Оформление и оплата временной нетрудоспособности, одна из самых частых операций в работе бухгалтера. С 2023 года порядок исчисления и выплаты пособий по больничным листам существенно изменился: функции ФСС перешли к Социальному фонду России (СФР), а работодатель стал выступать лишь платежным агентом по передаче данных. Однако обязанность отразить начисление и выплату в бухучете у работодателя осталась. В этой статье подробно разберем корреспонденцию счетов при различных сценариях.
Нормативная база и общие принципы
Основным документом, регулирующим порядок исчисления и выплаты пособий, является Федеральный закон от № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от временной нетрудоспособности и в связи с материнством». Бухгалтерский учет ведется в соответствии с Планом счетов» (Приказ Минфина РФ от № 94н) и ФСБУ 27/2021 «Документы и их учет».
- Источники финансирования: первые 3 календарных дня больничного оплачиваются за счет работодателя, 4-й и последующие дни — за счет средств СФР (ранее ФСС).
- Исключения: пособие по уходу за больным ребенком до 7 лет (в стационаре, до 15 лет) оплачивается за счет СФР со всех дней; пособие по беременности и родам, полностью за счет СФР.
- Форма больничного: с действует только электронный лист нетрудоспособности (ЭЛН). Работодатель получает сведения через личный кабинет СФР или интегрированные системы (1С, СБИС и др.).
Проводки при начислении пособия за счет работодателя (первые 3 дня)
Сумма пособия за первые три дня включается в состав заработной платы и начисляется на затратные счета в зависимости от подразделения, в котором работает сотрудник. Корреспонденция счетов выглядит следующим образом:
Начисление суммы пособия (за 3 дня)
| Дебет | Кредит | Содержание операции |
|---|---|---|
| 20 (Основное производство) | 70 (Расчеты с персоналом по оплате труда) | Начисление пособия основным производственным рабочим |
| 23 (Вспроизводство) | Начисление пособия рабочим вспомогательных цехов | |
| 25 (Общепроизводственные расходы) | Начисление пособия управленческому персоналу производства | |
| 26 (Общехозяйственные расходы) | Начисление пособия административно-управленческому персоналу (АУП) | |
| 44 (Расходы на продажу) | Начисление пособия коммерческому персоналу (продавцы, менеджеры) | |
| 91.2 (Прочие расходы) | 70 | Начисление пособия работникам, не участвующим в производстве (например, некоммерческие организации, если расходы не идут в себестоимость) |
Важно: Если организация использует счет 29 «Обслуживание производства и хозяйств» или 91.2 для учета затрат на содержание социальных объектов, проводки делаются соответственно.
Удержание НДФЛ
Пособие по временной нетрудоспособности подлежит облажению НДФЛ (ст. 214.7 НК РФ). Удержание производится в день начисления (фактической выплаты).
Дебет 70 — Кредит 68 (Расчеты по налогам и сборам) — удержан НДФЛ с суммы пособия за первые 3 дня.
Начисление страховых взносов
С 2023 года страховые взносы на обязательное пенсионное страхование (ОПС) с сумм пособий за первые 3 дня не начисляются (п. 1 ст. 427 НК РФ). Взносы на ОМС и ВНИМ также не начисляются. Таким образом, проводки по счету 69 по начисленному пособию работодателя не делаются.
Проводки при начислении пособия за счет СФР (4-й день и далее, а также особые случаи)
Пособия, выплачиваемые за счет СФР, не включаются в расходы на производство (не списываются на счета 20, 25, 26, 44). Они учитываются через счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» (подсчет «Расчеты с СФР по пособиям»).
Начисление пособия за счет СФР
Дебет 76 — Кредит 70 — начислено пособие по временной нетрудоспособности за счет средств СФР (со 4-го дня, по уходу за ребенком, по беременности и родам).
Пособия за счет СФР также облагаются НДФЛ (кроме пособия по беременности и родам — оно освобождено по ст. 217 НК РФ).
Дебет 70, Кредит 68, удержан НДФЛ с пособия за счет СФР (если подлежит облажению).
Получение средств от СФР
Деньги поступают на расчетный счет организации от СФР. Обычно это происходит после подачи сведений о заработке (СЗВ-ТД/СТАЖ) и регистрации ЭЛН.
Дебет 51, Кредит 76 — получены денежные средства от СФР на выплату пособий.
Проводки при выплате пособий работникам
Независимо от источника финансирования (работодатель или СФР), выплата сотрудникам производится через кассу или на банковские карты.
Выплата через банк (на карты)
Дебет 70, Кредит 51 — выплачено пособие по больничному листу (заработная плата) на банковские счета сотрудников.
Выплата через кассу
Дебет 70 — Кредит 50 — выдано пособие по больничному листу из кассы организации.
Срок выплаты: не позднее дня, следующего за днем начисления (п. 6 ст. 136 ТК РФ). Если день выплаты приходится на выходной/праздник — выплачивается заранее (в предшествующий рабочий день).
Возврат невыплаченных сумм и корректировки
Возврат денег в кассу / на расчетный счет (если сотрудник не получил)
Дебет 51 (50), Кредит 70 — возвращена невостребованная сумма пособия (заработной платы).
Возврат средств в СФР (переплата, ошибка в ЭЛН, смерть сотрудника и т.д.)
Если СФР перечислил больше, чем нужно, или пособие не было выплачено сотруднику (например, уволнился до выплаты), сумма возвращается в Фонд.
Дебет 76 — Кредит 51 — возвращены в СФР неиспользованные/ошибочно полученные средства по пособиям.
Корректировка начисления (если ЭЛН закрыт/скорректирован повторно)
- Если сумма уменьшилась: Дебет 70 — Кредит 76 (для СФР) или Дебет 70 — Кредит 20/25/26/44 (для работодателя).
- Если сумма увеличилась: стандартные проводки начисления (Дебет 20/76, Кредит 70).
Сводная таблица корреспонденции счетов (Шпаргалка)
| Этап / Ситуация | Дебет | Кредит | Комментарий |
|---|---|---|---|
| Начисление за счет работодателя (1-3 дня) | 20 / 23 / 25 / 26 / 44 / 91.2 | 70 | В зависимости от отдела сотрудника |
| 70 | 68 | Удержание НДФЛ (13% / 30% нерезидент) | |
| Начисление за счет СФР (4+ день, уход за ребенком, БИР) | 76 (подсчет СФР) | 70 | Пособие не входит в расходы орг. |
| 70 | 68 | Удержание НДФЛ (кроме БИР) | |
| Получение денег от СФР | 51 | 76 | Поступление на р/с |
| Выплата сотруднику | 70 | 51 / 50 | На карту / Через кассу |
| Возврат в СФР | 76 | 51 | Переплата / невыплата |
Особенности учета в налоговом учете (Налог на прибыль)
Согласно ст. 255 НК РФ, суммы пособий по временной нетрудоспособности, выплаченные за счет работодателя (первые 3 дня), включаются в состав расходов на производство и реализацию (в группу расходов на оплату труда).
- Пособия за счет СФР в налоговый учет не попадают (это не расходы организации).
- Страховые взносы с пособий работодателя не начисляются, следовательно, и расходов по взносам на эти суммы нет.
Типичные ошибки бухгалтеров
- Начисление взносов на 3 дня: Забывают, что с 2023 года взносы с пособий работодателя не начисляются (проводка Дт 20/26/44 — Кт 69 ошибочна).
- Списание пособий СФР на расходы: Отражение Дт 26 — Кт 76 вместо Дт 76 — Кт 70. Пособия Фонда не увеличивают себестоимость.
- Несвоевременная выплата: Начисление сделано, а выплата задержана более чем на день — риск штрафов по ст. 5.27 КоАП РФ.
- Игнорирование корректировок ЭЛН: Если СФР пересчитал пособие после закрытия листа, бухгалтер обязан скорректировать проводки в текущем периоде.
- Ошибки в НДФЛ: Не удержали налог с пособия за уход за ребенком (оно облагается) или удержали с пособия по БИР (оно освобождено).
- Начисление за 3 дня (работодатель): Дт 44 — Кт 70 — 9 000 руб. (3 000 × 3).
- Удержание НДФЛ: Дт 70, Кт 68 — 1 170 руб. (9 000 × 13%).
- Начисление за 4 дня (СФР): Дт 76, Кт 70 — 12 000 руб. (3 000 × 4).
- Удержание НДФЛ с части СФР: Дт 70 — Кт 68 — 1 560 руб. (12 000 × 13%).
- Поступление от СФР: Дт 51, Кт 76 — 12 000 руб.
- Выплата на карту (итого на руки 18 270 руб.): Дт 70 — Кт 51 — 18 270 руб. (9 000 + 12 000 — 1 170 ‒ 1 560).
- Только ЭЛН (электронный больничный).
- Взносы с первых 3 дней не начисляются.
- Пособия СФР учитываются на счете 76.
- НДФЛ удерживается почти со всего (кроме БИР).
Пример ситуации (Кейс)
Условия: Менеджер по продажам (затраты на счет 44) заболел на 7 календарных дней (пн-вс). Средний дневной заработок — 3 000 руб. НДФЛ 13%. Пособие за 3 дня (пн-ср), за счет работодателя, за 4 дня (чт-вс) — за счет СФР. СФР перечислил деньги заранее.
Проводки:
Грамотное отражение больничных в бухучете требует четкого разделения: кто платит (работодатель или СФР) и куда списываем (в расходы производства/управления/продаж — счет 70 в дебете затратных счетов, или в расчеты с СФР, счет 76).
Ключевые моменты на 2024–2026 годы:
Соблюдение корреспонденции счетов гарантирует достоверность финансовой отчетности, отсутствие претензий со стороны налоговой инспекции и СФР, а также своевременную выплату денег сотрудникам.