Работникам‚ занятым на работах с вредными условиями труда‚ по законодательству РФ (ст. 222 ТК РФ) положена бесплатная выдача молока или других равноценных пищевых продуктов. Однако по письменному заявлению работника выдача молока может быть заменена компенсационной выплатой в размере‚ эквивалентном стоимости молока. В этой статье подробно разберём‚ как настроить и начислять такую компенсацию в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8‚ редакция 3.1 (а также в 1С:ЗКГУ 3).

Нормативная база

• Статья 222 ТК РФ — обязанность работодателя выдавать молоко работникам‚ занятым на работах с вредными условиями труда;
• Приказ Минздрава России о нормах и условиях бесплатной выдачи молока (норма — 0‚5 л за смену независимо от её продолжительности);
• Замена выдачи молока компенсационной выплатой производится на основании письменного заявления работника и должна быть предусмотрена коллективным и (или) трудовым договором;
• Компенсация начисляется только за фактически отработанные дни (смены) во вредных условиях. За время отпуска‚ больничного‚ командировки и работы в нормальных условиях выплата не производится.

Налогообложение компенсации

Компенсационная выплата взамен выдачи молока в пределах установленных норм:

• не облагается НДФЛ (п. 2 ст. 217 НК РФ) — при соблюдении норм и наличии подтверждённых вредных условий (результаты СОУТ);
• не облагается страховыми взносами (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ) в пределах норм;
• учитывается в расходах по налогу на прибыль как расходы на оплату труда.

Если выплата производится сверх норм или без подтверждения вредности условий труда‚ суммы подлежат налогообложению в общем порядке.

Настройка вида расчета в 1С:ЗУП 3.1

Шаг 1. Создание начисления

Перейдите в раздел Настройка → Начисления и создайте новый вид расчета‚ например «Компенсация стоимости молока».

Шаг 2. Настройка формулы расчета

Типовой вариант формулы:

СтоимостьМолока * КоличествоСмен

где:

• СтоимостьМолока — показатель (стоимость 0‚5 л молока)‚ задаётся для организации или подразделения документом «Значения показателей начисления зарплаты»;
• КоличествоСмен, показатель‚ вводимый за месяц по каждому сотруднику (фактически отработанные смены во вредных условиях).

Шаг 3. Настройка показателей

1. Создайте показатель «Стоимость молока» (тип — денежный‚ назначение — для организации)‚ вводится ежемесячно или при изменении цены.
2. Создайте показатель «Количество смен во вредных условиях» (назначение — для сотрудника‚ вводится ежемесячно).

Шаг 4. Назначение начисления

Есть два основных подхода:

• Плановое начисление, назначается в кадровых документах (Приём на работу‚ Кадровый перевод)‚ рассчитывается автоматически в документе «Начисление зарплаты и взносов»;
• Разовое начисление — вводится документом «Разовое начисление» (Зарплата → Разовые начисления) фиксированной суммой или по формуле. Этот вариант удобен‚ если сотрудник работает во вредных условиях не постоянно.

Учёт частичной работы во вредных условиях

На практике часто встречается ситуация‚ когда сотрудник занят на нескольких местах работы‚ и вредные условия присутствуют только на части из них. В этом случае:

• настройте начисление с формулой по количеству отработанных смен во вредных условиях;
• количество смен вводите ежемесячно документом «Данные для расчета зарплаты» (предварительно настроив шаблон в разделе Настройка → Шаблоны документов ввода исходных данных);
• либо используйте документ «Разовое начисление»‚ где сумма указывается вручную по данным табеля.

Настройка проводок (отражения в учёте)

Если для разных сотрудников требуются разные проводки (например‚ разные статьи затрат или счета)‚ настройте отражение в учёте:

1. Раздел Зарплата → Отражение зарплаты в бухучёте → Способы отражения зарплаты в бухучёте, создайте нужные способы отражения.
2. Способ отражения можно задать на уровне организации‚ подразделения‚ сотрудника (документ «Бухучёт сотрудников») или конкретного начисления.
3. Приоритет: настройка для начисления и сотрудника имеет более высокий приоритет‚ чем общая настройка по организации.

Настройка НДФЛ и взносов в виде расчета

• На вкладке «Налоги‚ взносы‚ бухучёт» вида расчета укажите: НДФЛ — не облагается (код дохода не указывается либо используется соответствующий код вычета по решению организации);
• Страховые взносы — «Доходы‚ целиком не облагаемые страховыми взносами» (компенсации по ст. 422 НК РФ);
• Налог на прибыль — п. 3 ст. 255 НК РФ (или иной пункт по учётной политике).

Особенности для бюджетных учреждений (1С:ЗКГУ 3)

В государственных и муниципальных учреждениях порядок аналогичен‚ но дополнительно:

• издаётся приказ о порядке осуществления компенсационной выплаты (например‚ «О порядке осуществления компенсационной выплаты в размере‚ эквивалентном стоимости молока»);
• настраивается статья финансирования и КОСГУ/КВР в способах отражения;
• количество смен может вводиться через документы ввода данных для расчета зарплаты.

Типичные ошибки и рекомендации

• Начисление за неотработанное время. Компенсация положена только за фактически отработанные смены во вредных условиях — исключайте дни отпусков‚ больничных‚ простоев.
• Отсутствие заявления работника. Без письменного заявления заменить выдачу молока деньгами нельзя.
• Отсутствие результатов СОУТ. Без подтверждённого класса вредности выплата будет облагаться НДФЛ и взносами.
• Неверная формула. Проверьте‚ что в формуле используется показатель количества смен‚ а не отработанных дней по графику в целом.

Настройка денежной компенсации стоимости молока в 1С:ЗУП 3.1 не вызывает сложностей: достаточно создать вид расчета с формулой «стоимость × количество смен»‚ настроить показатели‚ корректно указать налогообложение и способы отражения в учёте. Для сотрудников с частичной занятостью во вредных условиях удобно использовать документ «Разовое начисление» или ввод количества смен через «Данные для расчета зарплаты». Главное — обеспечить документальное оформление: заявления работников‚ приказ‚ результаты спецоценки условий труда.