Расчет отпускных — одна из самых ответственных задач кадрового учета и бухгалтерии. Ошибки в определении состава начислений‚ входящих в средний заработок‚ чреваты доначислениями‚ штрафами при проверках ГИТ и судебными исками со стороны сотрудников; В статье подробно разберем‚ какие выплаты учитываются‚ какие исключаются‚ и как изменится порядок расчета с 1 сентября 2025 года в соответствии с Постановлением Правительства РФ от № 540.

Нормативная база: что регулирует вопрос сейчас и что изменится

На текущий момент основным документом является Постановление Правительства РФ от № 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы». Оно детально регламентирует перечень входящих и не входящих в расчет выплат.

Важное изменение: С 1 сентября 2025 года вступает в силу новое Постановление Правительства РФ от № 540 «Об утверждении Порядка исчисления средней заработной платы». Оно заменяет Постановление № 922. Ключевая цель нового документа — унификация подходов‚ устранение противоречий в судебной практике и упрощение расчетов для работодателей.

Общий принцип: что входит в средний заработок (ст. 139 ТК РФ)

Согласно статье 139 ТК РФ‚ в средний заработок включаются все виды оплаты‚ предусмотренные системой оплаты труда‚ в т.ч;:

• Тарифные ставки‚ оклады;
• Надбавки и доплаты компенсационного и стимулирующего характера (за вредность‚ ночной режим‚ стаж‚ квалификацию‚ сложность работы и т.д.);
• Премии и иные поощрительные выплаты (ежемесячные‚ квартальные‚ годовые‚ разовые);
• Оплата за выполненную работу по сдельной системе;
• Выплаты за неполный месяц/неполную рабочую неделю (пропорционально отработанному времени);
• Суммы‚ удержанные по исполнительным листам (алименты‚ долги) — они входят в заработок «на руки»‚ но в средний заработок включаются полностью (брутто).

Критерий включения: Выплата должна быть постоянной (системной) или одноразовой‚ но предусмотренной локальными нормативными актами (ЛНА)‚ трудовым договором или коллективным договором. Произвольные выплаты «из кармана директора» или гранты‚ не закрепленные в документах‚ в расчет не берутся.

Детальный перечень основных входящих начислений

Основная заработная плата

• Оклад / Тарифная ставка (за полный отработанный месяц или пропорционально отработанному времени).
• Сдельная оплата (за выполненные нормы выработки/задания).
• Вознаграждение по результатам работы (КПИ)‚ если критерии закреплены в ЛНА/ТД.

Надбавки и доплаты (постоянные)

Входят в расчет за все месяцы расчетного периода‚ за которые они начислены‚ независимо от того‚ отработан месяц полностью или нет (если иное не установлено ЛНА):

• За вредные/опасные условия труда (ст. 147 ТК РФ);
• За работу в ночное время (ст. 154 ТК РФ);
• За нестандартный рабочий день (если установлена фиксированная надбавка);
• За стаж работы‚ классность‚ ученую степень‚ знание языков;
• За совмещение профессий‚ расширение зон обслуживания‚ увеличение объема работы (ст. 60.2‚ 151 ТК РФ);
• Региональные коэффициенты и надбавки за стаж работы на Севере (для соответствующих регионов).

Премии и поощрительные выплаты, самый спорный момент

Правило простое: премия входит в расчет‚ если она системна и закреплена в документах.

Оплата за время‚ не отработанное‚ но оплачиваемое работодателем

Согласно п. 5 Постановления № 922 (и сохраняется в № 540)‚ в расчетный период не включаются дни и выплаты за:

• Годовые оплачиваемые отпуска;
• Отпуска за счет работодателя (дополнительные);
• Больничные (временно нетрудоспособность);
• Командировки (оплачиваются по среднему‚ но дни командровки в расчетный период среднего заработка за год не входят — для них считается свой средний);
• Простой не по вине работника;
• Учебу с отрывом от производства;
• Выполнение государственных обязанностей (призыв‚ судебные заседания и т.д.).

Нюанс: Деньги‚ полученные за эти периоды (отпускные‚ больничные‚ суточные)‚ в средний заработок НЕ входят (чтобы избежать «начисления среднего от среднего»). Но дни календарные этих периодов исключаются из расчетного периода (сдвигают его назад).

Что НЕ входит в средний заработок (Исключения)

Список исключений жестко регламентирован (п. 6 Постановления № 922 / п. 11 Постановления № 540). Основные группы:

1. Социальные выплаты и материальная помощь:
   • Пособия по Беременности и родам‚ по уходу за ребенком (до 1.5 / 3 лет);
   • Материальная помощь (рождение ребенка‚ смерть родственника‚ юбилей‚ лечение‚ санаторий-курортные путёвки);
   • Выплаты по программам социального страхования (ДМС‚ НС от работодателя, взносы‚ не выплаты сотрудникам);
   • Питание‚ жилье‚ транспорт (в натуре или компенсация расходов на проезд до работы).
2. Компенсационные выплаты (возмещение расходов):
   • Суточные за командировки;
   • Компенсация за использование личного авто/телефона/интернета в рабочих целях;
   • Компенсация за работу в выходной/праздничный день (если дан отгул — оплата за отгул входит‚ а сама компенсация 100% — нет‚ входит только «лишняя» оплата за сверхурочные/работу в выходной).
3. Разовые выплаты‚ не связанные с трудовой функцией:
   • Подарки к праздникам (Новый год‚ 8 Марта‚ 23 Февраля) — если не закреплены как премия в ЛНА;
   • Выплаты по итогам года по решению учредителей (дивиденды‚ доли в прибыли)‚ если не являются частью системы оплаты труда;
   • Страховые выплаты (ОСАГО‚ КАСКО‚ ДСАГО).
4. Выплаты по программам участия в капитале (акции‚ опционы), до налогообложения НДФЛ.

Главные изменения Постановления № 540 (с )

Новый документ не меняет суть «что считать»‚ но кардинально упрощает «как считать» и уточняет спорные моменты:

Единый алгоритм расчета (Пункт 6 Постановления № 540)

Вводится четкая формула для всех случаев (и для полного‚ и для неполного расчетного периода):

СрЗ = (Сумма начислений за расчетный период) / (Кол-во календарных дней в расчетном периоде) × Кол-во дней отпуска

Для неполного периода: сумма начислений делится на фактическое количество календарных дней в неполных месяцах (с учетом исключенных периодов) + 29.3 × кол-во полных месяцев.

Учет региональных коэффициентов и «северных» надбавок (Пункт 14)

Теперь прямо прописано: региональный коэффициент (РК) и надбавка за стаж на Севере применяются к сумме среднего заработка ИТОГО (после деления на дни и умножения на дни отпуска)‚ а не к каждому виду начислений отдельно. Это устраняет путаницу с «двойным начислением» РК.

Премии за периоды‚ выпадающие за расчетный период (Пункт 10)

Если годовая/квартальная премия начислена ПОСЛЕ окончания расчетного периода (например‚ в марте начислена за прошлый год‚ а отпуск уходит в апреле)‚ она включается в расчет отпускных‚ если период премии (прошлый год) полностью или частично входит в расчетный период (12 месяцев до отпуска).

Исключение дней оплачиваемого обучения (Пункт

Дни обучения с отрывом от производства (сессии‚ консультации‚ экзамены) и соответствующие им выплаты (средний заработок за учебу) исключаются из расчетного периода отпускных. Раньше это было спорным моментом.

Работа в неполное время / неполную неделю (Пункт 12)

Для сотрудников с установленным неполным рабочим временем (ст. 93‚ 289 ТК РФ) средний заработок считается пропорционально установленному режиму‚ но не ниже расчета от МРОТ за полный месяц (если сотрудник отработал установленное время).

Алгоритм расчета пошагово (на 2025 год)

1. Определить расчетный период: 12 календарных месяцев‚ предшествующих месяцу начала отпуска (например‚ отпуск с -> период – ).
2. Исключить «лишние» периоды: Вычесть дни/месяцы: прошлые отпуска‚ больничные‚ простои‚ учебу‚ командировки‚ ГО. Если месяц выпал полностью — он исключается‚ период сдвигается назад.
3. Собрать начисления (Брутто): Суммировать оклад‚ надбавки‚ премии (пропорционально)‚ сдельные заработки за фактически отработанное время в оставшихся месяцах.
4. Посчитать календарные дни в расчетном периоде:
   • Полные месяцы × 29.3 (среднее число дней в месяце по новому Постановлению № 540‚ раньше было 29.4/29.6/29.7 — теперь единый коэффициент 29.3 для всех полных месяцев).
   • + Фактические календарные дни в неполных месяцах (за вычетом исключенных дней).
5. Рассчитать среднедневной заработок: Сумма начислений / Количество календарных дней.
6. Рассчитать отпускные: Среднедневной × Количество календарных дней отпуска.
7. Применить РК / Северную надбавку (если применимо) к ИТОГОВОЙ сумме отпускных.
8. Удержать НДФЛ (13% / 15% / 30%).

Типичные ошибки и риски проверок

• Включение суточных/компенсаций в начисления. Самая частая ошибка -> завышение отпускных -> налоговая начисляет НДФЛ/страховые + штрафы.
• Игнорирование годовых/квартальных премий. Если премия в ЛНА — она обязательна к включению. Неуплаченные за это отпускные -> задолженность по зарплате (ст. 236 ТК РФ ⎻ компенсация за задержку).
• Неправильный расчет неполного месяца. Деление оклада на календарные дни месяца и умножение на отработанные дни — только для оклада. Надбавки за вредность/ночь считаются за фактические часы/дни работы в этих условиях.
• Использование старого коэффициента 29.4/29.6 вместо 29;3 (с ). Для периодов до старые коэффициенты (по Приказу Минтруда 100) сохраняются. В смешанных периодах — считаем по правилам каждого месяца.
• Исключение дней оплачиваемого обучения из расчетного периода. До суды часто вставали на сторону работников (дни обучения не исключали). С — исключаем однозначно.

Пример расчета (упрощенный)

Условия: Менеджер‚ оклад 50 000 руб.‚ надбавка за стаж 10% (5 000 руб.)‚ квартальная премия 30 000 руб. (за 3 кв. 2024‚ начислена в октябре 2024). Отпуск 14 календарных дней с . Расчетный период: 11.2024 – 10.2025. Полностью отработано 11 месяцев. В марте 2025 был в больничном 10 дней (исключаем).

1. Начисления за 11 полных месяцев: (50 000 + 5 000) × 11 = 605 000 руб;
2. Премия за 3 кв. 2024: Период премии (07-09.2024) НЕ входит в расчетный период (11.2024-10.2025). Не включаем. (Если бы премия была за 4 кв. 2024 — включали бы 30 000 / 3 × 2 месяца вхождения в период = 20 000).
3. Сумма начислений: 605 000 + 37 258 = 642 258 руб.
4. Дни расчетного периода: 11 полных мес. × 29.3 = 322.3 дня. + 21 день (март) = 343.3 дня.
5. Среднедневной: 642 258 / 343.3 = 1 870.83 руб.
6. Отпускные: 1 870.83 × 14 = 26 191.62 руб. (Брутто).

Правильное определение состава начислений — фундамент корректного расчета отпускных. С вступлением в силу Постановления № 540 от работодателям станет проще: унифицирован коэффициент дней в месяце (29.3)‚ прояснен порядок учета премий и исключения периодов обучения‚ зафиксирован порядок применения северных коэффициентов.

Рекомендации:

• Актуализируйте Положение об оплате труда / Положение о премировании до : четко пропишите критерии‚ периоды и условия выплаты всех премий.
• Настройте ПО (1С:ЗУП и др.) на новые правила заранее (большинство вендоров выпустят обновления к августу 2025).
• Проводите внутренний аудит расчетов за 2024-2025 гг. на предмет рисков по премиям и компенсациям.
• Храните документальное обоснование каждого включенного/исключенного начисления (приказ о премии‚ ЛНА‚ трудовые договоры).

Грамотный подход к расчету среднего заработка, это не только соблюдение закона‚ но и защита бизнеса от финансовых и репутационных рисков.

Данная статья носит информационный характер и не является правовым консультированием. Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется обратиться к трудовому юристу или профильному бухгалтеру с учетом актуальных разъяснений Минтруда и судебной практики.