Выплата материальной помощи в связи со смертью близкого родственника, это распространенная мера социальной поддержки персонала. Однако с точки зрения налогового и трудового законодательства РФ такая выплата имеет строго регламентированный порядок начисления, определенные лимиты необлагаемости и особенности учета. В данной статье подробно разберем, как правильно оформить выплату, рассчитать НДФЛ и страховые взносы в 2024–2025 годах.

Правовые основания для выплаты

Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) не обязывает работодателя выплачивать материальную помощь на погребение (ст. 187 ТК РФ дает право на неоплачиваемый отпуск, но не на денежную помощь). Обязательство возникает только в двух случаях:

• Коллективный договор (ст. 41 ТК РФ);
• Локальный нормативный акт (ЛНА) — Положение о материальной помощи, Политика в области оплаты труда и т.д. (ст. 8, 196 ТК РФ);
• Трудовой договор (если условие прописано индивидуально).

Важно: Если в организации нет коллективного договора или ЛНА, предусматривающих такую выплату, работодатель имеет право выплатить помощь по своему усмотрению (как разовую премию/пособие), но налоговый режим при этом будет иным (см. ниже).

Кто считается «близким родственником»?

Для целей налогообложения НДФЛ понятие «близкие родственники» определяется в п. 18.1 ст. 217 НК РФ. К ним относятся:

1. Супруг(а);
2. Родители (в т.ч. усыновители) и дети (в т.ч. усыновленные);
3. Братья и сестры (родные и неполнокровные);
4. Дедушки и бабушки;
5. Внуки;
6. Опекуны и попечители / подопечные и воспитанники.

Примечание: Свекровь, тесть, зять, невестка, дяди, тети, кузены — не входят в этот список для целей НДФЛ. Если помощь выплачивается на погребение лица, не входящего в список ст. 217 НК РФ, вся сумма облагается НДФЛ (даже если она менее 4000 руб.).

Налогообложение НДФЛ (Ст. 217 НК РФ)

Лимит необлагаемости — 4 000 рублей

Согласно п. 7 ст. 217 НК РФ, доходы в виде материальной помощи, выплачиваемой в связи с рождением ребенка, заключением брака, смертью близкого родственника, не облагаются НДФЛ в пределах 4 000 рублей за каждое событие от каждого работодателя в налоговом периоде (календарном году).

Правила применения лимита:

• Лимит 4 000 руб. применяется к одному событию (одному случаю смерти).
• Если в году у сотрудника умерло два близких родственника, лимит дается по 4 000 руб. на каждый случай (итого 8 000 руб. необлагаемого дохода).
• Если сотрудник работает у нескольких работодателей, каждый из них может выплатить по 4 000 руб. без НДФЛ.
• Сумма, превышающая 4 000 руб., подлежит облажению НДФЛ по ставке 13% (резиденты) или 30% (нерезиденты).

Пример расчета НДФЛ:

В ЛНА установлена помощь 10 000 руб. Близкий родственник (мать) умер в марте 2024 г.

• Необлагаемая база: 4 000 руб.
• Облагаемая база: 6 000 руб; (10 000 – 4 000).
• НДФЛ (13%): 780 руб.
• К выдаче на руки: 9 220 руб.

Страховые взносы (Ст. 422 НК РФ, ФЗ-212)

Здесь ситуация кардинально отличается от НДФЛ. Единого законного лимита необлагаемости для взносов не существует.

Условие необлагаемости взносов:

Материальная помощь не подлежит облажению страховыми взносами, если выполнены одновременно три условия (п. 1 ст. 422 НК РФ):

1. Выплата предусмотрена коллективным договором или ЛНА.
2. Выплата осуществляется в размере, установленном этим коллективным договором или ЛНА.
3. Выплата имеет социальный характер (помощь на погребение безусловно им является).

Последствия:

• Если условия выполнены: Вся сумма помощи (хоть 10 000, хоть 50 000 руб.) не облагается страховыми взносами (ПФР, ФОМС, ФСС). Ограничения по 4 000 руб. для взносов нет.
• Если условия НЕ выполнены (нет ЛНА/КД, или сумма превышает установленную в ЛНА/КД лимит): Вся сумма (или превышение) облагается взносами 30% (в общем случае).

Пример расчета взносов:

Ситуация А: В Положении о материальной помощи зафиксировано: «На погребение близкого родственника — 15 000 руб.». Выплачено 15 000 руб.
Результат: Взносы = 0 руб. (условия ст. 422 НК РФ соблюдены). НДФЛ удерживается с 11 000 руб. (15 000 – 4 000).

Ситуация Б: Положения нет. Директор подписал приказ «по гуманным соображениям» на 10 000 руб.
Результат: Взносы = 3 000 руб. (10 000 × 30%). НДФЛ удерживается с 6 000 руб. (10 000 – 4 000).

Ситуация В: В Положении написано «до 10 000 руб.». Выплатили 15 000 руб.
Результат: 10 000 руб. — без взносов. 5 000 руб. (превышение) — с взносами 30%.

Порядок оформления и необходимые документы

Для защиты расходов перед налоговой и обоснования необлагаемости взносов необходимо собрать пакет документов:

1. Заявление сотрудника с просьбой о предоставлении материальной помощи (указать ФИО умершего, степень родства, дату смерти).
2. Копия свидетельства о смерти (форма № 33 / ЗАГС).
3. Документы, подтверждающие родство:
   • Свидетельство о рождении (для родителей, детей, братьев/сестер);
   • Свидетельство о браке (для супруга);
   • Решение суда об установлении факта родства (если документов нет).
4. Приказ (распоряжение) руководителя о начислении материальной помощи (основание: п. X Положения о матпомощи, заявление сотрудника).
5. Расчетный лист (Т-51 / Т-53) или ведомость на зачисление зарплаты в банк.

Срок выплаты: Закон не устанавливает жестких сроков, но разумно выплачивать в течение 1–2 недель после обращения (до дня погребения или сразу после).

Бухгалтерский и налоговый учет (Проводки)

Учет расходов по налогу на прибыль (Ст. 255, 264 НК РФ)

Расходы на материальную помощь учитываются в составе расходов на производство и реализацию (п. 20 ст. 255 НК РФ), если они:

• Предусмотрены коллективным договором / ЛНА;
• Не превышают норм, установленных этими актами;
• Документально подтверждены.

Если выплата сделана «без основания» (нет в ЛНА/КД) или превышает установленные лимиты — такая сумма не признается расходом по налогу на прибыль (п. 23 ст. 270 НК РФ — недокументированные расходы / расходы, не связанные с получением дохода).

Типичные ошибки и риски

• Отсутствие ЛНА / Коллективного договора. Самая частая ошибка. Без локального акта помощь облагается взносами 30% полностью. Налоговая может признать расходы неэкономически обоснованными по налогу на прибыль.
• Несоответствие суммы в приказе и ЛНА. Если в ЛНА «5000 руб.», а в приказе «10 000 руб.» — разница 5000 руб. облагается взносами.
• Неверное определение родственника. Выплата на погребение тети/дядю/свекрови с применением лимита 4000 руб. по НДФЛ — грубое нарушение. Вся сумма облагается НДФЛ.
• Позднее удержание/перечисление НДФЛ. Срок — следующий календарный день после дня фактической выплаты денег (на руки или на карту). Просрочка, штрафы 20%/40% + пени.
• Игнорирование лимита 4000 руб. за год. Если сотрудник уже получал 4000 руб. необлагаемой помощи на рождение ребенка в этом году, на погребение лимит дается снова (лимит на каждое событие), но если было два похорон — лимит дается дважды.

Особенности в 1С:ЗУП / 1С:Бухгалтерия 8.3

В типовых конфигурациях 1С механизм автоматизирован:

1. Создайте документ «Начисление материальной помощи» (раздел «Кадры» — «Начисления» или «Зарплата» — «Начисления»).
2. Выберите вид начисления: «Материальная помощь на погребение» (обычно есть в справочнике «Виды доходов» с кодом 2760 для НДФЛ).
3. Укажите сумму. Программа сама разделит базу:
   • НДФЛ: сравнит с лимитом 4000 руб. (учитывая предыдущие выплаты по этому коду в году).
   • Взносы: проверит настройку «Облагается взносами» у вида начисления. Важно: Если у вас есть ЛНА, в настройках вида начисления снимите галочку «Облагается страховыми взносами» (или настройте правило «Не облагать, если сумма ≤ лимита ЛНА»).
4. Проведите документ. Сформируйте «Ведомость на зачисление в банк» и «Расчетный лист».
5. В отчете «Анализ начислений по НДФЛ/Взносам» проверьте правильность распределения баз.

Грамотное оформление материальной помощи на погребение позволяет:

• Сэкономить страховые взносы (30%) — при наличии ЛНА/КД;
• Корректно применить лимит 4 000 руб. по НДФЛ;
• Признать расходы по налогу на прибыль;
• Избежать начислений и штрафов при проверках ФНС и СФР.

Главное правило: Зафиксируйте порядок, условия и лимиты выплат во Внутреннем трудовом распорядке или отдельном Положении о материальной помощи, утвержденном приказом с учетом мнения выборного органа профсоюза (если есть). Это единственный легальный способ сделать выплату максимально выгодной для бизнеса и справедливой для сотрудника.

Статья подготовлена на основании действующего на г. законодательства РФ (НК РФ, ТК РФ, ФЗ-212). Данная информация носит справочный характер. Для принятия решений в конкретных ситуациях рекомендуется консультироваться с профессиональным бухгалтером или юристом.