Табель учета рабочего времени (формы Т-12 или Т-13) — это базовый первичный документ для расчета заработной платы, оформления отпусков, больничных и отчетности перед контролирующими органами. Грамотное заполнение табеля невозможно без понимания системы обозначений (кодов), которые фиксируют режим каждого рабочего дня сотрудника.
Важно сразу разграничить два понятия, которые часто смешивают:
- Коды режима рабочего времени (коды табеля) — буквенные или цифровые обозначения, которые ставятся в ячейках табеля напротив каждого календарного дня (например, «Я», «Б», «К», «01», «02»). Они показывают, что делал сотрудник: работал, болел, был в отпуске или прогулял.
- Коды видов выплат (коды доходов/начислений) — используються в ведомости начислений (Т-51, Т-53), расчетных листиках и отчетности (6-НДФЛ, СЗВ-ТД, ЕФС-1). Они определяют, за что именно начисляются деньги (оклад, премия, отпускные, больничные).
В данной статье подробно разберем коды табеля учета рабочего времени (так как именно они ставятся в табеле) и их связь с кодами выплат при расчете зарплаты.
Нормативная база: единые формы и право на свои коды
Основным документом, регулирующим обозначения, является Постановление Госстата РФ от № 1 «Об утверждении единых форм первичной учетной документации по труду и заработной плате». Приложения № 6 (форма Т-12) и № 7 (форма Т-13) содержат утвержденные коды.
Важное уточнение (Письмо Росстата от № 05-26/108Б): организации имеют право использовать свои собственные обозначения (как буквенные, так и цифровые), если они удобнее для учета. Однако в этом случае:
- Собственные коды должны быть закреплены во внутреннем локальном нормативном акте (Положении о табеле, Указе директора и т.д.).
- В самом табеле (в его нижней части или в приложении) должен быть приведен словарь (легенда) используемых кодов для понимания проверяющими органами (налоговая, ГИТ, СФР).
Классификация кодов табеля (Постановление Госстата № 1)
Все стандартные коды делятся на группы. Ниже приведены наиболее используемые обозначения в формате «Буква / Цифра». В табеле Т-12 (ручное заполнение) чаще пишут буквы, в Т-13 (машинное/электронное) — цифры, но законом это не закреплено строго.
Коды явки на работу (Рабочее время)
Эти коды формируют основу для начисления оклада/тарифной ставки.
| Буква | Цифра | Наименование | Описание и связь с выплатами |
|---|---|---|---|
| Я | 01 | Явка на работу | Стандартный рабочий день; Основа для начисления оклада (код выплаты обычно 2000 — оклад, тарифная ставка). |
| РВ | 02 | Работа в выходной/нерабочий праздничный день | Оплачивается в двойном размере (или однократном + отгул). Код выплаты: 2000 (оклад) + 2010 (доплата за работу в выходной) или 2011 (оплата в двойном размере). |
| СВ | 03 | Сверхурочная работа | Первые 2 часа — 1.5 ставки, последующие, 2 ставки. Коды выплат: 2012 (доплата за 1.5), 2013 (доплата за 2.0). |
| НВ | 04 | Ночная работа | С 22:00 до 06:00. Доплата минимум 20% (или больше по ЛНА). Код выплаты: 2014 (доплата за ночную работу). |
| К | 05 | Командировка | Средний заработок сохраняется. Код выплаты: 2000 (ср. зарплата) + 2100 (суточные/транспорт — не облагаются НДФЛ в пределах норм). |
| ОТ | 06 | Отработка с избранием на общественные обязанности | Средний заработок за счет работодателя (если предусмотрено законом) или за счет госорганов. |
| У | 07 | Учеба с отрывом от производства (оплачиваемая) | Средний заработок сохраняется. Код выплаты: 2000 (ср. зарплата). |
| Г | 08 | Государственные обязанности (присяжные, арбитражи и т.д.) | Оплата по правилам трудового кодекса (ст. 170, 170.1 ТК РФ). |
| В | 09 | Внеплановая проверка знаний по охране труда | Средний заработок сохраняется. |
Коды неявок по уважительным причинам (Сохранение заработка/позиции)
Сотрудник не работает, но место и заработок (полный или частичный) сохраняются.
| Буква | Цифра | Наименование | Ключевые коды выплат (Справочник ФНС для 6-НДФЛ / ЕФС-1) |
|---|---|---|---|
| Б | 19 | Временная нетрудоспособность (Больничный) | Выплачивается пособие по нетрудоспособности. Код выплаты: 2300 (пособие по нетрудоспособности). В табеле ставим «Б»/«19» на все дни болезни, включая выходные. |
| О20 | Очередной ежегодный основной оплачиваемый отпуск | Оплата отпускных (код 2100 — оплата ежегодного отпуска). Дни отпуска в табеле отмечаются кодом «О»/«20». Выходные, попадающие в отпуск, тоже «О». | |
| ОД | 21 | Дополнительный оплачиваемый отпуск | За вредные условия, нестандартный день, длину службы и т.д. Код выплаты: 2110 (оплата доп. отпуска). |
| ОЗ | 22 | Очередной ежегодный основной неоплачиваемый отпуск | По заявлению сотрудника (ст. 128 ТК РФ). Заработок не сохраняется. Код выплаты: нет начисления. |
| ОУ | 23 | Учебный отпуск (оплачиваемый) | Сдача экзаменов, написание дипломы. Средний заработок сохраняется. Код выплаты: 2120 (оплата учебного отпуска). |
| Р | 14 | Ежегодный оплачиваемый отпуск работникам до 18 лет (и др. льготным категориям) | Код выплаты: 2100. |
| Д | 24 | Доп. оплачиваемые отпуска за выслугу лет, за секрет и т.д. | Код выплаты: 2110. |
| П | 15 | Отпуск за счет будущего (предоставленный в порядке ст. 124 ТК РФ — до 18 лет, ветераны и т.д.) | Оплачивается как обычный отпуск. Код выплаты: 2100. |
| М | 25 | Отпуск по уходу за ребенком (до 1.5 или 3 лет) | Выплачивается пособие СФР (код выплаты в ЕФС-1/6-НДФЛ: 2310, пособие по уходу за ребенком). В табеле ставим «М»/«25» на все календарные дни. |
| БР | 26 | Беременность и роды (декретный отпуск) | Пособие по беременности и родам. Код выплаты: 2300 (пособие по нетрудоспособности — декретный). |
| Г | 16 | Выполнение гос. обязанностей (присяжные, депутаты) | Средний заработок за счет работодателя (возмещается госорганом). Код выплаты: 2000 (ср. зарплата). |
| К | 17 | Командировка | Уже рассмотрено выше (явка). |
| НН | 18 | Неявка по невиновным причинам (простой производства) | Оплата 2/3 тарифной ставки (или выше по ЛНА). Код выплаты: 2020 (выплата за простой не по вине работника). |
| НВ | 27 | Неявка по вине работодателя (простой по вине работодателя) | Оплата 2/3 тарифной ставки. Код выплаты: 2020. |
| ОБ | 28 | Обучение с отрывом от производства (оплачиваемое) | Средний заработок. Код выплаты: 2000. |
| ОП | 29 | Оплачиваемый отпуск для прохождения медосмотра (ст. 185.1 ТК РФ) | 1 день в 3 года (или ежегодно для льготников). Средний заработок. Код выплаты: 2000. |
| ДО | 30 | Доп. оплачиваемый отпуск за работу в вредных условиях (более длительный) | Код выплаты: 2110. |
Коды неявок без сохранения заработка
Дни не оплачиваются, в табеле фиксируются для учета отработанного времени и расчета средней заработной платы за будущие периоды (отпускные, больничные).
| Буква | Цифра | Наименование | Комментарий |
|---|---|---|---|
| НН | 31 | Неявка по невиновным причинам (если не оплачивается) | Редко используется, обычно простой оплачивается (код 18/НН). |
| НВ | 32 | Неявка по вине работника (прогул, отказ от работы) | Прогул, отсутствие более 4 часов подряд без уважительной причины. Код выплаты: нет. Основание для дисциплинарного взыскания. |
| ОЗ | 33 | Неоплачиваемый отпуск (по желанию работника) | Ст. 128 ТК РФ. Код выплаты: нет. |
| ОУ | 34 | Учебный отпуск (неоплачиваемый) | Если не предусмотрено оплатой законодательством/колдоговором. |
| З | 35 | Забастовка | Дни участия в забастовке не оплачиваются (ст. 412 ТК РФ). |
| ВО | 36 | Внеочередной отпуск (неоплачиваемый) | Синоним ОЗ, иногда используют для отличия от планового. |
| НО | 37 | Неявка по невыясненным причинам (до выяснения) | Временный код. После выяснения причины меняется на «НВ» (прогул), «Б» (больничный), «ОЗ» и т.д. |
Специальные коды (Режимы работы)
| Буква | Цифра | Наименование | Особенности |
|---|---|---|---|
| СМ | 38 | Сменная работа | Ставится в строке «Режим работы» или в ячейке дня для обозначения смены (часто комбинируется с «Я»/«01»). |
| Т | 39 | Работа в неполное рабочее время (неполный день/неделя) | Устанавливается по соглашению сторон (ст. 93 ТК РФ). Оклад пропорционален отработанному времени. |
| В | 40 | Выходной день (для 5-дневки: Сб, Вс; для 6-дневки: Вс) | В табеле Т-12/Т-13 выходные дни часто заштриховываются или ставится «В»/«ВЫХ». Если сотрудник работал — ставим «РВ»/«02». |
| П | 41 | Праздничный день (нерабочий) | Аналогично выходному. Если работа — «РВ»/«02». |
| ОС | 42 | Освобождение от работы с сохранением заработка (кровь, донорство и т.д.) | Ст. 186 ТК РФ (донорство) — средний заработок. Код выплаты: 2000. |
| ДС | 43 | Дополнительный выходной день за донорство (второй день) | День отдыха после сдачи крови (если совпал с рабочим днем). Оплачивается средним. |
Связь кодов табеля и кодов выплат (для бухгалтерии и 6-НДФЛ)
Код в табеле — это триггер для бухгалтера выбрать правильный код вида дохода (выплаты) при формировании ведомости начислений и отчетов в СФР/ФНС. Ниже приведена таблица соответствия (на основе Справочника кодов видов доходов для 6-НДФЛ и ЕФС-1, актуального на 2024–2026 гг.).
| Ситуация (Код в табеле) | Вид выплаты (Наименование) | Код вида дохода (6-НДФЛ / ЕФС-1) | Основание выплаты |
|---|---|---|---|
| Я (01), явка | Оклад, тарифная ставка, зарплата по сдельной оплате | 2000 | Трудовой договор, приказ о зачислении |
| РВ (02) — работа в выходной | Доплата за работу в нерабочее время (двойная) | 2011 | Ст. 153 ТК РФ, приказ о привлечении |
| СВ (03), сверхурочные | Доплата за сверхурочные (первые 2ч — 1.5) | 2012 | Ст. 152 ТК РФ, приказ о привлечении |
| СВ (03) — сверхурочные | Доплата за сверхурочные (после 2ч — 2.0) | 2013 | Ст. 152 ТК РФ |
| НВ (04), ночная работа | Доплата за ночную работу | 2014 | Ст. 154 ТК РФ (мин 20%) |
| К (05), командировка | Средний заработок за время командировки | 2000 | Ст. 167 ТК РФ, приказ о командировке |
| К (05) — командировка | Суточные, проезд, жилье | 2100 (или 2101, 2102) | Распоряжение № 741, Положение о командировках |
| О (20) — основной отпуск | Оплата ежегодного основного отпуска | 2100 | Ст. 114 ТК РФ, график отпусков |
| ОД (21), доп. отпуск | Оплата дополнительного отпуска | 2110 | Ст. 116, 117, 119 ТК РФ |
| Б (19) — больничный | Пособие по временной нетрудоспособности | 2300 | ФЗ-255, лист нетрудоспособности (ЭЛН) |
| БР (26) — декретный | Пособие по беременности и родам | 2300 | ФЗ-255, лист нетрудоспособности (ЭЛН) |
| М (25) — уход за ребенком | Пособие по уходу за ребенком до 1.5 / 3 лет | 2310 | ФЗ-81, заявление, справка о неполучении пособия у другого работодателя |
| НН (18) / НВ (27) — простой | Выплата за простой не по вине работника / по вине работодателя | 2020 | Ст. 157 ТК РФ, акт о простое |
| — (Конец года/квартала) | Ежегодная премия, квартальная, за лет результаты | 2030 (ежегодная), 2031 (квартальная) | Положение о премировании, приказ |
| — (Разовый случай) | Единовременная премия, юбилейная, материальная помощь | 2032 (разовая), 2700 (мат. помощь до 4000/10000) | Приказ, Положение о мат. помощи |
| ОЗ (22/33) — неопл; отпуск | НЕТ НАЧИСЛЕНИЯ | — | Ст. 128 ТК РФ, заявление, приказ |
| НВ (32) — Прогул | НЕТ НАЧИСЛЕНИЯ | — | Акт о прогуле, пояснительная |
Особенности заполнения табеля в 2024–2026 гг. (Нюансы практики)
Электронные табели и СЭД
С переходом на электронный документооборот (СЭД) и системы вроде 1С:ЗУП, SAP, «Мой Склад» и др., заполнение происходит автоматически на основании приказов (об отпуске, командировке, найме, увольнении). Кадровик/таймкипер создает документ-основание (Приказ, ЭЛН, График смен), а система сама проставляет коды в табель.
Совет: Настройте в справочнике «Виды рабочего времени» вашей программы соответствие: Вид времени -> Код табеля (буква/цифра) -> Код выплаты (вид начисления). Это исключит ошибки при расчете ЗП.
Электронный лист нетрудоспособности (ЭЛН)
С бумажные больничные отменены. Данные ЭЛН приходят в СФР и в ИС работодателя (через интеграцию с ФСС/СФР или портал госуслуг).
- В табеле код «Б» (19) проставляется на все календарные дни нетрудоспособности, включая выходные и праздничные.
- Если ЭЛН закрыт, а сотрудник не вышел — ждем заявления/приказа (прогул или неопл. отпуск).
Удаленная работа и табель
При удаленной работе (ст. 312.1–312.5 ТК РФ) табель вести обязательно.
- Код «Я» (01) ставится за дни фактической работы (выполнения задач).
- Если сотрудник не вышел на связь/не сдал задачи — разбираем причину (больничный «Б», прогул «НВ», простой «НН»).
- Важно зафиксировать режим работы в Доп. соглашении к ТД (график, доступность по связи).
Сверхурочные и ночные часы: раздельный учет
В табеле Т-13 (машинном) предусмотрено разделение ячейки: верхняя часть — код режима (Я, РВ), нижняя, количество отработанных часов.
Для корректного расчета доплат (коды 2012, 2013, 2014) в табеле обязательно указывать часы:
- Я / 8, нормальный день.
- СВ / 2 — 2 часа сверхурочных (оплата 1.5).
- СВ / 3 — 3 часа сверхурочных (2 часа по 1.5, 1 час по 2.0 — лучше разносить по разным строкам или дням).
- НВ / 8 — 8 часов ночной работы (доплата 20% ко всем 8 часам).
Коды для отчета СЗВ-ТД (Сведения о трудовой деятельности)
В СЗВ-ТД (Сведения о трудовой деятельности) передаются не коды табеля, а коды оснований приема/перевода/увольнения (Приказ № 774н). Однако табель является подтверждением стажа. Ошибки в табеле (пропуски кодов «Б», «М», «О») приводят к неверному стажу в ИЛС (Индивидуальном личном счете) СФР и претензиям пенсионеров.
Типичные ошибки и штрафы
- Отсутствие табеля или заполнение «ретроспективно» за год. Штраф по ст. 5.27 КоАП РФ: для ИП/должностных лиц — 10–20 тыс. руб., для юрлиц — 30–50 тыс. руб. (повышаются при повторении).
- Несоответствие табеля приказам. В табеле «Я», а приказа на работу в выходной нет — риск доп. начислений НДФЛ/страховых при проверке.
- Код «НО» (невыясненная причина) оставлен на конец месяца/года. Недопустимо. К концу расчетного периода причина должна быть выяснена и код изменен.
- Непроставление часов сверхурочных/ночных. Невозможно корректно рассчитать доплаты (коды 2012–2014), риск судебных исков от сотрудников.
- Использование неутвержденных собственных кодов без легенды. При проверке ГИТ/налоговой табель может быть признан недействительным.
Пример фрагмента заполнения табеля (Т-12/Т-13)
------------|--------------|----|----|----|----|----|----|----|-----|-------- 001 | Иванов И.И. | Я | Я | Б | Б | Я | В | В | ... | 120 | Часы | 8 | 8 | 0 | 0 | 8 | 0 | 0 | | ------------|--------------|----|----|----|----|----|----|----|-----|-------- 002 | Петров П.П. | Я | РВ | Я | О | О | О | О | ... | 104 | Часы | 8 | 8 | 8 | 0 | 0 | 0 | 0 | | | | | | | | | | | | Легенда: Я(01)-явка; РВ(02)-раб. в вых.; Б(19)-болезнь; О(20)-отпуск; В(40)-выходной.
Расшифровка начислений для Иванова:
- Дни 1, 2, 5 (Код «Я») -> Начисление Оклад (код 2000) за 24 часа.
- Дни 3, 4 (Код «Б») -> Начисление Пособие по нетрудоспособности (код 2300) (оплачивает СФР через работодателя).
- Дни 6, 7 (Код «В») -> Не оплачиваются (выходные).
Расшифровка начислений для Петрова:
- Дни 1, 3 (Код «Я») -> Оклад (2000).
- День 2 (Код «РВ») -> Оклад (2000) + Доплата за работу в выходной (2011) — итого двойная оплата за 8 часов.
- Дни 4–7 (Код «О») -> Отпускные (код 2100) за 4 календарных дня (если отпуск 4 дня).
Чек-лист для кадровика и бухгалтера перед сдачей отчетности
- [ ] Все дни месяца заполнены для каждого сотрудника (нет пустых ячеек).
- [ ] Коды соответствуют приказам (отпуска, командировки, прием, увольнение, привлечение в выходные).
- [ ] По ЭЛН (больничным) стоят коды «Б»/«19» на все календарные дни, включая выходные.
- [ ] Проставлены часы работы (особенно сверхурочные, ночные, выходные).
- [ ] Используемые коды есть в Легенде табеля или во Внутреннем положении.
- [ ] Суммы начислений в ведомости (Т-51/Т-53) совпадают с часами/кодами табеля.
- [ ] Коды выплат в 6-НДФЛ и ЕФС-1 (СЗВ-ПМ, СЗВ-ТД) соответствуют справочнику ФНС/СФР.
Правильное использование кодов в табеле учета рабочего времени — это не просто бюрократия, а гарантия:
- Точного расчета заработной платы (оклад, доплаты, пособия).
- Корректного формирования отчетности в ФНС (6-НДФЛ) и СФР (ЕФС-1, СЗВ-ТД, СЗВ-ПМ).
- Защиты прав сотрудников (стаж, отпускные, больничные).
- Безопасности компании при проверках ГИТ, налоговой и профсоюзов.
Рекомендация: Утвердите локальный акт «Порядок ведения табеля учета рабочего времени», где зафиксируйте: используемую форму (Т-12 или Т-13 или свой бланк), систему обозначений (стандартную Госстата или свою с расшифровкой), порядок подписания (руководитель структурного подразделения + кадровик/таймкипер) и сроки сдачи в бухгалтерию. Автоматизируйте процесс в 1С или другой СЭД — это снизит ошибки до минимума.