Многие работодатели компенсируют сотрудникам расходы на проезд — к месту работы, к месту отпуска, в командировках и в иных ситуациях. При этом у бухгалтеров регулярно возникает вопрос: нужно ли начислять страховые взносы на такие выплаты? Ответ зависит от вида компенсации и основания ее выплаты. Разберем основные ситуации.
Общее правило
По общему правилу выплаты в пользу работников в рамках трудовых отношений облагаются страховыми взносами (п. 1 ст. 420 НК РФ). Однако статья 422 НК РФ устанавливает перечень выплат, которые освобождаются от взносов. Ключевое значение имеет то, предусмотрена ли компенсация законодательством РФ или выплачивается по решению работодателя.
Когда компенсация проезда НЕ облагается страховыми взносами
- Командировочные расходы. Оплата проезда к месту командировки и обратно не облагается взносами при наличии подтверждающих документов (п. 2 ст. 422 НК РФ).
- Проезд к месту отпуска для работников Крайнего Севера. Компенсация стоимости проезда к месту отпуска и обратно, а также провоза багажа до 30 кг для работников районов Крайнего Севера и приравненных местностей не облагается взносами и НДФЛ, поскольку предусмотрена законодательством (ст. 325 ТК РФ, п. 1 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ).
- Льготы по проезду, установленные законодательством. Стоимость льгот по проезду, предоставляемых отдельным категориям работников по законодательству РФ, взносами не облагается (п. 2 ст. 422 НК РФ).
- Компенсация за использование личного транспорта. Возмещение расходов за использование личного имущества в служебных целях в пределах соглашения сторон не облагается взносами (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).
Когда компенсация облагается страховыми взносами
Если работодатель по собственной инициативе оплачивает сотрудникам проезд к месту работы и обратно (проездные билеты, бензин, каршеринг, такси), такая выплата признается объектом обложения страховыми взносами и НДФЛ. Это подтверждают многочисленные разъяснения Минфина (в частности, письма от № 03-04-05/120763, от № 03-03-) и СФР (письмо от № 19-20/24886).
Позиция чиновников: оплата проезда к месту работы не является исполнением законодательно установленной обязанности работодателя, а значит, представляет собой доход работника. В базу по страховым взносам включается сумма компенсации либо стоимость выданных билетов (с учетом НДС).
Фиксированная компенсация через зарплату
Если по локальному положению организации сотрудникам выплачивается фиксированная компенсация проезда через заработную плату, то:
- она облагается страховыми взносами и НДФЛ в полном объеме;
- в бухгалтерском учете признается расходом по обычным видам деятельности с проводками по дебету счетов затрат (20, 25, 26, 44) и кредиту счета 70;
- для принятия в расходы по налогу на прибыль выплата должна быть закреплена в трудовом или коллективном договоре (п. 25 ст. 255 НК РФ) и подтверждена первичными документами (положение, расчетная ведомость).
Компенсация проезда кандидатам на собеседование
Оплата проезда иногородних кандидатов, не состоящих в трудовых отношениях с организацией, страховыми взносами не облагается, поскольку отсутствует объект обложения (нет трудовых или гражданско-правовых отношений). Однако с суммы компенсации может возникнуть обязанность удержать НДФЛ, если выплата признается доходом физического лица.
Практические рекомендации
- Закрепите порядок и размеры компенсации в локальном нормативном акте, трудовом или коллективном договоре.
- Храните подтверждающие документы: билеты, чеки, заявления сотрудников, приказы.
- Разделяйте компенсации, установленные законом (не облагаются), и добровольные выплаты работодателя (облагаются).
- При спорных ситуациях учитывайте, что суды иногда встают на сторону налогоплательщиков, однако позиция Минфина и СФР остается строгой.
Компенсация проезда сотрудникам облагается страховыми взносами во всех случаях, кроме прямо предусмотренных законодательством: командировок, отпускных проездов «северян», установленных законом льгот и возмещения за использование личного имущества. Добровольная оплата проезда к месту работы — это облагаемый доход работника, с которого необходимо начислить взносы и удержать НДФЛ.