Ситуация, когда отпуск сотрудника начинается с первого числа месяца, вызывает у бухгалтеров и кадровиков немало вопросов. Главная сложность заключается в том, что отпускные по закону нужно выплатить не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ), а значит, ещё в предыдущем месяце, когда зарплата за него ещё не начислена. Разберёмся, как правильно определить расчётный период, начислить и выплатить отпускные в такой ситуации.
Какой месяц считается месяцем начисления отпуска
Отпускные начисляются в том месяце, в котором они фактически рассчитаны и выплачены работнику, а не в том, на который приходится начало отпуска. Если отпуск начинается, например, 1 октября, то отпускные должны быть выплачены не позднее 27–28 сентября. Соответственно:
- месяц начисления отпускных, сентябрь;
- месяц начала отпуска — октябрь.
Это важно для целей учёта: отпускные отражаются в учёте в месяце их начисления и выплаты, а в расходах по налогу на прибыль при переходящих отпусках признаются в тех месяцах, на которые приходятся дни отдыха.
Расчётный период при отпуске с 1-го числа
По общему правилу расчётный период составляет 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска (ст. 139 ТК РФ, п. 4 Положения № 922). При этом календарный месяц — это промежуток с 1-го по 30-е (31-е) число, а в феврале — по 28-е (29-е).
Когда сотрудник уходит в отпуск с 1-го числа, в расчётный период попадает полный месяц, предшествующий началу отпуска. Например, при отпуске с 1 октября 2026 года расчётный период — с 1 октября 2025 года по 30 сентября 2026 года.
Проблема: зарплата за последний месяц ещё не начислена
Особенность ситуации в том, что отпускные нужно выплатить до окончания последнего месяца расчётного периода — зарплата за него ещё не посчитана. Существует два подхода:
- Включить последний месяц в расчёт «авансом» как полностью отработанный. Отпускные рассчитываются исходя из предположения, что сотрудник отработает месяц полностью. После начисления зарплаты, если фактические данные отличаются (например, работник болел), производится перерасчёт.
- Рассчитать отпускные без учёта последнего месяца (исходя из фактически отработанных дней на момент расчёта), а после начисления зарплаты сделать перерасчёт и доплатить разницу.
Оба варианта допустимы, главное — после окончания месяца сверить фактические данные и при необходимости скорректировать сумму отпускных.
Формула расчёта отпускных
Отпускные рассчитываются по формуле:
Отпускные = Средний дневной заработок × Количество календарных дней отпуска
Средний дневной заработок при полностью отработанном расчётном периоде:
СДЗ = Сумма выплат за расчётный период / 12 / 29,3
где 29,3 — среднемесячное число календарных дней.
НДФЛ и страховые взносы
- НДФЛ удерживается при выплате отпускных и перечисляется в бюджет в общие сроки (не позднее 28-го числа текущего месяца либо 5-го числа следующего — в зависимости от даты удержания). В расчёте 6-НДФЛ отпускные отражаются по дате фактической выплаты.
- Страховые взносы начисляются в месяце начисления отпускных, даже если отпуск переходит на следующий месяц.
Пример
Сотрудник уходит в отпуск с 1 ноября 2026 года на 14 календарных дней. Отпускные нужно выплатить не позднее 28 октября. Расчётный период — с 1 ноября 2025 года по 31 октября 2026 года. На момент выплаты октябрь ещё не закрыт, поэтому бухгалтер включает его в расчёт как полностью отработанный. После начисления зарплаты за октябрь данные сверяются: если сотрудник, например, был на больничном, производится перерасчёт отпускных.
- Месяц начисления отпускных — это месяц их фактической выплаты, который при отпуске с 1-го числа приходится на предыдущий месяц.
- В расчётный период включается полный месяц, предшествующий отпуску.
- Из-за незакрытой зарплаты последний месяц включается в расчёт «авансом» с последующим перерасчётом.
- Взносы начисляются в месяце начисления отпускных, НДФЛ — при их выплате.