
- ошибки при расчете неполных месяцев.
Если локальными актами учреждения предусмотрен более выгодный для работника порядок расчета, бухгалтер производит два расчета: по нормам ТК РФ и по положениям локальных актов, и для выплаты берется большая из полученных сумм.
Начисление отпускных в автономном учреждении — регулярная процедура, требующая детального знания трудового законодательства, правил исчисления среднего заработка и особенностей бухгалтерского учета госсектора. Корректное определение расчетного периода, правильный учет выплат, своевременная выплата отпускных и формирование резерва на оплату отпусков позволят избежать ошибок, претензий со стороны работников и санкций контролирующих органов.