Применение упрощенной системы налогообложения (УСН) не освобождает работодателя — будь то ИП или ООО — от обязанностей налогового агента по НДФЛ и плательщика страховых взносов за сотрудников. В 2026 году действуют существенные изменения, вступившие в силу с 2025 года (пятиступенчатая шкала НДФЛ), а также проиндексированы лимиты и база взносов. В этой статье подробно разберем, из чего складывается «стоимость сотрудника» на УСН в 2026 году, как правильно считать, удерживать и перечислять платежи, а также как уменьшить налог по УСН за счет этих расходов.

Два главных платежа: НДФЛ и страховые взносы

С заработной платы сотрудника работодатель обязан взыскать и перечислить в бюджет два принципиально разных платежа:

• НДФЛ (Налог на доходы физических лиц) — удерживается из дохода сотрудника (с зарплаты «на руки» уменьшается). Работодатель выступает налоговым агентом.
• Страховые взносы, оплачиваются за счет средств работодателя сверх начисленной зарплаты. Из зарплаты сотрудника они не удерживаются.

Важно: Режим налогообложения работодателя (УСН «Доходы», «Доходы минус расходы», АУСН или ОСНО) не влияет на порядок расчета и удержания НДФЛ и ставки страховых взносов за наемных работников. Они одинаковы для всех систем.

НДФЛ в 2026 году: прогрессивная шкала ставок

С 1 января 2025 года введен пятиступенчатый прогрессивный тариф НДФЛ для налоговых резидентов РФ (ст. 214.7 НК РФ). В 2026 году он продолжает действовать; Ставка зависит от совокупного годового дохода сотрудника:

Особенности применения в 2026 году:

• Накопительный учет: Налоговый агент обязан отслеживать совокупный доход сотрудника с начала года. При превышении порогов ставка меняется на ту часть дохода, которая выходит за предел.
• Нерезиденты: Для нерезидентов РФ ставка остается фиксированной — 30% (кроме особых случаев: высококвалифицированные специалисты, участники ГПХ и др.).
• Сроки удержания и уплаты: НДФЛ удерживается в день фактической выплаты зарплаты (аванса). Перечислять нужно не позднее следующего за днем выплаты числа (дедлайн, следующий рабочий день, если дата выпадает на выходной/праздник).

Страховые взносы за сотрудников в 2026 году

Взносы платит работодатель за свой счет. Они не уменьшают зарплату «на руки», но увеличивают фонд оплаты труда (ФОТ).

Общие тарифы (для организаций и ИП, не являющихся МСП)

• Пенсионный фонд (СФР) — 22%;
• ФОМС (ОМС) — 5,1%;
• ФСС (Соцстрах, временная нетрудоспособность и материнство), 2,9%.

Льготные тарифы для МСП (ИП и ООО, включенные в реестр МСП)

На доходы, не превышающие предельный лимит (МРОТ × 12 мес.), применяется сниженная ставка 15% (Пенсионный фонд 5% + ФОМС 5,1% + ФСС 2,9% + 2% на «излишки» до 15% — механика перехода на 15% закреплена в ст. 427 НК РФ).

На часть дохода, превышающую лимит, действует общая ставка 30%.

Предельные базы (потолки) по пенсионному страхованию на 2026 год

По пенсионной составляющей (22% или 5% для МСП) существует максимальная база начисления. На доходы сверх лимита пенсионные взносы не начисляются (ставка 0%), но ФОМС (5,1%) и ФСС (2,9%) продолжают считаться с полной суммы зарплаты.

Ориентировочные лимиты на 2026 год (по данным о проиндексированном МРОТ и прогнозах Минэкономразвития/СФР):

• Максимальная база по пенсионным взносам в 2026 г. — ~2 759 000 руб. в год (точная цифра утверждается правительством ежегодно к 1 января).
• Для сравнения: в 2024 г. лимит был 2 225 000 руб., в 2025 г. — ~2 470 000 руб.

Сроки уплаты взносов в 2026 году

С 2023 года взносы перечисляются через Единый налоговый счет (ЕНС) в Казначейство России (ФНС) единым налоговым платежом (ЕНП).

• Ежемесячно: Не позднее 28-го числа месяца, следующего за отчетным (за январь, до 28 февраля и т.д.).
• За декабрь: Срок сдвигается на более раннюю дату (обычно 22–25 декабря текущего года) для формирования бюджета. В 2026 году за декабрь 2026 г. платить нужно до 22 декабря 2026 г. (подтверждайте в календаре налоговых сроков ФНС).

Особенности учета затрат по зарплате при разных объектах УСН

УСН «Доходы» (6% / 8% на АУСН)

• Налог = Доход × 6% (или 8% на АУСН).
• Уменьшение налога: Налог можно уменьшить на сумму уплаченных (не начисленных, а именно перечисленных в бюджет) страховых взносов за сотрудников и фиксированных взносов за себя (для ИП).
  • Ограничение: налог уменьшается не более чем на 50% (кроме ИП без сотрудников — на 100%).
  • Взносы с зарплаты учитываются в том квартале/году, когда они фактически оплачены в бюджет (кассовый метод).
• НДФЛ удержанный с сотрудников — не является расходом по УСН «Доходы» и не уменьшает налог (это деньги сотрудников).

УСН «Доходы минус расходы» (15% / 20% на АУСН)

• Налог = (Доходы − Расходы) × 15% (или 20% на АУСН). Минимальный налог — 1% от доходов.
• Расходы (ст. 346.16, 346.17 НК РФ):
  • Начисленная зарплата (брутто) — в расходы входит полностью в момент начисления (начисленный метод);
  • Страховые взносы, начисленные на зарплату — в расходы входят в момент начисления зарплаты.
  • НДФЛ удержанный с сотрудников — также включается в расходы в составе заработной платы (не выделяется отдельной строкой в КУДиР, входит в сумму ФОТ); Важно: это не «удержанный налог» как расход, а часть брутто-зарплаты.
• Фиксированные взносы ИП за себя — в расходы не идут (уменьшают налог по правилам «Доходов» не могут, так как объект другой), но с 2023 г. ИП на «Доходы-Расходы» могут уменьшать авансовые платежи на уплаченные фиксированные взносы (п. 3.1 ст. 346.21 НК РФ).

Фиксированные взносы ИП за себя (не за сотрудников)

Это обязательные платежи ИП в СФР за свое пенсионное и медицинское страхование. Они не связаны с наличием сотрудников.

Ставки на 2026 год (проиндексированы от МРОТ):

• Пенсионный взнос: МРОТ × 22% × 12 мес.
• Медицинский взнос: МРОТ × 5,1% × 12 мес.
• Доп. 1% на пенсию с дохода свыше 300 000 руб. в год (перечисляется в СФР до 1 июля след. года).

Способ уменьшения налога УСН «Доходы» / АУСН: зачисляются в счет уменьшения налога в том периоде (квартал/год), когда фактически оплачены.

Порядок платежей через ЕНС (Единый налоговый счет) в 2026 году

Все платежи (НДФЛ, взносы за сотрудников, фиксированные взносы ИП, налог по УСН) перечисляются единым платежом (ЕНП) на ЕНС.

Ключевые реквизиты платежки (ПД/СБП/Банк-клиент):

• КБК: 182 1 02 02140 06 1000 110 (Единый налоговый платеж — универсальный для всех налогов/взносов/пени/штрафов).
• ОКТМО: Код по месту нахождения/регистрации.
• Основание платежа: ТП (текущий платеж), АП (авансовый платеж), ПЛ (платеж по итогам года).
• Налоговый период: Код периода (ГД.00.2026 — год, КВ.01.2026 — 1 кв., МС.01.2026 — январь).
• Номер документа-основания: 0.
• Дата документа-основания: 0.
• Вид платежа: 0.

Распределение средств по конкретным налогам/взносам происходит автоматически ФНС на основе поданных отчетностей (6-НДФЛ, РСВ, декларации УСН) и уведомлений о начисленных суммах.

Отчетность работодателя на УСН в 2026 году

1. Расчет по страховым взносам (РСВ): Квартально. Срок сдачи, не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом (за 4 кв. — до 25 января след. года);
2. 6-НДФЛ: Квартально (накапливающе). Срок сдачи — не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом. Годовая (за 2026 г.) — до 25 февраля 2027 г.
3. Уведомление о начисленных суммах НДФЛ: Ежемесячно (если были выплаты). Срок — не позднее 25-го числа текущего месяца за прошлый месяц (за декабрь — до 31 декабря или 5 января). Важно: Без уведомления ФНС не зачтет ЕНП на погашение НДФЛ.
4. Декларация по УСН: Раз в год. Срок сдачи, до 25 апреля года, следующего за отчетным (за 2026 г. — до 25 апреля 2027 г.). Авансовые платежи по УСН платится квартально до 28-го числа (25-го для АУСН).

Пример расчета стоимости сотрудника «на руки» и для работодателя (2026 г.)

Дано: Зарплата «на руки» (нетто) = 100 000 руб. Сотрудник — резидент, доход с начала года не превышает 2,4 млн руб. Работодатель — ООО на УСН «Доходы-Расходы» (не МСП).

Шаг 1. Восстанавливаем Брутто (начисленную зарплату до НДФЛ):

Нетто = Брутто − НДФЛ (13%) → Брутто = Нетто / 0,87 = 100 000 / 0,87 ≈ 114 943 руб.

НДФЛ к удержанию = 114 943 × 13% ≈ 14 943 руб.

Шаг 2. Считаем страховые взносы работодателя (30%):

• Пенсионные (22%): 114 943 × 22% = 25 287 руб.
• ФОМС (5,1%): 114 943 × 5,1% = 5 862 руб.
• ФСС (2,9%): 114 943 × 2,9% = 3 333 руб.

Шаг 3. Полная стоимость сотрудника (ФОТ + Взносы):

114 943 (Брутто) + 34 482 (Взносы) = 149 425 руб.

Шаг 4. Влияние на налог УСН «Доходы-Расходы» (15%):

• Расходы в КУДиР: Брутто (114 943) + Взносы (34 482) = 149 425 руб. (НДФЛ уже внутри брутто);
• Экономия налога УСН: 149 425 × 15% = 22 414 руб.
• Реальная стоимость для бизнеса: 149 425 − 22 414 = 127 011 руб.

Главные изменения и риски 2026 года

• Прогрессивный НДФЛ: Обязателен ежемесячный мониторинг накопленного дохода каждого сотрудника. Ошибки при смене ставки (13% → 15% → 18%…) чреваты доп. начислениями, пени и штрафами ст. 123 НК РФ.
• Индексация лимитов: Следите за Постановлением Правительства о предельной базе по пенсионным взносам на 2026 год (обычно публикуется в ноябре-декабре 2025 г;). Это влияет на планирование годовых бонусов.
• АУСН (Автоматизированная УСН): Если вы перешли на АУСН, ставки налога выше (8% и 20%), но учет упрощен (нет КУДиР, доходы/расходы по данным банка/онлайн-кассы). Взносы за сотрудников уменьшают налог по АУСН аналогично обычной УСН.
• Сроки декабря: Традиционно сжимаются. Планируйте зарплату и взносы за декабрь так, чтобы успеть заплатить до 22–25 декабря.
• Цифровой рубль / СБП: Выплата зарплаты через СБП или ЦР не меняет налоговой логики, но ускоряет поступление к сотруднику, день выплаты = день удержания НДФЛ = день возникновения обязанности перечислить налог.

Чек-лист для бухгалтера/ИП на 2026 год

1. [ ] Настроить в программе (1С, Контур, МойСклад и др.) прогрессивную шкалу НДФЛ с (актуально для 2026).
2. [ ] Проверить актуальность МРОТ и предельной базы по пенсионным взносам на 2026 г. в справочниках программы.
3. [ ] Убедиться, что для МСП корректно применяется ставка 15% до лимита МРОТ×12.
4. [ ] Каждый месяц до 25-го: сдать Уведомление о начисленных суммах НДФЛ.
5. [ ] Каждый месяц до 28-го: перечислить ЕНП на взносы за прошлый месяц.
6. [ ] Квартально до 25-го: сдать РСВ и 6-НДФЛ.
7. [ ] Квартально до 28-го: заплатить аванс по УСН (уменьшив на уплаченные взносы).
8. [ ] Ежегодно до 25 апреля: сдать Декларацию по УСН.
9. [ ] ИП: заплатить фиксированные взносы за 2026 г. до 31 декабря 2026 г. (чтобы уменьшить налог УСН за 2026 г.). Доп. 1% с дохода >300 тыс. — до 1 июля 2027 г.

В 2026 году основной сложностью для работодателей на УСН остается корректный расчет прогрессивного НДФЛ и своевременная оплата взносов через ЕНС для сохранения права на уменьшение налога (при «Доходах») или включение в расходы (при «Доходах-Расходы»). Автоматизация процессов в специализированных сервисах (Контур.Экстерн, 1С-Фреш, Элба и др.) позволяет минимизировать риски ошибок: сервисы сами отслеживают пороги НДФЛ, формируют уведомления, РСВ и 6-НДФЛ, а также рассчитывают сумму авансового платежа по УСН с учетом оплаченных взносов.

Рекомендация: Проводите сверку ЕНС в личном кабинете налогоплательщика (ЛК ИП/ЮЛ на сайте ФНС) ежемесячно после 28-го числа. Это единственный способ гарантировать, что все платежи зачтены верно и нет задолженностей, блокирующих уменьшение налога по УСН.