Ситуация, когда сотрудник теряет близкого человека, требует от работодателя не только человеческого участия, но и соблюдения определенных юридических процедур. В Трудовом кодексе РФ (ТК РФ) нет прямой обязанности выплачивать материальную помощь в связи со смертью родственника работника (ст. 8, 137 ТК РФ). Однако большинство организаций предусматривают такие выплаты в локальных нормативных актах (ЛНА), коллективных договорах или трудовых договорах.
Правовые основания для выплаты
Локальные нормативные акты и коллективный договор
Основанием для начисления материальной помощи является:
- Коллективный договор (ст. 40 ТК РФ);
- Локальный нормативный акт — Положение о материальной помощи, Положение о социальных гарантиях, Положение об оплате труда (ст. 8, 135 ТК РФ);
- Трудовой договор — если условие о выплате помощи закреплено индивидуально (ст. 57 ТК РФ).
Важно: Если в организации нет документа, устанавливающего выплату помощи, работодатель не обязан её производить (пояснения Роструда, судебная практика).
Кто считается близким родственником?
Перечень родственников, в случае смерти которых выплачивается помощь, определяется работодателем самостоятельно в ЛНА. Обычно к ним относят (по аналогии со ст. 14 Семейного кодекса РФ и п. 8 ст. 217 НК РФ):
- Супруга (супругу);
- Родителей (в т.ч. усыновителей) и детей (в т.ч. усыновленных);
- Супругов детей и родителей супругов;
- Братьев и сестер (сверстных и неполных);
- Дедушек, бабушек, внуков;
- Приемных родителей и приемных детей.
Размер и порядок выплаты
Определение суммы
Сумма помощи не регламентируется законом и устанавливается работодателем в ЛНА. Практика показывает следующие подходы:
- Фиксированная сумма (например, 10 000 – 50 000 руб.);
- Процент от тарифной ставки (оклада);
- Градация в зависимости от степени родства (больше — за супруга/ребенка/родителя, меньше — за бабушку/дядю).
Документальное оформление
- Заявление сотрудника с просьбой о предоставлении материальной помощи (образец обычно прилагается к Положению).
- Документы, подтверждающие факт смерти и родственные отношения:
- Свидетельство о смерти (оригинал и копия);
- Свидетельство о рождении / браке / усыновлении (для подтверждения родства);
- Паспорт сотрудника.
- Приказ (распоряжение) руководителя о начислении материальной помощи (по форме, утвержденной организацией, или в свободной форме с обязательными реквизитами).
- Расчетный лист (Т-51, Т-53) или ведомость на выплату.
Налогообложение НДФЛ (ст. 217 НК РФ)
Согласно п. 8 ст. 217 Налогового кодекса РФ, материальная помощь в связи со смертью члена семьи не облагается НДФЛ при выполнении двух условий:
- Выплата произведена работнику (или бывшему работнику-пенсионеру) в связи с гибелью члена его семьи.
- Сумма выплаты не превышает 4 000 рублей в налоговом периоде (календарном году) по каждому случаю.
Пример: Работодатель выплатил 15 000 руб. помощи. 4 000 руб. — не облагаются НДФЛ. Оставшиеся 11 000 руб. — подлежат облажению НДФЛ (13% для резидентов, 30% для нерезидентов). Налоговый агент (работодатель) удерживает налог при фактической выплате денежных средств.
Страховые взносы
Порядок обложения страховыми взносами определяется ФЗ-212 (ст. 20.1, 20.2) и разъяснениями ФНС (в т.ч. Письмо ФНС от № БС-4-11/1876@).
Выплата работнику (живому сотруднику)
Материальная помощь в связи со смертью родственника не подлежит обложению страховыми взносами, если:
- Она предусмотрена ЛНА / коллективным договором;
- Она не имеет стимулирующего характера (не привязана к КПИ, результатам работы);
- Сумма не превышает установленные лимиты (в рамках разумности, суды ориентируются на суммы, не превышающие среднемесячную зарплату по региону/организации).
В РСВ: Такие суммы отражаются в разделе 1, строка 160 (доходы, не подлежащие обложению взносами).
Выплата наследникам умершего сотрудника (другой случай)
Если речь идет о выплате наследнику умершего работника (заработная плата, компенсация за неиспользованный отпуск, материальная помощь в связи со смертью самого работника):
- Выплаты, связанные с трудовой деятельностью умершего (зарплата, компенсации) — облагаются взносами (по общему правилу ст. 20.1 ФЗ-212).
- Материальная помощь в связи со смертью работника, выплаченная наследникам — НЕ облагается взносами, так как выплачивается не в рамках трудовых отношений (п. 1 ст. 20.1 ФЗ-212, судебная практика).
Судебная практика и важные нюансы
Отказ в выплате — основания для спора?
Если в ЛНА выплата закреплена как гарантированная («работнику предоставляется помощь..;»), отказ недопустим. Если формулировка допускает усмотрение работодателя («работнику может быть предоставлена помощь…»), суд, как правило, стоит на стороне работодателя.
Авансовые отчеты и долги умершего
Согласно ст. 141 ТК РФ и судебной практике (например, определение Леноблсуда от № 33-3692/2019), неизрасходованные авансовые суммы (в т.ч. командировочные) не могут быть удержаны из причитающихся умершему сотруднику сумм, а долг по авансу не взыскивается с наследников в судебном порядке, так как обязанность по возврату аванса неразрывно связана с личностью работника.
Несчастный случай на производстве
Если смерть родственника произошла в результате несчастного случая на производстве у работодателя, применяются специальные нормы (ст. 227–231 ТК РФ, ФЗ-125 «Об обязательном страховании от несчастных случаев на производстве…»). В этом случае выплаты (компенсации, ренты) производятся за счет средств Социального фонда России (СФР) и работодателя по иным правилам, часто в больших размерах.
Чек-лист для кадровика и бухгалтера
| Этап | Действие | Нормативная база |
|---|---|---|
| Проверка ЛНА | Есть ли Положение о материальной помощи? Предусмотрена ли выплата за смерть родственника? Зафиксирован ли размер? | ст. 8, 135 ТК РФ |
| Сбор документов | Заявление, копия свидетельства о смерти, документы о родстве, паспорт сотрудника. | ЛНА организации |
| Издание приказа | Приказ о начислении материальной помощи с указанием основания, суммы и срока выплаты. | ст. 136 ТК РФ |
| Начисление в ЗУП | Начисление коду дохода, не облагаемому взносами (при соблюдении условий). Раздельный учет для НДФЛ (лимит 4000 руб.). | п. 8 ст. 217 НК РФ, ст. 20.1 ФЗ-212 |
| Выплата и удержание НДФЛ | Выплата в установленный срок (не позднее дня выдачи зарплаты по ст. 136 ТК РФ). Удержание НДФЛ с суммы, превышающей 4000 руб. | ст. 136 ТК РФ, ст. 226 НК РФ |
| Отчетность | Отражение в РСВ (стр. 160 разд. 1 — часть без взносов, стр. 020 — часть с взносами, если превышен лимит разумности), в 6-НДФЛ (доход код 2760). | Приказ ФНС № ЕД-7-11/… (формат РСВ), Приказ ФНС № ЕД-7-11/… (6-НДФЛ) |
Психологическая поддержка (рекомендации)
Хотя закон не обязывает, современные стандарты HR-менеджмента (и информация из открытых источников, например, статьи 2025 г.) рекомендуют работодателям:
- Предоставить отгул за свой счет (по заявлению сотрудника, ст. 128 ТК РФ — до 5 дней в год, можно больше по соглашению сторон) или отпуск за свой счет.
- Организовать доступ к программе помощи сотрудникам (EAP) — консультации психолога за счет компании.
- Проявить гибкость в графике работы (удаленка, гибкое начало дня) в период острой скорби.
Выплата материальной помощи при смерти близкого родственника — это социальная гарантия, которая формируется работодателем добровольно (через ЛНА). Ключевые моменты для соблюдения законодательства:
- Закрепить условие и размер выплаты в локальном акте.
- Строго следовать процедуре: заявление → документы → приказ → выплата.
- Правильно применить налоговые льготы: 4 000 руб. — без НДФЛ, остальное — с удержанием налога.
- Исключить обложение страховыми взносами, если выплата не имеет стимулирующего характера и соответствует рыночному уровню.
Грамотное оформление защитит организацию от претензий налоговых органов, профсоюзов и судов, а также проявит заботу о сотруднике в трудную жизненную ситуацию.