Ситуация, когда отпуск работника начинается с 1-го числа месяца, вызывает у бухгалтеров немало вопросов․ Главная сложность заключается в том, что отпускные по закону нужно выплатить за три календарных дня до начала отпуска (ст․ 136 ТК РФ), то есть ещё в предыдущем месяце — когда зарплата за последний месяц расчётного периода ещё не начислена и неизвестна․ Разберём подробно, как правильно действовать в такой ситуации․
Общие правила расчёта отпускных
Отпускные рассчитываются исходя из среднего заработка работника за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска (ч․ 4 ст․ 139 ТК РФ, постановление Правительства РФ № 540)․ Календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно․
Формула расчёта выглядит так:
- Средний дневной заработок = сумма выплат за расчётный период / 12 / 29,3 (среднемесячное число календарных дней);
- Сумма отпускных = средний дневной заработок × количество календарных дней отпуска;
В каком месяце начислять отпускные при отпуске с 1-го числа
Если отпуск начинается, например, с 1 июля, то отпускные должны быть выплачены работнику не позднее чем за три календарных дня — то есть в конце июня․ Соответственно, и начисление отпускных в бухгалтерском учёте производится в том месяце, когда происходит выплата, — в июне, а не в июле․
При этом возникает ключевая проблема: расчётный период для отпуска с 1 июля — это период с 1 июля прошлого года по 30 июня текущего года․ Но на момент выплаты отпускных (конец июня) зарплата за июнь ещё не начислена, и точная сумма выплат за расчётный период неизвестна․
Как поступить с неизвестной зарплатой последнего месяца
На практике применяются два подхода:
- Расчёт с последующим пересчётом․ Отпускные рассчитываются исходя из имеющихся данных (например, с учётом предполагаемой зарплаты за последний месяц или без неё)․ Как только окончательные цифры появляются, сумму отпускных пересчитывают и производят доплату работнику․ Это следует из логики вещей: если данные неизвестны, их невозможно включить в расчёт, но после их появления расчёт корректируется․
- Расчёт с учётом планируемой зарплаты․ Если работник полностью отработал последний месяц и его оклад известен, бухгалтер может сразу включить в расчёт предполагаемую сумму заработка за этот месяц․ Если впоследствии фактические начисления совпадут с плановыми — пересчёт не потребуется․
Важно помнить: если работник в последнем месяце расчётного периода болел, был в командировке или отсутствовал по иным причинам, фактический заработок окажется ниже планового, и перерасчёт будет неизбежен․
Особый случай: отпуск в месяце приёма на работу
Если работник идёт в отпуск в том же месяце, в котором был принят на работу, и расчётный период отсутствует вовсе, средний заработок определяется исходя из выплат за текущий месяц — тот, в котором начинается отпуск (п․ 7 Положения № 540)․ Если же и в текущем месяце выплат нет, расчёт производится исходя из установленного оклада (тарифной ставки)․
Налогообложение: НДФЛ и отражение в 6-НДФЛ
Для целей НДФЛ отпускные считаются доходом того месяца, в котором они фактически выплачены․ Вся сумма попадает в расчёт 6-НДФЛ того периода, в котором произведена выплата, и никакого распределения между месяцем начала и месяцем окончания отпуска не производится — даже если отпуск «переходящий»․
Перечисление НДФЛ в бюджет осуществляется по общим правилам единого налогового счёта:
- налог, удержанный с 1 по 22 число месяца, — уплата не позднее 28 числа этого же месяца;
- налог, удержанный с 23 по последнее число месяца,, уплата не позднее 5 числа следующего месяца;
- налог, удержанный в конце декабря, — уплата в последний рабочий день текущего года․
Пример
Работник уходит в отпуск с 1 июля 2026 года на 14 календарных дней․ Отпускные нужно выплатить не позднее 26 июня 2026 года․ Расчётный период, с 1 июля 2025 года по 30 июня 2026 года․ На дату выплаты зарплата за июнь ещё не начислена, поэтому бухгалтер:
- рассчитывает отпускные исходя из известных выплат (включая предполагаемый оклад за июнь);
- выплачивает отпускные и удерживает НДФЛ;
- после начисления зарплаты за июнь проверяет расчёт и при необходимости доплачивает разницу;
- отражает всю сумму отпускных в 6-НДФЛ за полугодие (период выплаты), а НДФЛ перечисляет в срок до 28 июня (если налог удержан до 22 числа) или до 5 июля (если удержан с 23 по 30 июня)․
- Отпускные при отпуске с 1-го числа начисляются и выплачиваются в предыдущем месяце — не позднее чем за три календарных дня до начала отдыха․
- Расчётный период — 12 месяцев, предшествующих месяцу отпуска, даже если зарплата за последний месяц ещё неизвестна․
- После начисления зарплаты за последний месяц расчётного периода отпускные следует пересчитать и доплатить при необходимости․
- В 6-НДФЛ отпускные отражаются полностью в том периоде, когда они выплачены, без распределения по месяцам отпуска․
Грамотная организация расчёта позволит избежать нарушений сроков выплаты отпускных и претензий со стороны работников и контролирующих органов․