Вопрос о том, в какой отчетный месяц включать начисленные отпускные, является одним из самых частых в практике бухгалтеров и кадровых специалистов. Ошибки здесь ведут к некорректному расчету страховых взносов, НДФЛ и нарушению сроков выплаты. В данной статье подробно разберем правила определения месяца начисления, отличия от месяца выплаты, а также нюансы для налогового и страхового учета на 2026 год.
Ключевое правило: месяц начисления = месяц выплаты
Согласно общепринятой практике и разъяснениям ФНС (в частности, основываясь на ст. 223 НК РФ), доход по оплате труда считается полученным в день его фактической выплаты работнику. Для отпускных это означает:
- Месяц начисления в бухгалтерии и для целей расчета взносов/НДФЛ — это месяц, в котором отпускные были фактически выданы (переведены) работнику.
- Если отпускные начислены в июне, но выплачены в июле (что нарушает сроки ТК РФ), для налоговых целей они относятся к июлю.
- Если отпускные начислены и выплачены в июне (до начала отпуска в июле), они относятся к июню.
Важно: Трудовой кодекс (ст. 136 ТК РФ) требует выплатить отпускные не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска; Соблюдение этого срока автоматически определяет месяц начисления.
Определение расчетного периода: не путать с месяцем начисления
Часто специалисты путают «месяц начисления отпускных» и «расчетный период для определения среднего заработка». Это принципиально разные понятия.
Что такое расчетный период?
Расчетный период — это 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска (п. 5 Постановления Правительства РФ от № 922).
Примеры определения расчетного периода (актуально для 2026 года):
| Месяц начала отпуска | Расчетный период (12 месяцев) |
|---|---|
| Июль 2026 | Июль 2025 — Июнь 2026 |
| Август 2026 | Август 2025 — Июль 2026 |
| Сентябрь 2026 | Сентябрь 2025 — Август 2026 |
| Май 2026 | Май 2025 — Апрель 2026 |
Страховые взносы: кассовый метод и месяц начисления
С 2023 года страховые взносы рассчитываются по кассовому методу (ст. 431 НК РФ). Это означает, что база взносов формируется по фактически выплаченным суммам.
- Правило: Взносы с отпускных исчисляются и уплачиваются в том месяце, в котором эти отпускные были фактически выплачены работнику.
- В расчете взносов (РСВ) сумма отпускных отражается в разделе 1 за тот месяц, когда произошла выплата.
- Срок уплаты взносов — не позднее 28-го числа месяца, следующего за месяцем выплаты (для страховых взносов) или в день выплаты (для НДФЛ).
Пример ситуации «на стыке месяцев»
Ситуация: Отпуск начинается . Срок выплаты по ТК РФ — не позднее .
- Бухгалтер начисляет отпускные и платит их (в июле).
- Месяц начисления/выплаты: Июль 2026.
- НДФЛ: Удерживаем из суммы отпускных при выплате в июле, сдаем в бюджет до (день выплаты).
- Страховые взносы: Начисляем в июле, платим до . В РСВ за 3 квартал (раздел 1 за июль) включаем эту сумму.
- Расчетный период для среднего заработка: Август 2025 — Июль 2026 (месяц начала отпуска — август, он не входит в расчетный период).
НДФЛ: момент возникновения обязательства
По ст. 226 НК РФ налоговый агент обязан удержать НДФЛ в момент фактической выплаты дохода работнику.
- Если отпускные выплачены в июне, НДФЛ удерживается и сдается в июне (к 31.07 по новому единому налоговому платежу/ЕНП — в день выплаты).
- В справке 2-НДФЛ за 2026 год сумма отпускных и удержанный налог попадут в раздел, соответствующий месяцу выплаты (код дохода 2000).
Бухгалтерский учет: начисление vs выплата
В бухгалтерии (счет 70) проводки делаются в два этапа:
- Дт 20/26/44/91 — Кт 70, Начисление отпускных. Дата проводки — дата приказа об отпуске или последнего рабочего дня до отпуска. Здесь фиксируется расход организации.
- Дт 70, Кт 50/51 — Выплата отпускных. Дата проводки, день выдачи денег (касса/банк). Здесь фиксируется расчет с работником.
Нюанс: Для целей налога на прибыль (ст. 255 НК РФ) расходы на оплату труда учитываются по начислению (метод начисления), то есть в том месяце, когда сделанна первая проводка (Дт 20, Кт 70), при условии, что выплата произошла в установленные сроки. Однако для взносов и НДФЛ решает именно дата выплаты (вторая проводка).
Специфические ситуации
Отпуск выпадает на два месяца
Если отпуск начинается в конце одного месяца и заканчивается в начале другого (например, с 25.07 по 10.08), то:
- Месяц начала отпуска: Июль (определяет расчетный период: июль 2025, июнь 2026).
- Месяц начисления/выплаты: Тот, в который выплатили деньги (обычно июль, за 3 дня до 25.07).
- Все отпускные (за июль и за август) начисляются и выплачиваются единым платежом в июле. В РСВ и 2-НДФЛ они полностью отражаются в июле.
Работник ушел в отпуск, но не отработал месяц начисления полностью
Это не влияет на месяц начисления отпускных. Отпускные выплачиваются до отпуска. Фактический отработанный время в месяце выплаты отпускных не имеет значения для определения месяца начисления.
Компенсация за неиспользованный отпуск (при увольнении)
Месяц начисления = День увольнения (последний рабочий день).
- Компенсация начисляется и выплачивается в день увольнения (ст. 140 ТК РФ).
- НДФЛ и взносы, в этот же месяц.
- Расчетный период: 12 месяцев, предшествующих месяцу увольнения (если увольнение , период: август 2025 — июль 2026).
Отпуск за счет будущих периодов работы (до отработки 6 месяцев)
Если работник уходит в отпуск до отработки 6 месяцев (по соглашению сторон), расчетный период определяется как время от приема на работу до месяца начала отпуска. Месяц начисления — по общему правилу: месяц выплаты за 3 дня до начала отпуска.
Чек-лист для бухгалтера: алгоритм действий
- Определите дату начала отпуска (по приказу).
- Рассчитайте дату выплаты: Дата начала отпуска минус 3 календарных дня. Если дата выпадает на выходной/праздник — переносим на предыдущий рабочий день (ст. 136 ТК РФ, Постановление Пленума ВС РФ № 2).
- Определите месяц начисления/выплаты: Месяц, в который выпадает рассчитанная дата выплаты.
- Определите расчетный период: 12 полных календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска.
- Исключите из расчетного периода периоды нерабочего времени (больничные, прошлые отпуска, простои по вине работодателя и т.д.) — п. 5 Постановления № 922.
- Рассчитайте средний дневной заработок за очищенный расчетный период.
- Начислите сумму отпускных (Средний дневной × кол-во календарных дней отпуска).
- Сделайте проводку начисления (Дт 20/26/44 — Кт 70) в месяце выплаты (или ранее, но в том же отчетном периоде).
- Выплатите деньги в установленный срок (Дт 70 — Кт 51/50).
- Удержите НДФЛ в день выплаты, перечислите в бюджет.
- Начислите страховые взносы в месяце выплаты, отразите в РСВ за соответствующий месяц.
Типичные ошибки и как их избежать
| Ошибка | Последствие | Как правильно |
|---|---|---|
| Отражать взносы в месяце начала отпуска, а не в месяце выплаты | Ошибки в РСВ, пени, требования ФНС уточнить расчет | Взносы — только в месяце фактической выплаты денег (кассовый метод) |
| Включать месяц начала отпуска в расчетный период | Завышенный/заниженный средний заработок, перерасчет | Расчетный период — 12 месяцев предшествующих месяцу начала отпуска |
| Не исключать периоды больничных/отпусков из расчетного периода | Неверная база среднего заработка, нарушение ст. 139 ТК РФ | Исключать дни и заработок за нерабочее время (п. 5 Пост. № 922) |
| Выплатить отпускные позже 3 дней до начала отпуска | Штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ, моральный вред, проценты за задержку | Строго соблюдать срок: не позднее 3 календарных дней до начала отпуска |
Резюме
Ответ на вопрос «в какой месяц включать начисление отпуска» однозначен: в месяц фактической выплаты работнику. Этот месяц определяется простой формулой: Дата начала отпуска минус 3 календарных дня.
Именно этот месяц является определяющим для:
- Удержания и перечисления НДФЛ;
- Начисления и уплаты страховых взносов (отражение в РСВ);
- Отражения дохода в справке 2-НДФЛ.
При этом для математики расчета (среднего заработка) используется иной период — 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска. Разделение этих двух понятий («месяц начисления/выплаты» и «расчетный период»), залог правильного расчета и чистой отчетности в 2026 году.