Использование сотрудниками личных автомобилей для служебных нужд — распространенная практика, которая требует строгого соблюдения трудового, налогового и бухгалтерского законодательства. С 25 мая 2026 года в силу вступили значительные изменения, установленные Федеральным законом от г., затрагивающие лимиты необлагаемого дохода и порядок учета расходов. Ниже представлен подробный разбор правил оформления, налогообложения и бухгалтерских проводок.

Правовая база и виды выплат

Регулирование вопроса строится на трех кодексах:

• ТК РФ (ст. 168.1): работодатель обязан возмещать сотруднику расходы, связанные с использованием личного имущества (авто) в производственных целях, если это предусмотрено трудовым договором, коллективным договором или локальным нормативным актом (ЛНА).
• НК РФ (ст. 217, п. 2; ст. 252, п. 1, п. 22): определяет лимиты, до которых выплаты не облагаются НДФЛ и учитываются в расходах по налогу на прибыль.
• ФЗ-402 «О бухгалтерском учете»: требует документального подтверждения хозяйственных операций.

Существует два основных способа компенсации:

1. Возмещение расходов на топливо и смазочные материалы (ГСМ), по факту затрат или в пределах норм расхода.
2. Компенсация износа автомобиля (амортизации) — фиксированная сумма за каждый пройденный километр.

Изменения с 25 мая 2026 года: новые лимиты и правила

Федеральный закон от г. (вступил в силу ) скорректировал п. 2 ст. 217 НК РФ и п. 22 ст. 252 НК РФ. Главные нововведения:

Лимит на компенсацию износа (без НДФЛ и в расходы по налогу на прибыль)

Установлен единый лимит на возмещение износа автомобиля, не зависящий от мощности двигателя (в отличие от старых правил):

• До : лимиты зависели от л.с. (до 100 л.с. — 17 руб./км, 100–150 — 23 руб./км, свыше 150 — 28 руб./км).
• С : установлен единый лимит — 30 рублей за 1 км пробега по служебным целям.

Суммы в пределах 30 руб./км не облагаются НДФЛ у сотрудника и полностью включаются в состав прочих расходов организации (уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль).

Расходы на ГСМ

Порядок учета расходов на топливо остался прежним: они учитываются в пределах норм расхода топлива, утвержденных организацией на основании нормативов Минтранса/Минсельхоза с учетом региональных поправочных коэффициентов. Документом-основанием служит путевой лист (ф. № 3 или своя форма) и чеки/накладные на заправку.

Включение в состав прочих расходов

Согласно изменениям в ст. 252 НК РФ, суммы компенсации (как ГСМ, так и износ в пределах 30 руб./км) включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (п. 1 ст. 264 НК РФ), при условии документального подтверждения (путевой лист, заявление, распоряжение на поездку).

Документооборот: обязательный пакет

Без документов налоговая инспекция признает выплаты заработной платой с начислением НДФЛ (13/15/30%) и страховыми взносами (30%). Обязательный пакет:

1. Локальный нормативный акт (Положение) — регламентирует порядок, лимиты, обязанности сторон.
2. Дополнительное соглашение к трудовому договору — фиксирует согласие сотрудника использовать личный авто за компенсацию.
3. Распоряжение (приказ) на поездку, цель, маршрут, сроки.
4. Путевой лист (ф. № 3 или своя форма) — главный документ: пробег, расход топлива, подпись водителя и ответственного лица.
5. Чеки/Накладные на заправку — для подтверждения расходов на ГСМ.
6. Заявление сотрудника на выплату, с приложением копий ПТС/СТС, ОСАГО, ВУ (для проверки владения/правом управления).
7. Расчетный лист (справка-расчет) — внутренний документ бухгалтерии с расчетом суммы к выплате.

Бухгалтерские проводки (Счет 70, 69, 20/26/44/91.2)

Учет зависит от вида подразделения, где работает водитель (основное производство, управленческий аппарат, продажи).

Начисление компенсации (ГСМ + Износ) — в пределах лимитов (без НДФЛ)

Удержание и перечисление НДФЛ (если выплаты ПРЕВЫШАЮТ лимиты)

Сумма сверх 30 руб./км (износ) и сверх норм расхода топлива считается доходом сотрудника.

• Дт 70 — Кт 68 (НДФЛ) — удержание налога (13% резиденты, 30% нерезиденты).
• Дт 68 (НДФЛ) — Кт 51 — перечисление в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты.

Начисление страховых взносов

В пределах лимитов (30 руб./км + нормы ГСМ): Взносы НЕ начислены (п. 1 ст. 422 НК РФ — не входят в базу).

Сверх лимитов: Сумма сверх лимитов включается в базу взносов.

• Дт 20/26/44/91.2 — Кт 69, начисление взносов (30%: ПФР 22%, ФОМС 5.1%, ФСС 2.9% — тарифы на 2026 г.).
• Дт 69 — Кт 51 — перечисление взносов до 28 числа следующего месяца.

Выплата денежных средств сотруднику

• Дт 70, Кт 50 (Касса) — выдача наличных через кассу (с оформлением квитанции/расходного ордера).
• Дт 70 — Кт 51 (Расчетный счет) — перевод на карту (зарплатный проект).

Нюансы НДС (ВАТ)

Организация на ОСНО может принять к вычету «входной» НДС по расходам на ГСМ, если:

1. Есть накладная/чек с выделенным НДС (заправка на ОСНО).
2. ГСМ использовано для нужд облагаемых операций.
3. Есть путевой лист и приказ.

Проводка: Дт 19.03 (НДС по приобретенным ГСМ) — Кт 60 (Поставщик заправки) / 71 (Субответчик/Водитель, если он покупал за свой счет по доверенности).

Важно: НДС по компенсации износа (30 руб./км) НЕ ВЫЧИТАЕТСЯ, так как это выплата физическому лицу, не являющемуся плательщиком НДС (нет счета-фактуры).

Учет в налоге на прибыль (ст; 252, 264 НК РФ)

• ГСМ в пределах норм: Полностью в расходы (Дт 90.2 / Кт 20/26/44).
• Износ в пределах 30 руб./км: Полностью в расходы (Прочие расходы, п. 1 ст. 264 НК РФ).
• Сверх лимитов: Сумма сверх лимитов увеличивает ФОТ (фонд оплаты труда) -> в расходы идет как зарплата (п. 20 ст. 255 НК РФ), но только в пределах нормативов по оплате труда (если есть система оплаты). Если система оплаты не позволяет — риск непризнания расходов.

Типичные ошибки и риски проверок (2026 год)

• Отсутствие Путевого листа: Главная причина начисления НДФЛ + Взносы + штрафы ст. 126 НК РФ. GPS/GLONASS данные не заменяют путевой лист для налоговых целей.
• Использование старых лимитов износа: Применение 17/23/28 руб./км после приведет к переплате НДФЛ/Взносов (если платите меньше 30) или риску (если платите по старым тарифам выше 30 без налога). С лимит 30 руб./км.
• Компенсация без Приказа/Распоряжения: Поездка должна быть инициативой работодателя.
• Оплата «на карту» без оформления: Любой перевод физлицу — доход. Без пакета документов — зарплата с полным пакетом налогов.
• Включение износа в базу НДС: Ошибка, ведущая к начислению НДС, пени и штрафу ст. 122 НК РФ.
• Игнорирование норм расхода топлива: Оплата чеков «как есть» без сверки с нормами Минтранса — риск непризнания расходов по налогу на прибыль и начисления НДФЛ/Взносов на разницу.

Пример расчета (Сценарий после )

Условия: Сотрудник проехал 500 км по служебке. Норма расхода авто 10 л/100 км. Реально заправил 60 л АИ-95 по 55 руб./л (чек есть). Лимит износа 30 руб./км.

1. ГСМ: Норма = 500 км / 100 * 10 л = 50 л. Факт 60 л. Признаем 50 л.
   • Сумма ГСМ = 50 л * 55 руб. = 2 750 руб. (без НДФЛ, без взносов, в расходы, НДС вычтен 2750/12020 = 458.33 руб.).
   • Сверх нормы 10 л 55 руб. = 550 руб. — доход сотрудника (НДФЛ + Взносы).
2. Износ: 500 км * 30 руб. = 15 000 руб. (без НДФЛ, без взносов, в расходы, НДС не вычтен).

Резюме: чек-лист для бухгалтера и руководителя

1. Обновить Положение о компенсации с (зафиксировать лимит 30 руб./км).
2. Проверить доп. соглашения к ТД у всех водителей-лицах.
3. Настроить путевые листы (форму № 3 или свою с реквизитами ФЗ-402).
4. Утвердить нормы расхода топлива приказом с учетом региональных коэффициентов.
5. Разделить в 1С/ПО учет: ГСМ (с НДС) и Износ (без НДС).
6. Автоматизировать расчет: Пробег * 30 руб. = Износ; Пробег / 100 * Норма * Цена = ГСМ.
7. Контролировать: Приказ -> Путевой лист -> Чек -> Заявление -> Расчет -> Проводки -> Выплата.

Грамотное оформление компенсации за личный автотранспорт позволяет организации легально уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль и НДС (по топливу), а сотруднику — получить доход без удержания НДФЛ. Главное условие — документальная слепленность каждого километра и литра с 25 мая 2026 года по новому лимиту 30 руб./км.