Вопрос о том, обязательно ли вносить запись о награждении в трудовую книжку и в каких случаях ее может не быть, волнует как работников, так и кадровых специалистов. В запросе пользователя, вероятнее всего, допущена опечатка («в алуште» вместо «в трудовой книжке»), поэтому ниже мы подробно разберем правовое регулирование именно этого вопроса на основании действующего трудового законодательства РФ и информации из авторитетных правовых систем (КонсультантПлюс и др.).
Общее правило: обязанность работодателя вносить запись
Согласно статье 66 ТК РФ и Постановлению Минтруда России от N 320н (утвердившему Порядок ведения и хранения трудовых книжек), работодатель обязан вносить в трудовую книжку сведения о награждении (поощрении) работника за трудовые заслуги.
Правовые основания для внесения записи:
- Приказ (распоряжение) работодателя о поощрении (грамота, благодарность, ценный подарок, премия) — в соответствии с ч. 1 ст. 191 ТК РФ.
- Решения государственных органов или правовые акты РФ, о награждении государственными наградами, почетными званиями, медалями министерств и ведомств (п. 5 ст. 191 ТК РФ, п. 26 Порядка N 320н).
Срок внесения: запись делается не позднее 5 рабочих дней со дня издания приказа о поощрении (ч. 4 ст. 66 ТК РФ, п. 9 разд. IV Порядка N 320н).
Порядок заполнения раздела «Сведения о награждении»
Запись вносится в специальный раздел трудовой книжки — «Сведения о награждении». Согласно п. 26 Порядка N 320н, заполнение производится по следующим графам:
- Графа 1: Порядковый номер записи (сквозная нумерация за весь период трудовой деятельности).
- Графа 2: Дата награждения (дата приказа или иного документа-основания).
- Графа 3: Текст записи: кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой (полная формулировка из приказа).
- Графа 4: Наименование документа-основания (приказ, указ, постановление) с указанием его номера и даты.
Перед первой записью о награждении в графе 3 раздела в виде заголовка указывается полное наименование организации (и сокращенное, при наличии), вручающей награду.
Случаи, когда записи о награде в трудовой книжке МОЖЕТ НЕ БЫТЬ
Несмотря на общую обязанность работодателя, существует ряд ситуаций, когда записи в бумажной трудовой книжке не будет (или она будет выглядеть иначе):
А. Работник перешел на электронный вид трудовой книжки (ст. 66.1 ТК РФ)
С 2020 года работники имеют право отказаться от бумажной трудовой книжки в пользу электронной (ЭТК). Если работник подал заявление о представлении ему сведений о трудовой деятельности в электронном виде:
- Бумажная трудовая книжка выдается на руки работнику.
- В нее вносится запись о подаче заявления (п. 35 Порядка N 320н).
- Дальнейшие записи о награждениях в эту бумажную книжку не вносятся — сведения формируются в информационной системе Пенсионного фонда (СФР) в виде электронной записи о трудовой деятельности (ЭЗТД).
В этом случае отсутствие записи в бумажной книжке — это нормальная правовая ситуация.
Б. Вид поощрения не предполагает внесения в трудовую книжку
Ст. 191 ТК РФ устанавливает неисчерпывающий перечень поощрений. Не все из них требуют записи в трудовой книжке. Обязательно вносится запись о:
- Награждении государственными наградами РФ, медалями министерств/ведомств.
- Присвоении почетных званий.
Что касается поощрений работодателем (премия, грамота, благодарность, ценный подарок), то практика (в т.ч. разъяснения Минтруда и КонсультантПлюс) указывает: запись в трудовую книжку вносится по письменному заявлению работника (или если это прямо предусмотрено локальными нормативными актами организации). Если работник не просил вносить запись о премии или грамоте — законно её отсутствие.
В; Ошибка или упущение работодателя
Если основание для награждения было (приказ есть), а запись не внесена в срок — это нарушение трудового законодательства. Такая запись подлежит внесению в порядке исправления ошибки (п. 39 Порядка N 320н: запись о недействительности ошибочной записи не вносится, а просто делается правильная запись со ссылкой на документ-основание).
Г. Награда вручена другой организацией (не работодателем)
Если работник награжден, например, министерством, общественной организацией или другим работодателем (по совместительству), запись в трудовую книжку вносит тот, кто вручил награду (п; 21 Положения о ведении трудовых книжек). Если организация-наградитель не направила данные или не внесла запись (например, у нее нет штатного кадрового сотрудника или бланков), в книжке у основного работодателя записи не будет до момента предоставления работником документа-основания.
Что делать, если записи нет, а должна быть?
Если вы обнаружили отсутствие записи о награждении, которое подлежит обязательному внесению (государственная награда, ведомственная медаль, или поощрение работодателя, по которому вы писали заявление):
- Обратитесь в кадровую службу (Кадры/HR) текущего или бывшего работодателя (который издавал приказ о поощрении) с письменным заявлением о внесении записи.
- Приложите копию приказа (указа, постановления) о награждении.
- Работодатель обязан внести запись в течение 5 рабочих дней (если книжка у него) или пригласить вас для внесения записи (если книжка у вас на руках).
Если работодатель отказывается — можно обратиться в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд за защитой трудовых прав (восстановление прав на надлежащее ведение трудовой книжки).
Особенности для ведомственных и государственных наград
Для наград министерств, ведомств и государственных наград действует жесткий регламент (п. 26 Порядка N 320н, п. 21 старого Положения 1973 г., действующего по инерции в части правил заполнения):
- Запись вносится обязательно, независимо от желания работника.
- Формулировка в графе 3 должна быть максимально точной: «Награжден медалью МВД России «За отличие в службе» II степени за высокие личные показатели в службе…» и т.д.
- Основанием служит указ Президента, приказ министра, приказ руководителя ведомства.
Резюме: может ли не быть записи?
| Ситуация | Есть ли запись в бумажной ТК? | Основание |
|---|---|---|
| Работник на ЭТК (электронной трудовой книжке) | НЕТ (книжка на руках, записи прекращены) | Ст. 66.1 ТК РФ, п. 35 Порядка N 320н |
| Государственная награда / Ведомственная медаль / Почетное звание | ДОЛЖНА БЫТЬ (обязательно) | П. 5 ст. 191 ТК РФ, п. 26 Порядка N 320н |
| Поощрение работодателем (премия, грамота, подарок) | ПО ЗАЯВЛЕНИЮ работника (или по ЛНА) | Ст. 191 ТК РФ, практика Минтруда |
| Награда вручена сторонней организацией | Вносит организация-наградитель (может не быть, если они не внесли) | П. 21 Положения о ТК |
| Ошибка кадрового сотрудника | Отсутствует (незаконно) | Нарушение ст. 66 ТК РФ, подлежит исправлению |
Таким образом, запись о награде в трудовой книжке может отсутствовать законно в двух основных случаях:
- Работник оформил электронную трудовую книжку (ЭТК), тогда все новые записи попадают только в Единый реестр СФР (ЭЗТД).
- Речь идет о поощрении работодателем (премия, грамота), по которому работник не просил вносить запись в трудовую книжку.
Во всех остальных случаях (государственные и ведомственные награды, поощрения по заявлению работника) отсутствие записи — это нарушение трудового законодательства, которое подлежит устранению по требованию работника или по инициативе работодателя.
Рекомендация: регулярно проверяйте свою трудовую книжку (или личный кабинет на Госуслугах/СФР для ЭТК) на предмет актуальности записей о награждениях, так как они влияют на расчет пенсии, присвоение льгот и подтверждение стажа/достоинств.