Акт выполненных работ, это первичный учетный документ, который подтверждает факт оказания услуг клининговой компанией и их принятие заказчиком. Без подписанного акта невозможно начисление выручки, выставление счета на оплату и защита своих интересов в суде при возникновении споров. В данной статье подробно разберем структуру документа, обязательные реквизиты, предоставим актуальный образец на 2026 год и разберем типичные ошибки.
Правовая природа и необходимость акта
Согласно ст. 753 ГК РФ (Подряд) и ст. 779 ГК РФ (Возмездное оказание услуг), исполнитель обязан передать результат работы заказчику, а заказчик — принять его. Акт приема-передачи — это юридическое закрепление этого момента.
Зачем нужен акт клининговой компании:
- Подтверждение объема и качества: фиксируется, что уборка выполнена в полном объеме, в установленные сроки и соответствует договору/техническому заданию.
- Основание для оплаты: бухгалтерия заказчика не проведет оплату без подписанного акта (счет-фактура на основании акта).
- Налоговый учет: для подтверждения расходов по НДС и налогу на прибыль (п. 1 ст. 252 НК РФ, ст. 169 НК РФ).
- Разрешение споров: в случае претензий к качеству уборки акт является главным доказательством в суде (или его отсутствие — доказательством неисполнения обязательств).
Важно: Закон не устанавливает единую форму акта (кроме госсектора и отдельных отраслей). Клининговые компании разрабатывают свои бланки самостоятельно, но они должны содержать реквизиты, предусмотренные ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ.
Обязательные реквизиты акта (чек-лист)
Любой акт выполненных работ должен содержать следующие элементы:
- Наименование документа: «Акт приема-передачи выполненных работ (оказанных услуг)».
- Номер и дата составления: сквозная нумерация за год.
- Место составления: город/населенный пункт.
- Основание: ссылка на договор (№, дата) и/или приложение/заказ-наряд.
- Стороны: полные наименования (ИП/ООО), ИНН, КПП, адреса, ФИО уполномоченных лиц, действующих на основании доверенности или устава.
- Перечень выполненных работ/услуг: табличная часть с наименованием, единицами измерения (кв. м, пог. м, шт., час), количеством, ценой и суммой.
- Сроки и качество: фраза: «Работы выполнены в срок, в полном объеме, качество соответствует договору/ТЗ, претензий нет».
- Подписи сторон: подпись директора/ИП и главного бухгалтера (если есть) исполнителя + подпись уполномоченного лица заказчика с расшифровкой и датой.
- Печати: печать исполнителя (обязательно для юрлиц, по желанию для ИП), печать заказчика (если есть).
Специфика акта для клининга: что добавить в табличную часть
В отличие от стройки или ремонта, в клининге объемы часто измеряются в площади или частоте. Рекомендуется детализировать таблицу:
| № п/п | Наименование услуги / Зона уборки | Ед. изм; | Кол-во (фактическое) | Цена за ед. (руб.) | Сумма (руб.) | Примечание (режим, средства, инвентарь) |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Генеральная уборка офисных помещений (этаж 3) | кв. м | 150 | 80,00 | 12 000,00 | Профессиональная химия, сухая/влажная уборка, мытье окон |
| 2 | Ежедневная поддерживающая уборка (01.09–30.09) | смену | 22 | 3 500,00 | 77 000,00 | График: ПН-ПТ 18:00-20:00 |
| 3 | Химчистка мебели (диваны, кресла) | шт. | 5 | 1 200,00 | 6 000,00 | Экстракционная мойка |
Совет: Обязательно указывайте зону/помещение (кабинет №, этаж, тип помещения). Это защитит от претензий «не убрали в серверной» или «забыли туалет».
АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ВЫПОЛНЕННЫХ РАБОТ (ОКАЗАННЫХ УСЛУГ)
№ ___________ от «___» _____________ 202_ г.
г. ________________________________________________________________
Мы, нижеподписавшиеся:
Исполнитель: __________________________________________________________________________________________, именуемое в дальнейшем «Исполнитель», в лице ________________________________________________________________ (должность), действующего на основании ________________________________________________________________ (Устав/Доверенность №___ от ___), с одной стороны,
Заказчик: __________________________________________________________________________________________, именуемое в дальнейшем «Заказчик», в лице ________________________________________________________________ (должность), действующего на основании ________________________________________________________________, с другой стороны,
составили настоящий Акт о том, что по Договору № ___________ от «___» _____________ 202_ г. (далее — Договор) Исполнитель выполнил, а Заказчик принял следующие работы (услуги):
| № | Наименование работ (услуг) / Объект уборки | Ед. изм. | Кол-во | Цена, руб. | Сумма, руб. | Примечание (средства, инвентарь, режим) |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | __________________________________________________________________________________________ | ________ | ________ | ____________ | ____________ | __________________________________________________________________________________________ |
| 2 | __________________________________________________________________________________________ | ________ | ________ | ____________ | ____________ | __________________________________________________________________________________________ |
| 3 | __________________________________________________________________________________________ | ________ | ________ | ____________ | ____________ | __________________________________________________________________________________________ |
| ВСЕГО (без НДС / в т.ч. НДС 20%): | __________________________ | |||||
Дополнительные условия:
- Работы выполнены в срок, установленный Договором/Графиком уборки.
- Качество выполненных работ соответствует условиям Договора, Техническому заданию (Приложению №__) и санитарным нормам (SanPiN).
- Заказчик претензий по объему, срокам и качеству выполненных работ не имеет.
- Материалы и расходники (бытовая химия, мусорные пакеты, салфетки) предоставлены: Исполнителем / Заказчиком (подчеркнуть нужное).
Настоящий Акт составлен в 2 (двух) экземплярах, имеющих равную юридическую силу, по одному для каждой из Сторон.
| ИСПОЛНИТЕЛЬ ______________________________________________________ ИНН/КПП: ______________________________________________ Адрес: ________________________________________________ Подпись: ___________________ / _________________________ М.П. | ЗАКАЗЧИК ______________________________________________________ ИНН/КПП: ______________________________________________ Адрес: ________________________________________________ Подпись: ___________________ / _________________________ М.П. |
Виды актов в клининге: разовые vs регулярные услуги
А. Разовые работы (генеральная уборка, после ремонта, химчистка)
Составляется один акт на один объект/заказ сразу после завершения работ. Подписывается представителем заказчика на месте (администратор, офис-менеджер, хозяин квартиры).
Б. Регулярное обслуживание (ежедневная/недельная уборка офисов)
Здесь есть две практики:
- Акт за каждый визит (смену): Подписывается ежедневно. Надежно, но создает огромный документооборот.
- Сводный ежемесячный акт (наиболее распространено): За месяц составляется один акт с приложением «Журнал сдачи-приемки смен» или «График выполненных работ», где стоят отметки ответственного лица заказчика за каждый день. Это упрощает бухгалтерию обеих сторон.
Рекомендация: В договоре пропишите порядок подписания: «Стороны подписывают сводный Акт выполненных работ ежемесячно не позднее 5-го числа следующего месяца на основании ежедневных листов сдачи-приемки (Приложение №__ к Договору)».
Электронный документооборот (ЭДО) и ЭДО для клининга
В 2026 году большинство компаний перешли на ЭДО (Диадок, СБИС, Контур, 1С-ЭДО).
- Юридическая сила: Акт, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), равен бумажному с синей печатью (ст. 6, 11 ФЗ № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).
- Формат: Обычно используется формат UniversalTransferDoc (УТД) — он объединяет и счет-фактуру, и акт, и накладную. Для клининга это оптимальный вариант.
- Процесс: Исполнитель формирует УТД в своей системе -> отправляет заказчику -> Заказчик подписывает «Подтверждение даты получения» или «Извещение о получении» -> Документ считается подписанным обеими сторонами.
Нюанс: Если заказчик — физлицо (Б2С), ЭДО с УКЭП сложно применить (нет токена). Часто используют подписание по SMS/коду в личном кабинете на сайте клининговой компании (простая ЭП) + бумажный оригинал по требованию.
Типичные ошибки и риски (как не потерять деньги)
| Ошибка | Последствие | Как избежать |
|---|---|---|
| Отсутствие ссылки на Договор/Заказ-наряд | Налоговая может не принять расходы; заказчик откажется платить за «лишние» работы. | Обязательно указывайте № и дату договора в шапке акта. |
| Общая фраза «Уборка офиса — 1 услуга» без детализации | Спорт при принятии: заказчик говорит «не мыли окна», исполнитель говорит «это не входит». | Детализируйте по зонам и видам работ в табличной части. |
| Подписал не уполномоченное лицо (охранник, уборщица заказчика) | Акт может быть признан недействительным в суде. | В договоре пропишите перечень уполномоченных лиц или требование доверенности/приказа. |
| Нет фразы «Претензий нет» | Заказчик может потом написать претензию и задержать оплату. | Всегда включайте стандартную фразу о качестве и отсутствии претензий. |
| Расхождение сумм в Акте и Счете/Счете-фактуре | Проблемы с вычетом НДС, вопросы у банка (115-ФЗ). | Автоматизируйте: Акт -> основание для Счета-фактуры (в 1С/МойСклад/CRM). |
| Потеряли оригинал бумажного акта | Невозможно подтвердить расходы при выездной проверке. | Храните сканы в облаке/CRM, используйте ЭДО. |
Чек-лист при передаче акта заказчику (для менеджера/уборщика)
- Проверить соответствие данных акта Договору (наименование, ИНН, цены).
- Убедиться, что все зоны из графика уборки отражены в акте.
- Если есть замечания по качеству — зафиксировать их в акте отдельным пунктом: «Выявлены недостатки: [перечень]. Срок устранения: [дата]. Подписи сторон по замечаниям: ________». Не подписывайте «претензий нет», если они есть!
- Получить подпись и печать заказчика на обоих экземплярах (или подтверждение в ЭДО).
- Сразу отсканировать/сфотографировать подписанный акт и загрузить в CRM/1С.
- Выставить счет на оплату (если постоплата) на основании подписанного акта.
Хранение документов
Срок хранения первичных учетных документов (акты, счета-фактуры, журналы сдачи-приемки), не менее 5 лет со дня окончания отчетного года, в котором они составлены (п. 2 ст. 29 ФЗ «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ, Росархив). В электронном виде хранить удобнее и надежнее (облачные хранилища с резервным копированием).
Грамотно составленный и своевременно подписанный акт выполненных работ — это финансовая безопасность вашей клининговой компании. Он превращает оказанную услугу в подтвержденный долг заказчика. Используйте предложенный образец как базу, адаптируйте под свои виды услуг (добавьте колонки для «Тип покрытия», «Спец. средства» при необходимости), внедрите ЭДО для скорости и обязательно пропишите процедуру подписания в Договоре. Это снимет 90% вопросов при оплате и проверках.
Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. При оформлении документооборота рекомендуется проконсультироваться с юристом или бухгалтером, учитывающим специфику вашей организации и налогового режима.