Многие работодатели сталкиваются с вопросом: нужно ли удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы, если организация компенсирует работнику расходы на прохождение обязательного медицинского осмотра? Разберёмся в этом вопросе подробно, опираясь на разъяснения Минфина и ФНС России.
Когда медосмотр является обязательным
Согласно трудовому законодательству Российской Федерации, обязательные медицинские осмотры проходят работники:
- занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;
- работающие в сфере торговли, общественного питания, образования, здравоохранения;
- водители транспортных средств;
- работники в возрасте до 21 года;
- иные категории сотрудников в соответствии со статьёй 213 ТК РФ.
Расходы на проведение обязательных медосмотров несёт работодатель. Однако на практике нередко работник (или соискатель при приёме на работу) оплачивает медосмотр самостоятельно, а затем организация возмещает ему эти затраты.
НДФЛ: компенсация не облагается
Ключевая позиция официальных органов заключается в следующем: суммы возмещения работнику расходов на прохождение обязательного медицинского осмотра не облагаются НДФЛ.
Обоснование: оплата работодателем стоимости обязательных медосмотров, проведённых в соответствии с требованиями трудового законодательства, не может быть признана экономической выгодой (доходом) работника. Работник проходит осмотр не в личных интересах, а в силу требований закона и в интересах работодателя. Следовательно, дохода, подлежащего обложению НДФЛ, не возникает.
Эта позиция подтверждена, в частности:
- письмом Минфина России от № 03-15-07/42587;
- письмом ФНС России от № БС-4-11/6374, которым позиция Минфина доведена до нижестоящих налоговых органов.
Страховые взносы: начислить придётся
Ситуация со страховыми взносами иная. Статья 422 НК РФ содержит закрытый перечень компенсационных выплат, которые не облагаются страховыми взносами. Суммы возмещения расходов на медосмотр в этот перечень не включены.
Поэтому официальная позиция Минфина и ФНС такова:
- НДФЛ — не удерживается;
- страховые взносы — начисляются на сумму компенсации.
Альтернативная точка зрения
Стоит отметить, что у работодателей есть шансы отстоять в суде позицию о неначислении взносов. Аргумент: компенсация расходов на обязательный медосмотр не является выплатой в рамках трудовых отношений в пользу работника, а представляет собой возмещение затрат, понесённых в интересах работодателя. Однако если организация не готова к спорам с контролирующими органами, безопаснее начислить взносы.
Как избежать лишних взносов
Чтобы минимизировать налоговую нагрузку, работодатель может организовать процесс иначе:
- Заключить договор напрямую с медицинской организацией. В этом случае работодатель сам оплачивает медосмотры, работник не несёт расходов, и объекта обложения взносами не возникает.
- Выдать работнику денежные средства под отчёт на оплату медосмотра с последующим предоставлением авансового отчёта и чеков.
- Оформить направление на медосмотр с оплатой по безналичному расчёту.
Компенсация соискателю при приёме на работу
Отдельная ситуация, возмещение расходов на предварительный медосмотр кандидату, который ещё не является работником. Здесь позиция контролёров также различается:
- НДФЛ с компенсации за обязательный предварительный медосмотр, как правило, не удерживается (нет экономической выгоды);
- по страховым взносам есть нюанс: если трудовой договор ещё не заключён, выплата не относиться к объекту обложения взносами, поскольку лицо не является застрахованным в рамках трудовых отношений с данной организацией. Однако если компенсация выплачивается уже после трудоустройства, взносы начисляются.
- Компенсация расходов на обязательный медосмотр не облагается НДФЛ — это не доход работника.
- Страховые взносы на сумму компенсации по официальной позиции Минфина и ФНС начисляются, так как такая выплата не поименована в статье 422 НК РФ.
- Оптимальный вариант — оплачивать медосмотры напрямую медицинской организации, тогда вопрос о налогах и взносах не возникает вовсе.
- Если медосмотр не является обязательным по закону, компенсация его стоимости облагается и НДФЛ, и взносами в общем порядке.
Важно: налоговое законодательство и разъяснения контролирующих органов могут меняться. Перед принятием решения рекомендуется сверяться с актуальными письмами Минфина и ФНС или запросить персональное разъяснение в своей налоговой инспекции.