В 2020 году работодатели (страхователи) продолжали обязанность вести индивидуальный учет сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, а также сумм начисленных страховых взносов для каждого застрахованного лица. Данный документ является основным внутренним регистром для формирования сведений в индивидуальный лицевой счет (ИЛС) в Пенсионном фонде РФ (ПФР) и для расчета страховых взносов в ФСС РФ.

Несмотря на то, что законодательно единая обязательная форма карточки не утверждена (согласно ст. 23 ФЗ-212 «О страховых взносах»), Пенсионный фонд РФ и ФСС России рекомендовали использовать унифицированный бланк, утвержденный совместным письмом ПФР и ФСС от № АД-30-26/16030, 17-03-10/08/47380. В 2020 году данная форма оставалась актуальной.

Нормативная правовая база 2020 года

Заполнение карточки в 2020 году регламентировалось следующими ключевыми документами:

• Федеральный закон от № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, фонд обязательного медицинского страхования» (ст. 23, 42).
• Приказ Минтруда России от № 69 «Об утверждении Инструкции по порядку ведения индивидуального персонализированного учета застрахованных лиц в обязательной пенсионной страховой системе» (в ред. на 2020 г.).
• Письмо ПФР и ФСС РФ от № АД-30-26/16030 / 17-03-10/08/47380 «О рекомендуемой форме карточки индивидуального учета…».
• Нормативные акты, регулирующие временные меры поддержки в связи с COVID-19 (ФЗ-98, ФЗ-106), влиявшие на базу начисления взносов и выплаты пособий.

Структура карточки (Рекомендуемая форма)

Бланк карточки состоит из двух страниц (листов), которые заполняются в зависимости от категории работников и применяемых тарифов страховых взносов.

Страница 1 — Основная карточка

Заполняется по всем застрахованным лицам, по которым страхователь применяет основной тариф страховых взносов (30% в ПФР, 2,9% в ФСС, 5,1% в ФОМС — итого 38% на 2020 год, с учетом пределов базы в ПФР).

Основные разделы стр. 1:

1. Реквизиты страхователя: наименование, ИНН/КПП, регистрационный номер в ПФР/ФСС.
2. Сведения о застрахованном лице: ФИО, СНИЛС, дата рождения, пол, документ, удостоверяющий личность, гражданство.
3. Таблица начислений по месяцам: строки для каждого месяца года (январь — декабрь) и итоговые строки «Всего за год».
4. Колонки таблицы:
   • Суммы начисленных выплат и иных вознаграждений (общая база).
   • В т.ч. суммы, превышающие предельную базу начисления взносов в ПФР (в 2020 г. предел базы в ПФР составлял 1 292 000 руб.).
   • Суммы начисленных страховых взносов в ПФР (раздельно по страховой и накопительной частям — актуально для лиц, родившихся до 1967 г., и для «молчаливых» участников).
   • Суммы начисленных страховых взносов в ФСС РФ.
   • Суммы начисленных страховых взносов в ФОМС (территориальные и федеральные бюджеты).

Страница 2 — Дополнительная карточка

Заполняется только в отношении застрахованных лиц, по которым применяются сниженные тарифы или дополнительные тарифы (члены летных экипажей, работники угольной промышленности, работники, занятые на работах с вредными/опасными условиями труда — списки № 1 и № 2).

В 2020 году дополнительные тарифы в ПФР составляли:

• Для работ списка № 1 (особо вредные/опасные) — 6% (сверх основных 22% страховой части).
• Для работ списка № 2 (вредные/опасные) — 3%.

В карточке отражаются базы и суммы именно этих дополнительных взносов.

Порядок заполнения за 2020 год: ключевые моменты

Учет доходов «в натуре» и неденежных выплат

В карточку включаются все виды вознаграждения: заработная плата, премии, доплаты, надбавки, компенсации, материальная помощь (в пределах 4 000 руб. в год на каждого работника — не облагается, свыше, облагается), стоимость подарков к юбилеям/праздникам (свыше 4 000 руб.), оплата обучения, питания, жилья и т.д., если они облагаются взносами.

Особенности 2020 года: COVID-19 и социальные пособия

Год 2020 был специфическим из-за пандемии. В карточке необходимо было корректно отразить:

• Пособия по временной нетрудоспособности (больничные): оплачиваемые за счет средств ФСС (карантин, уход за больным членом семьи, заболевание COVID-19) — не включаются в базу страховых взносов (ст. 20.1 ФЗ-212, п. 1 ст. 422 ТК РФ). В карточке они не отражаются в колонке «Суммы начисленных выплат» для целей расчета взносов.
• Пособия по беременности и родам: оплачиваются за счет ФСС, не облагаются взносами.
• Доплаты за счет средств работодателя до среднего заработка: если работодатель доплачивал до среднего заработка (сверх пособия ФСС) — эта доплата облагается взносами и вносится в карточку.
• Выплаты по упрощенному режиму (ФЗ-98, ФЗ-106): пособия на детей до 3 лет, на детей 3-7 лет, на детей 8-16 лет (для малоимущих), пособие на беременных — выплачивались ПФР/соцзащитой, не являются выплатами работодателя, в карточку работодателя не заносятся.
• Сверхурочные и ночные часы: оплачиваются с повышенными коэффициентами, полностью включаются в базу взносов.

Предельная база начисления взносов в ПФР (2020 год)

В 2020 году установлен предел базы для ПФР — 1 292 000 рублей в год.

• Накопленная база за год (сумма начислений с января по текущий месяц) сравнивается с пределом.
• До достижения предела — взносы в ПФР (22% + 6%/3% при наличии) рассчитываются от полной суммы начислений.
• После превышения предела — на сумму сверх лимита взносы в ПФР не начисляются (ставка 0%), но взносы в ФСС (2,9%) и ФОМС (5,1%) продолжают начисляться от полной суммы доходов без ограничений.
• В карточке это отражается заполнением колонки «Суммы, превышающие предельную базу».

Работники, достигшие пенсионного возраста

С 2019 года (пENSIONная реформа) возраст выхода на пенсию постепенно увеличивался. В 2020 году:

• Мужчины: 61,5 года (рожденные в 1959 г.).
• Женщины: 56,5 года (рожденные в 1964 г.).

Для работающих пенсионеров (получивших страховую пенсию по старости) сохраняется обязанность платить взносы в ПФР (22%), ФСС (2,9%), ФОМС (5,1%). Накопительная часть пенсии для них не формируется (если только они не отказались от нее ранее). В карточке заполняются все колонки, кроме накопительной части ПФР (если не предусмотрено иначе).

Технические требования к ведению карточки

• Формат: Допускается ведение в электронном виде (Excel, 1С:ЗУП, иные программы) и на бумаге.
• Сроки: Карточка заполняется за календарный год. Данные вносятся по мере начисления выплат (ежемесячно или квартально), итоги подводятся по результатам года.
• Подпись: На бумажном носителе карточка должна быть подписана руководителем и главным бухгалтером (или уполномоченным лицом), заверена печатью (если используется). В электронном виде — подписана ЭЦП ответственных лиц.
• Хранение: Срок хранения — не менее 50 лет (согласно перечню типовых документов архивных фондов организаций, утвержденному Росархивом). Это связано с тем, что данные карточки подтверждают страховой стаж и заработок для назначения пенсии.

Связь с отчетностью (РСВ за 2020 год)

Данные Карточки индивидуального учета являются первичной основой для заполнения Расчета страховых взносов (РСВ) за 2020 год (сдавался до ).

• Раздел 1 РСВ (Сведения о суммах начисленных выплат и взносах) формируется путем суммирования данных по всем карточкам сотрудников.
• Раздел 2 РСВ (Индивидуализированные сведения) — по сути, является выгрузкой данных из карточек по каждому сотруднику (СНИЛС, ФИО, доходы, взносы по фондам).
• Несоответствие итогов карточек и РСВ ведет к запросам от ПФР/ФСС и начислению штрафов (ст. 126 НК РФ).

Типичные ошибки при заполнении за 2020 год

1. Неучет предельной базы ПФР: начисление 22% взносов на суммы свыше 1 292 000 руб.
2. Включение в базу не облагаемых выплат: пособий ФСС (больничных, декретных), компенсаций питания/транспорта в пределах норм (если оформлены верно), материальной помощи до 4 000 руб.
3. Ошибки в СНИЛС или ФИО: приводят к тому, что взносы не зачисляются на ИЛС работника.
4. Неверное применение тарифов: отсутствие доп. взносов (6%/3%) для работников вредных производств или их начисление без оснований (нет аттестации рабочих мест, нет приказа о применении пониженных тарифов).
5. Игнорирование изменений в возрасте пенсионеров: применение льгот по взносам для лиц, которые еще не достигли нового пенсионного возраста в 2020 г.

Образец заполнения (логика заполнения строки за месяц)

Пример: Работник Иванов И.И., основной тариф, начислено за март 2020 г. — 100 000 руб. (оклад + премия). Предел базы ПФР не исчерпан.

Карточка индивидуального учета за 2020 год остается важным архивным документом. Даже если отчетность (РСВ) сдана давно, карточки должны храниться в организации в течение 50 лет. При проверках ПФР/СФР (ныне Социальный фонд России — СФР) или судебных спорах о пенсионных правах именно этот документ служит первичным подтверждением факта и суммы начисленного заработка и взносов.

Рекомендация: Если вы восстанавливаете учет за 2020 год или готовитесь к камеральной/выездной проверке за этот период, используйте рекомендованную форму в формате Excel (доступна на сайтах ПФР/СФР, КонсультантПлюс, Гарант), заполните её на основании ведомостей начисления зарплаты (Т-51, Т-53) и сверьте итоги с сданным РСВ за 2020 год.

Статья подготовлена на основе нормативных актов, действовавших в 2020 году (ФЗ-212, письмо ПФР/ФСС от ). На текущий момент (2026 г.) форма карточки и тарифы страховых взносов могли измениться (в т.ч. в связи с созданием СФР с 2023 г.). Для текущего учета используйте актуальные формы и тарифы.