Ситуация, когда арендная плата за прошлые периоды начисляется или пересчитывается в текущем году, встречается в практике бухгалтерии регулярно. Причины могут быть разными: допсоглашение об изменении ставки, арендные каникулы, выявленные ошибки, индексация или просто задержка предоставления первичных документов арендодателем. В данной статье подробно разберем, как корректно отразить такие операции в бухгалтерском и налоговом учете, а также в программе 1С:Бухгалтерия 8.3, с учетом требований ФСБУ 25/2018 и ПБУ 22/2010.

Общие принципы отражения расходов на аренду

Согласно ФСБУ 25/2018 «Аренда» (для организаций, не применяющих МСФО) и ПБУ 10/99, расходы на аренду признаются в том отчетном периоде, к которому они относятся (принцип начисления). Однако для налогового учета (Налоговый кодекс РФ, ст. 252, 272) момент признания расходов зависит от применяемой системы налогообложения и вида расходов (прямые/косвенные).

Бухгалтерский учет (ФСБУ 25/2018)

С 2022 года для большинства договоров аренды применяется модель права пользования:

• При заключении договора признается Право пользования активом (ППА) (Дт 01.03 / 01.04 — Кт 76.АО) и Арендное обязательство (АО).
• Ежемесячно начисляется амортизация ППА (Дт 20 / 26 / 44 — Кт 02.ППА) и проценты по АО (Дт 91.2 / 20 / 26 — Кт 76;АО).
• Платежи арендодателю уменьшают АО (Дт 76.АО — Кт 51/60).

Важно: Если договор заключен до 2022 года и срок его действия заканчивается в 2022 году (до 31 декабря включительно), ФСБУ 25 применять не нужно — учет ведется по старым правилам (Дт 20/26/44, Кт 76.АВ/60).

Налоговый учет (НК РФ)

• ОСНО: Аренда — прямые расходы (п. 13 ст. 254 НК РФ). Признаются в том периоде, к которому относятся (на основании акта/счета), независимо от оплаты (ст. 272 НК РФ).
• УСН (Доходы-Расходы): Расходы учитываются по кассовому методу (п. 1 ст. 346.17 НК РФ) — в момент фактической оплаты. Нюанс: если оплата за прошлый месяц произошла в текущем, расход относится к текущему периоду.
• Патент/ЕСХН: Расходы не учитываются для снижения базы.

Сценарии начисления аренды за прошлый год в текущем периоде

Получение акта/счета за прошлые периоды (стандартная ситуация)

Арендодатель предоставил акт сверки или УПД за ноябрь-декабрь прошлого года только в январе текущего года.

• Бухучет: Отражаем в текущем месяце (январе) как расходы текущего периода. Пересчитывать отчетность прошлого года (ПБУ 22/2010) не нужно, если сумма несущественна. Проводка: Дт 20/26/44 — Кт 76.АВ (или 60/76.АО при ФСБУ 25).
• Налоговый учет (ОСНО): Расход относится к прошлому году. Необходимо подать уточненную декларацию по налогу на прибыль за прошлый год или увеличить расходы в текущем периоде с корректировкой базы прошлого года (п. 1 ст. 272 НК РФ — расходы учитываются в том периоде, к которому относяться). На практике часто увеличивают расходы в текущем квартале, но корректнее — уточненная декларация.
• Налоговый учет (УСН): Расход учитывается в момент оплаты (текущий год). К прошлому году отношения не имеет.

Арендные каникулы / Бесплатное пользование

Если договор предусматривает каникулы (например, на ремонт), но арендодатель выставил счет за этот период, или наоборот — каникулы согласованы допсоглашением в текущем году за прошлый период.

• При ФСБУ 25: ППА и АО пересчитываются (переоценка) на дату согласования изменений. Разница списывается на финансовый результат (Дт 76.АО — Кт 91.1 / Дт 91.2, Кт 76.АО).
• Без ФСБУ 25: Начисление за каникулы не производится. Если счет уже получен — согласовываем возврат/зачет или признаем прочие расходы (Дт 91.2 — Кт 76.АВ), если отказ от оплаты невозможен.

Индексация / Изменение арендной платы за прошедший период

Стороны подписали допсоглашение об повышении/понижении ставки с rétroэффектом (например, с 01.07 прошлого года, подписано в марте текущего).

• ФСБУ 25: Это изменение условий договора. Пересчитываем АО и ППА на дату вступления в силу нового платежа (прошлый год). Разницу отражаем в текущем периоде (Дт 01.03 — Кт 76.АО / Дт 76.АО — Кт 01.03). Амортизацию за прошлые месяцы пересчитывать в отчете за прошлый год не нужно (существенность), разницу амортизации включаем в расходы текущего месяца.
• Налоговый учет: База налога на прибыль прошлого года меняется. Требуеться уточненная декларация.

Особенности аренды у физического лица (НДФЛ, страховые взносы, 1С)

Аренда у физлица (не ИП) имеет специфику: арендатор является налоговым агентом по НДФЛ.

Начисление и удержание НДФЛ

• Доход физлица — сумма начисленной аренды (без НДС, физлицо не платит НДС).
• Ставка НДФЛ: 13% (резиденты), 30% (нерезиденты).
• Момент удержания: в день фактической выплаты денежных средств (п. 6 ст. 226 НК РФ). Начисление без выплаты, основания для удержания нет.
• Страховые взносы: не начисляются (аренда у физлица не подлежит взносам, если физлицо не ИП).

Отражение в форме 6-НДФЛ

По данным nalog-nalog.ru, заполнение выглядит так:

• Раздел 1 (Сводный): Строка 100 «Сумма начисленного дохода» — сумма аренды за год. Строка 040 «Сумма начисленного налога» — исчисленный НДФЛ. Строка 070 «Сумма удержанного налога» — фактически удержанный при выплате.
• Раздел 2 (По получателям): Указываем данные физлица, код вида дохода 4800 (аренда имущества).

Работа в 1С:Бухгалтерия 8.3 (режим КОРП/ПРОФ)

В программе нет автоматического документа «Аренда у физлица», используется схема через «Начисление зарплаты/внутренних расчетов» или ручные проводки.

1. Заведите физлицо в справочнике «Физические лица» (вкладка «Налоги, взносы, учет» — поставить галочку «Налоговый агент по НДФЛ», если доход первый раз).
2. Документ: «Начисление зарплаты» (или «Внутренние расчеты» -> «Начисление доходов физлицам») за нужный период (декабрь прошлого года, но документ датируем текущей датой, например, 31.01 текущего года).
3. В табличной части: Вид дохода — «Аренда имущества», Сумма начислена — полная сумма аренды, НДФЛ рассчитается автоматически.
4. Проводки документа:
   • Дт 20/26/44 — Кт 76.АВ (Начисление аренды)
   • Дт 76.АВ — Кт 68.НДФЛ (Исчисление НДФЛ)
   • Дт 76.АВ — Кт 51 (Выплата аренды за вычетом НДФЛ)
   • Дт 68.НДФЛ, Кт 51 (Перечисление НДФЛ в бюджет не позднее следующего дня после выплаты)
5. Проверьте Оборотно-сальдовую ведомость по счету 76.10 (или 76.АВ) за прошлый период — сальдо должно сходиться.

Проводки при начислении и уплате аренды (Шпаргалка)

Нюансы работы в 1С при ретроспективном начислении

Частый вопрос на форумах (nalog-nalog.ru): «В январе 2025 года начислены расходы за несколько месяцев 2024 года. Как провести в 1С, не трогая прошлый период?»

• Не открывайте закрытый период. В 1С установите запрет редактирования на 31.12.прошлый год.
• Создайте документ «Начисление аренды» (или «Внутренние расчеты») с датой текущего месяца (например, ).
• В поле «Период» (если есть) или в основании укажите: «Акт за ноябрь-декабрь 2024 г. получен ».
• Проводки пойдут в текущем периоде. Для ОСНО (налог на прибыль) в регистре «Расходы на налог на прибыль» расход попадет в текущий квартал. Вручную скорректируйте регистр накопления «Расходы на налог на прибыль» (операция «Корректировка») за прошлый год, если подаете уточненную декларацию, либо оставьте в текущем с пояснением в пояснительной записке.
• Амортизацию ППА (ФСБУ 25) за прошлые месяцы пересчитывать вручную в закрытом периоде не нужно. Разницу амортизации за январь текущего года увеличьте на сумму «доначисленной» амортизации за прошлые месяцы (Дт 26 — Кт 02.ППА).

Порядок расчетов и первичная документация

Согласно типовым договорам и практике (КонсультантПлюс):

• Арендная плата вносится, как правило, ежеквартально равными частями (1/4) не позднее 20 числа последнего месяца квартала или помесячно последним числом.
• Обязанность арендатора считается исполненной с даты зачисления средств на счет арендодателя.
• Основанием для начисления в бухучете является: Договор аренды (ГК РФ ст. 651, подлежит госрегистрации, если срок ≥ 1 года) + Акт приема-передачи / УПД / Счет на оплату.

Методика расчета арендной платы (для гос. и мун. имущества)

Если арендодатель, государство/муниципалитет, применяется Приказ Минстроя РФ от № 209;

Годовая арендная плата устанавливается не ниже уровня прошлого года и рассчитывается по формуле:

АП = (Сзд × Кэф + Ам + Зэксп + НИ) × (1 + НДС), где:

• Сзд — стоимость здания/помещения;
• Кэф — коэффициент рентабельности (нормативный);
• Ам — сумма амортизации;
• Зэксп — эксплуатационные расходы;
• НИ — налог на имущество.

Перерасчет по итогам года производится на основании отчета об оценке рыночной стоимости или индекса изменения цен.

Чек-лист бухгалтера при начислении аренды за прошлый год

1. Проверьте договор: действует ли он, есть ли допсоглашения, зарегистрирован ли (если срок ≥ 1 года).
2. Получите первичку: Акт сверки, УПД, Акт приема-передачи, подписанные обеими сторонами.
3. Определите сумму НДС: Арендодатель на ОСНО — вычет принимаем по полученному УПД. Арендодатель УСН/Физлицо — НДС нет.
4. Сформируйте документ в 1С в текущем периоде (не распечатывайте задним числом).
5. Рассчитайте НДФЛ (если физлицо) и запланируйте перечисление налогового агента.
6. Налог на прибыль (ОСНО): Решите: уточненная декларация за прошлый год или признание расхода в текущем квартале (с риском вопросов у ФНС).
7. ФСБУ 25: При необходимости проведите переоценку ППА и АО документом «Переоценка прав пользования» в текущем месяце.
8. Сдайте отчетность: 6-НДФЛ (если физлицо), Декларация по НДС, Декларация по налогу на прибыль (уточненная).

Начисление аренды за прошлый год в текущем периоде — стандартная рабочая ситуация. Главное правило: в бухгалтерском учете отражаем в текущем периоде (не открывая закрытый год), в налоговом учете (ОСНО) стремимся отнести расход на тот период, к которому он относиться, через уточненную декларацию. При работе с физлицами критически важно разделить моменты начисления (для расходов) и выплаты (для удержания НДФЛ). Грамотное оформление в 1С с правильными датами и основаниями исключит ошибки в отчетности и вопросы со стороны контролирующих органов.