Смерть работника — это обстоятельство, прекращающее трудовой договор по основанию, не зависящему от воли сторон (п. 6 ст. 83 ТК РФ). Для работодателя это событие влечет за собой строгий алгоритм действий: от оформления приказа до расчета и выплаты всех причитающихся средств наследникам или членам семьи. Ошибки в этой процедуре чреваты штрафами, материальной ответственностью и конфликтами с надзорными органами.

В данной статье подробно разбираем, какие выплаты положены, в какие сроки их производить, как правильно оформить документы и сдать отчетность в 2026 году.

Правовые основания и дата увольнения

Трудовой договор прекращается автоматически в день смерти работника. Работодатель не уволняет сотрудника «по инициативе» или «по соглашению сторон» — он лишь фиксирует наступившее правовое факту документами.

Ключевой момент: дата прекращения ТД

• Дата увольнения в приказе — это день смерти работника, указанный в свидетельстве о смерти (или дата вступления в силу решения суда о признании умершим).
• Если человек умер в выходной или праздничный день, увольнение оформляется именно этой датой.
• Дата самого приказа — день получения работодателем свидетельства о смерти (документа-основания).

Допустимые документы-основания (ст. 84.1 ТК РФ, ст. 68 № 143-ФЗ):

1. Свидетельство о смерти, выданное органом ЗАГС.
2. Решение суда о признании гражданина умершим, вступившее в законную силу (ст. 45 ГК РФ).

Важно: Устные сообщения, некрологи, звонки из больницы или посты в соцсетях не являются основанием для оформления увольнения. До получения официального документа в табеле учета рабочего времени проставляется код «НН» (неявка по невыясненным причинам). После получения свидетельства коды исправляются на «неявка по причине смерти» с даты фактического наступления события.

Перечень обязательных выплат (Компенсации)

Семья или наследники умершего работника имеют право на получение всех заработанных, но не выплаченных средств. Налоговый агент (работодатель) обязан произвести расчет и выплату.

Что входит в итоговый расчет:

• Заработная плата за фактически отработанное время до дня смерти включительно.
• Компенсация за неиспользованный ежегодный оплачиваемый отпуск (ст. 127 ТК РФ). Рассчитывается за каждый полностью отработанный рабочий год и неполный год (если он дает право на отпуск более чем за 11 месяцев). НДФЛ с этой суммы удерживается.
• Выплаты по итогам года (премии, бонусы), если они предусмотрены локальными актами и заработаны к дате смерти.
• Больничный лист, если работник был на временной нетрудоспособности до смерти. Оплата производится по общим правилам (за счет ФСС/СФР и работодателя), выплачивается членам семьи.
• Иные выплаты, предусмотренные коллективным договором, локальными нормативными актами или трудовым договором (например, материальная помощь на погребение, если она зафиксирована в документах организации).

Отсутствует: Выходное пособие (компенсация по п. 1 ч. 1 ст. 178 ТК РФ) при смерти работника не выплачивается, так как это основание увольнения не относится к сокращению штата или ликвидации организации.

Сроки и порядок выплаты средств

Согласно ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ и ч. 6 ст. 140 ТК РФ, выплаты производятся не позднее недельного срока со дня подачи документов членом семьи (наследником), обратившимся первым.

Алгоритм действий:

1. Член семьи предоставляет: свидетельство о смерти, документ, подтверждающий родство (свидетельство о браке, рождении и т.д.), заявление на выплату, банковские реквизиты.
2. Работодатель рассчитывает суммы, удерживает НДФЛ (кроме случаев, описанных ниже), готовит расчетный лист (Т-51/Т-53 или аналог).
3. Деньги перечисляются на карту получателя или выдаются через кассу под расписку.

Особенности налогообложения (НДФЛ и страховые взносы):

• НДФЛ: Удерживается со всех выплат, имеющих компенсационный характер (зарплата, компенсация за отпуск, премии). Не удерживается с материальной помощи на погребение (в пределах 4 000 руб. на каждого получателя, если выплата предусмотрена локальным актом — п. 17 ст. 217 НК РФ).
• Страховые взносы: Начисляются на все выплаты, имеющие возмездный характер (зарплата, компенсация за отпуск, премии). Не начисляются на материальную помощь на погребение (в разумных пределах, не связанной с трудовой функцией) и на выплаты по больничным листам (оплачиваемые за счет СФР).

Оформление трудовой книжки и СТД-Р

Бумажная трудовая книжка (если сотрудник не перешел на СТД):

• Запись вносится по Правилам ведения трудовых книжек (Постановление Минтруда РФ от № 69).
• Графа 1: Порядковый номер.
• Графа 2 (Дата): День внесения записи (фактический день оформления после получения свидетельства).
• Графа 3 (Запись): «Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника. П. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ». В тексте записи указывается дата смерти по свидетельству.
• Графа 4: Номер и дата приказа о прекращении ТД.

Книжка выдается члену семьи под расписку в журнале выдачи (Т-3) или отправляется почтой (заказное письмо с описью и уведомлением) на основании письменного заявления родственника.

Электронный трудовой стаж (СТД-Р):

Если работник оформил СТД, работодатель направляет сведения в СФР (форму СТД-Р) в порядке, установленном Приказом Минтруда от № 767н.

• Дата прекращения работы — день смерти.
• Основание — п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ.
• Родственнику по заявлению выдается выписка из СТД-Р (форма утверщена тем же приказом).

Оформление приказа (Форма Т-8 или свободная форма)

Приказ изготавливается на бланке Т-8 (Постановление Госкомстата от № 1) или в свободной форме (если организация отказалась от унифицированных форм).

Обязательные реквизиты приказа:

• Наименование организации.
• Дата приказа — день получения свидетельства о смерти.
• Номер приказа.
• ФИО умершего работника.
• Дата прекращения трудового договора, день смерти (по свидетельству).
• Основание: «В связи со смертью работника, п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ».
• Документ-основание: реквизиты свидетельства о смерти (серия, номер, дата выдачи, наименование ЗАГС) или решения суда.
• Отметка об ознакомлении: «Ознакомить работника с приказом невозможно по причине его смерти» (ссылка на ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ). Подпись работника не ставится.
• Подпись руководителя и печать (при наличии);

Отчетность в СФР: ЕФС-1 и подраздел 1.1

Одна из частых ошибок — пропуск сдачи сведений в подразделе 1.1 формы ЕФС-1.

Порядок сдачи:

1. Событие «Прием на работу / Перевод / Увольнение» (раздел 1): Сдается в обычном порядке в следующем отчетном периоде (квартал) после увольнения. Указывается дата увольнения (день смерти) и код основания «6» (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ).
2. Подраздел 1.1 «Сведения о выплатах, подлежащих уплате застрахованному лицу (членам его семьи)…»: Обязателен к сдаче. В нем отражаются все выплаты, произведенные после смерти работника (зарплата, компенсация за отпуск, материальная помощь, больничный).

Срок сдачи подраздела 1.1: Не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем выплаты сумм (п. 5.1 ст. 14 Федерального закона от № 439-ФЗ). Если выплата произведена в декабре — до 15 января следующего года.

Игнорирование подраздела 1.1 ведет к начислению штрафов по ст. 126 НК РФ (за несдачу сведений, необходимых для назначения пенсии/пособий).

Частые ошибки и риски

Действия, если родственники не обращаются

Если в течение длительного времени никто не забирает трудовую книжку и не требует выплаты:

• Работодатель не имеет права уничтожать или утилизировать трудовую книжку.
• Книжку хранят в организации (в сейфе/архиве) до обращения наследника.
• Денежные средства (зарплата, компенсация) переводятся на банковский счет организации как «невостребованные» и хранятся до предъявления требования (срок исковой давности — 3 года общего порядка, ст. 196 ГК РФ).
• Рекомендуется направить официальное письмо-запрос в ЗАГС или нотариуса по месту открытия наследственного дела для уведомления наследников.

Резюме: чек-лист для кадровика и бухгалтера

1. [ ] Получить свидетельство о смерти (оригинал или нотариальную копию) или решение суда.
2. [ ] Исправить табель: с даты смерти поставить код «неявка по причине смерти» (или «Г» — если был в больничном до смерти).
3. [ ] Издать приказ (Т-8/свободная форма) с датой прекращения ТД = дата смерти, датой приказа = дата получения свидетельства, отметкой «Ознакомить невозможно».
4. [ ] Внести запись в трудовую книжку (дата записи = день оформления, текст = дата смерти) ИЛИ направить СТД-Р в СФР.
5. [ ] Рассчитать итоговый расчет: зарплата + компенсация за отпуск + премии + больничный (если был) + материальная помощь (если в ЛНА).
6. [ ] Удержать НДФЛ (кроме погребальной помощи до 4000 руб.), начислить взносы (кроме больничного и погребальной помощи).
7. [ ] Выплатить деньги члену семьи (первому обратившемуся) в течение 7 дней со дня подачи заявления и документов.
8. [ ] Выдать трудовую книжку под расписку (или отправить почтой с уведомлением).
9. [ ] Сдать ЕФС-1: Раздел 1 (увольнение) в квартальном отчете + Подраздел 1.1 (выплаты) до 15-го числа след. месяца.

Грамотное оформление увольнения в связи со смертью работника — это не только соблюдение Трудового кодекса, но и этическая обязанность работодателя перед семьей умершего. Своевременная выплата всех причитающихся средств и корректная сдача отчетности в СФР избавят организацию от проверок, штрафов и судебных споров с наследниками.