Современный бизнес всё чаще выходит за пределы одного населённого пункта: компания зарегистрирована в одном городе, офис расположен в другом, а руководитель фактически работает в третьем․ Такая ситуация порождает множество вопросов у кадровиков и бухгалтеров: какой адрес указывать в трудовом договоре, где должен находиться директор, что вносить в ЕГРЮЛ․ Разберёмся во всех нюансах подробно․
Что такое место нахождения юридического лица
Согласно пункту 2 статьи 54 Гражданского кодекса РФ, место нахождения юридического лица определяется местом его государственной регистрации на территории Российской Федерации путём указания наименования населённого пункта (муниципального образования)․ Например, в качестве места нахождения можно указать город Москва или городской округ Химки Московской области․
Место нахождения организации необходимо:
- зафиксировать в учредительных документах (уставе);
- указать при регистрации юридического лица для последующего внесения в ЕГРЮЛ (п․ 3 ст․ 54 ГК РФ)․
Важно понимать: адрес юридического лица указывается в пределах места нахождения, это конкретный адрес, по которому с организацией можно связаться и по которому, как правило, находится её постоянно действующий исполнительный орган, то есть директор․
Директор работает в другом городе: правовая позиция
На практике нередко встречается ситуация, когда руководитель головной организации фактически трудится в одном из обособленных подразделений, расположенном в другом городе․ Законодательно это не запрещено, однако следует учитывать ряд моментов;
Директор общества осуществляет функцию единоличного исполнительного органа, то есть выполняет трудовую функцию, указанную в его трудовом договоре, по месту нахождения организации․ При этом закон не обязывает руководителя физически постоянно присутствовать по юридическому адресу — он вправе исполнять обязанности дистанционно или находясь в обособленном подразделении․
Однако нужно помнить о рисках:
- Достоверность адреса в ЕГРЮЛ․ Если по юридическому адресу отсутствует связь с организацией (письма возвращаются, руководитель там не появляется), налоговый орган может внести в ЕГРЮЛ отметку о недостоверности сведений об адресе․
- Постановка на учёт обособленного подразделения․ Если в другом городе созданы стационарные рабочие места на срок более одного месяца, организация обязана встать на налоговый учёт по месту нахождения такого подразделения (ст․ 83 НК РФ)․
- Уплата НДФЛ и страховых взносов․ НДФЛ с доходов работников обособленного подразделения перечисляется по месту нахождения подразделения․
Как указать место работы в трудовом договоре
Место работы — обязательное условие трудового договора (абз․ 2 ч․ 2 ст․ 57 ТК РФ)․ Обычно его указывают в разделе «Предмет договора»․ Здесь действуют следующие правила․
Общий случай
По общему правилу работодатель в качестве места работы может указать только населённый пункт, но вправе также указать и точный адрес офиса․ То есть формулировка «место работы — ООО „Пример“, г․ Казань» является допустимой․
Работа в обособленном подразделении в другой местности
Если работник (в т․ч․ директор) принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении, расположенном в другой местности, то в трудовом договоре обязательно указывается место работы с наименованием обособленного подразделения и его местонахождения․ Это прямое требование статьи 57 ТК РФ․
Пример формулировки:
«Работник принимается на должность генерального директора․ Место работы, обособленное подразделение ООО „Пример“ в г․ Казани, расположенное по адресу: г․ Казань, ул․ Примерная, д․ 1»․
Какой город указывать как место заключения договора
Частый вопрос: работник находится в обособленном подразделении (например, в Казани), а представитель работодателя, подписывающий договор,, в головном офисе в Москве․ Какой город указать? Практика допускает оба варианта, однако логичнее указывать город, где договор фактически подписан сторонами, либо место нахождения работодателя․ Главное — чтобы это не вводило в заблуждение относительно места работы, которое прописывается отдельно․
Реквизиты и адреса в договоре
В реквизитах трудового договора юридический адрес компании прописывается полностью, так, как он указан в ЕГРЮЛ․ А в разделе «Условия договора» достаточно указать город, посёлок или иной населённый пункт, в котором будет трудиться работник․
Практические рекомендации
- Проверьте устав․ Убедитесь, что место нахождения в уставе и ЕГРЮЛ совпадают․
- Обеспечьте связь по юридическому адресу․ Даже если директор работает в другом городе, по юридическому адресу должна быть возможность получения корреспонденции․
- Оформите обособленное подразделение корректно․ При наличии стационарных рабочих мест в другом городе встаньте на учёт в налоговом органе․
- Правильно пропишите место работы․ Если директор трудится в обособленном подразделении в другой местности, укажите это в трудовом договоре со ссылкой на подразделение․
- Учитывайте налоговые последствия․ НДФЛ и отчётность по работникам подразделения сдаются по месту его нахождения․
То, что директор фактически находится в другом городе, само по себе не являеться нарушением․ Главное, корректно оформить документы: внести достоверные сведения в ЕГРЮЛ, правильно указать место работы в трудовом договоре с учётом требований статьи 57 ТК РФ и исполнить налоговые обязанности по месту нахождения обособленного подразделения․ Такой подход позволит избежать претензий со стороны налоговых органов и трудовой инспекции․