Должностная инструкция — это основной локальный нормативный акт, регламентирующий права, обязанности, ответственность и требования к квалификации работника. Ниже представлен подробный образец (шаблон) должностной инструкции для Начальника отдела лекарственного обеспечения (ОЛО) медицинской организации.

Общие положения

1. Категория работника: Начальник отдела лекарственного обеспечения относится к категории руководителей (специалистов с высшим фармацевтическим образованием).
2. Подчинение: Непосредственно подчиняется Главному врачу (или Заместителю главного врача по хозяйственной/фармацевственной части).
3. Назначение и освобождение: Назначается на должность и освобождается от нее приказом Главного врача медицинской организации.
4. Требования к кандидату:
   • Высшее фармацевтическое образование (диплом по специальности «Фармация» или «Лечебное дело» с переподготовкой/ординатурой по фармации).
   • Наличие сертификата специалиста (аккредитации) по фармации.
   • Опыт работы в фармацевтической деятельности не менее 3–5 лет (в т.ч. управленческий опыт не менее 1 года).
   • Знание законодательства РФ в области здравоохранения, обращения лекарственных средств (ЛС), медицинских изделий (МИ), ГФО (Хорошей фармацевтической практики), ГКП (Хорошей кладовой практики).
   • Навыки работы с автоматизированными информационными системами (АИС) учета ЛС (ЕАСИС ЛМ, региональные системы, 1C:Аптека/Медицина и др.).
5. Замещение: В случае отсутствия Начальника ОЛО (отпуск, болезнь, командировка) его обязанности выполняет лицо, определенное приказом Главного врача, имеющее соответствующую квалификацию.

Функциональные обязанности

Обязанности делятся на организационно-управленческие, закупочно-снабженческие, контрольно-аналитические и документационные.

Организация работы отдела

• Организация и координация работы всего персонала отдела (старших провизоров, провизоров, фармацевтов, кладовщиков, водителей, уборщиков).
• Разработка и утверждение (согласование) внутреннего распорядка дня, графика дежурств, сменности, графика отпусков сотрудников отдела.
• Проведение плановых совещаний персонала отдела, разъяснение новых нормативных правовых актов, приказов руководства.
• Организация повышения квалификации и сертификации сотрудников отдела.
• Распределение обязанностей между сотрудниками, контроль за их исполнением.

Закупки и снабжение (Логистика)

• Формирование годовой потребности медицинской организации в ЛС, МИ, БАД, средствах дезинфекции/стерилизации на основе заявок структурных подразделений (стационаров, поликлиник, ФАПов) и планов лечения.
• Обеспечение проведения закупок в соответствии с ФЗ-44 (или ФЗ-223 для небюджетных средств): подготовка технических заданий, участие в закупочных комиссиях, экспертиза проектов контрактов.
• Работа с реестром жизненно необходимых и важнейших лекарственных средств (ЖНВЛС), соблюдение предельно допустимых цен (ПДЦ) и предельных отпускных цен производителей/импортеров.
• Контроль своевременности поставок по заключенным контрактам, качество и полнота комплектности поставляемой продукции при приемке.
• Работа с поставщиками: оценка надежности, ведение реестра поставщиков, претензионная работа (брак, просрочка, несоответствие спецификациям).
• Организация аварийных/внеплановых закупок при остром дефиците (по одному поставщику, с электронных торговых площадок).

Складское хозяйство и Хранение (Соблюдение ГКП / ГФО)

• Обеспечение соответствия складских помещений, холодильного оборудования, зон приемки/комплектации требованиям Приказа Минздравса России от № 647н (ГКП) и санитарным нормам (СанПиН).
• Контроль за соблюдением температурных режимов (холодильные цепи 2–8°C, 8–15°C, 15–25°C, до -20°C) с использованием систем автоматического мониторинга (логгеры, датчики).
• Организация правильной раскладки товаров (зонирование: карантин, годный, брак/просрочка, наркотики/психотропные, сильные/ядовитые, цитостатики).
• Контроль за соблюдением принципа FEFO (First Expired — First Out) — первым уходит товар с ближайшей датой окончания срока годности.
• Организация и проведение регулярных инвентаризаций (плановых и внеплановых), работа с инвентаризационными комиссиями.
• Обеспечение безопасности хранения: пожарная безопасность, охрана (особенно для списков I, II, III, IV предписаний), контроль доступа посторонних лиц.

Учет, отчетность и работа с АИС

• Организация непрерывного учета движения ЛС/МИ во всех подсистемах: от приемки до выдачи пациенту/подразделению (сквозная трассируемость).
• Контроль за своевременным вводом данных в федеральные/региональные информационные системы (ЕАСИС ЛМ, ГИС МТ, «Честный ЗНАК» — маркировка/агрегация/ввод в оборот/вывод из оборота).
• Формирование и сдача обязательной отчетности: форма № 14 (движение ЛС), отчеты по ЖНВЛС, отчеты по наркотическим/психотропным средствам (форма 3-Н, 4-Н и др.), отчетность по маркировке.
• Ведение журнала учета ЛС сильного действия, ядовитых, наркотических, психотропных средств (бумажный и/или электронный в соответствии с Приказом Минздрава № 746н).
• Анализ остатков, выявление неликвидов, просроченной продукции, организация их списания и утилизации (акты, комиссии, утилизация по контрактам).

Распределение и выдача ЛС/МИ

• Организация комплектации и отгрузки заказов структурным подразделениям (стационарам, отделениям, аптечным пунктам) по графику или срочным заявкам.
• Контроль за соблюдением правил отпуска ЛС пациентам (по рецептам, преференциальным категориям, по программам ГЛП/ВЗН/ОПВ/ВМП).
• Работа с претензиями подразделений на качество/комплектность/сроки доставки.

Фармакодинамика и Фармакоэкономика

• Проведение анализа структуры закупок и расхода ЛС (ABC/XYZ-анализ, VEN-анализ).
• Работа с Лекарственным формуляром организации: подготовка материалов для Комиссии по лекарственному обеспечению (КЛО), обоснование включения/исключения препаратов.
• Поиск аналогов (дженериков) для оптимизации затрат без потери качества лечения.
• Мониторинг побочных эффектов (фармаковегиляция): сбор сообщений от врачей, передача в Росздравнадзор/ФЦ Фармаковегиляции.

Работа с особыми группами ЛС

• Наркотические, психотропные средства, прекурсоры: строгий учет, хранение в сейфах/металлических шкафах с сигнализацией, оформление предписаний, ежемесячная инвентаризация, отчетность в Росздравнадзор.
• Иммунобиологические препараты (вакцины): контроль «холодильной цепи» на всех этапах, учет в АИС «Вакцины», работа с термоиндикаторами.
• Цитостатики и опасные ЛС: отдельное хранение, выдача в спец. таре, инструктаж персонала по безопасности.
• Радиофармацевтические препараты: учет дозы облучения, спец. хранение, санитарно-эпидемиологический контроль.

Права

Начальник ОЛО имеет право:

• Требовать от администрации организации предоставления ресурсов (материальных, технических, кадровых, финансовых), необходимых для выполнения возложенных обязанностей.
• Вносить на рассмотрение Главного врача предложения по совершенствованию работы отдела, изменению штатного расписания, системе оплаты труда сотрудников.
• Применять меры поощрения и в пределах компетенции — меры дисциплинарного взыскания к подчиненным.
• Запрашивать и получать от структурных подразделений организации информацию, документы, справки, необходимые для работы.
• Представлять интересы отдела в закупочной комиссии, комиссии по приемке, инвентаризационной комиссии, КЛО.
• Обращаться в вышестоящие инстанции (Министерство здравоохранения, Росздравнадзор, ФАС) по вопросам компетенции с ведома Главного врача.
• Изучать нормативную документацию, регламентирующую деятельность отдела, на рабочее время.

Ответственность

Начальник ОЛО несет ответственность за:

• Неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, предусмотренных данной инструкцией — в пределах, установленных ТК РФ и локальными актами.
• Нарушение законодательства об обращении ЛС (ФЗ-61 «Об обращении лекарственных средств»), правил ГКП/ГФО, правил хранения и учета Н/ПС, в пределах, установленных КоАП РФ, УК РФ, ФЗ-61 (штрафы на должностных лиц, приостановка деятельности, уголовная ответственность при тяжких последствиях).
• Несвоевременное или недостоверное представление отчетности в контролирующие органы.
• Причинение материального ущерба организации (хищение, порча, истечение сроков годности по вине неорганизации работы, нерациональные закупки).
• Нарушение правил внутреннего трудового распорядка, охраны труда, пожарной безопасности, санитарной гигиены.
• Неисполнение законных поручений Главного врача и вышестоящих органов.
• Допущение к работе сотрудников, не прошедших медосмотры, инструктажи, не имеющих допуска к работе с Н/ПС.

Квалификационные требования (Детализация)

Взаимосвязи (Взаимодействие)

• Внутренние: Главный врач / Зам. по хозчасти / Главный фармацевт организации; Заведующие отделениями/отделов (потребители); Бухгалтерия (оплата контрактов, НДС, амортизация); Отдел закупок/Тендерный отдел (если выделен отдельно); Юридический отдел (договоры, претензии, суды); Служба контроля качества (ВКК/ИЭК); IT-отдел (поддержка АИС); Служба безопасности (режим доступа, Н/ПС).
• Внешние: Поставщики/Дистрибьюторы/Производители ЛС; Электронные торговые площадки (ЭТП); Росздравнадзор (надзор, лицензирование, фармаковегиляция); Министерство здравоохранения региона/Федеральное ведомство; ФАС (антимонопольный контроль закупок); Операторы маркировки (Честный ЗНАК); Утилизаторы отходов ЛС (класс Б, Г).

Ключевые показатели эффективности (KPI)

Для объективной оценки работы Начальника ОЛО рекомендуется установить следующие KPI:

1. Обеспеченность ЛС/МИ: % выполнения плана закупок по позициям / по стоимости (цель: ≥ 98%).
2. Своевременность поставок: % контрактов, исполненных поставщиками в срок (цель: ≥ 95%).
3. Уровень просрочки/списаний: Сумма списанных ЛС от общего оборота (цель: < 1–2%).
4. Соблюдение «Холодильной цепи»: % времени хранения в норме температуры (цель: 100% / 0 критических отклонений).
5. Качество учета и отчетности: Отсутствие замечаний по итогам проверок Росздравнадзора, аудитов ЕАСИС ЛМ, маркетинговых аудитов.
6. Фармакоэкономическая эффективность: Доля дженериков/РЛП в закупках, экономия бюджета за счет конкурсных процедур/аналогов.
7. Маркировка/Прослеживаемость: % введенных в оборот кодов идентификации в срок, отсутствие ошибок агрегации.
8. Работа с Н/ПС: Отсутствие нарушений учета, хранения, отчетности (проверки полиции/Росздравнадзора без замечаний).
9. Кадровая устойчивость: Текучесть кадров в отделе (цель: минимальная).

Заключительные положения

1. Настоящая должностная инструкция вступает в силу с момента утверждения приказом Главного врача.
2. Изменения и дополнения вносятся приказом Главного врача по предложению Начальника ОЛО или по инициативе администрации.
3. С должностной инструкцией ознакомлен(а) под роспись при приеме на работу и при каждом изменении.

Приложения (рекомендуемые к разработке как отдельные локальные акты):

• Положение об отделе лекарственного обеспечения.
• Инструкции по работе с АИС (приемка, комплектация, инвентаризация, списание).
• СОП (Стандартные операционные процедуры) по приемке, хранению, выдаче, утилизации, работе с Н/ПС, «холодильной цепи», маркировке.
• Журналы учета (Н/ПС, сильные/ядовитые, цитостатики, вакцины, дефектуры).
• График плановых инвентаризаций.
• План обучения персонала (НМО, инструктажи ПБ, Охрана труда, ГКП).

Примечание: Данный документ является типовым шаблоном. Текст должностной инструкции обязательно должен адаптироваться под конкретную структуру медицинской организации (больница, поликлиника, станция скорой помощи, кровослужба и т.д.), ее штатное расписание, используемые информационные системы, специфику профиля (онкология, инфекционная, педиатрия) и актуальное законодательство на момент утверждения;