Процедура увольнения — одна из самых ответственных в кадровой работе. Ошибки в оформлении документов или несоблюдение сроков выдачи могут привести к штрафам со стороны Государственной трудовой инспекции (ГИТ), судебным искам и выплате компенсаций за задержку расчетов (ст. 236 ТК РФ). В статье подробно разбираем, какие документы нужно подготовить работодателю, какие выдать сотруднику в день увольнения, а какие — по запросу, с учетом актуальных изменений законодательства на 2026 год.

Ключевые нормативные акты на 2026 год

Основой для оформления увольнения служат:

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ): ст. 77 (общие основания), ст. 81 (по инициативе работодателя), ст. 80 (по инициативе работника), ст. 84.1 (выдача документов), ст. 140 (сроки расчетов).
• ФЗ от № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (ст. 11, п. 12 — обязанность передачи сведений в СФР).
• Приказ Минтруда России от № 713н — утверждение формы СТД-Р (сведения о трудовой деятельности) для владельцев электронных трудовых книжек (действует с ).
• Постановление Правительства РФ от № 977 — правила ведения и хранения трудовых книжек (для бумажных ТК).

Документы, которые работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (ст. 84.1 ТК РФ)

Согласно ч. 1 ст. 84.1 ТК РФ, в день прекращения трудового договора (последний день работы) работодатель должен вручить сотруднику:

Трудовую книжку (бумажную) ИЛИ Сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р)

• Бумажная трудовая книжка: если работник не перешел на электронный вид до и не отказался от бумажного носителя. В ней делается запись об увольнении с указанием основания (статья, часть, пункт ТК РФ) и реквизитов приказа.
• Форма СТД-Р (Приказ Минтруда № 713н): выдается работникам, у которых ведется электронная трудовая книжка (ЭТК). Документ заверяется подписью ответственного лица и печатью организации (если она есть). В 2026 году это основной документ для большинства сотрудников.

Важно: Запись в ТК или выдача СТД-Р должна быть произведена не позднее дня прекращения трудового договора. Если работник отсутствует, документы направляются почтой с уведомлением о вручении (см. раздел 6).

Сведения о заработке за последние 6 месяцев (для расчета пособий)

Ранее для этого использовалась справка по форме 182н (Приказ Минтруда от № 182н). На 2026 год данная форма утратила силу. Социальный фонд России (СФР) получает данные автоматически из сведений о заработке (ранее — РСВ/ЕФС-1), которые работодатель сдает ежемесячно.

• Работодатель не обязан выдавать справку 182н автоматически.
• Если работник запросит справку о заработке (например, для банка или иных целей), её оформляют по форме, утвержденной локальным нормативным актом организации, или выдают выписку из персонализированных сведений, переданных в СФР.

Полный расчет (заработная плата, компенсации, выплаты)

Хотя это не «документ» в строгом смысле, выплата всех сумм, adeudo работнику, является обязательным условием дня увольнения (ст. 140 ТК РФ). К расчету прилагается расчетно-платежная ведомость (форма Т-53) или платежный лист (форма Т-53а), в которой работник расписывается о получении средств.

Документы, выдаваемые по письменному запросу работника

Согласно ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ, по заявлению уволенного работодатель обязан выдать (в течение 3 рабочих дней):

1. Заверенную копию приказа (распоряжения) об увольнении. В копии должны быть указаны номер, дата, основание (статья ТК РФ).
2. Копии локальных нормативных актов, на которые ссылается приказ (если есть).
3. Справки, выписки, копии приказов и распоряжений, выписки из РСВ, Персонифицированных сведений, ЕФС-1, справку о среднем заработке или ее аналог (согласно разъяснениям Контур.Экстерн и СБИС на 2026 год).
4. Свидетельство о регистрации страхователя в СФР (если требуется для трудоустройства).

Срок выдачи: 3 рабочих дня с момента получения заявления. Отказ недопустим.

Внутренние документы, которые оформляет работодатель (для архива и отчетности)

Эти документы не выдаются работнику (кроме копий по запросу), но их отсутствие является грубым нарушением:

Приказ (распоряжение) об увольнении

• Оформляется на бланке организации или по единой форме Т-8 (увольнение) / Т-8а (по соглашению сторон).
• Обязательные реквизиты: ФИО работника, должность, структурное подразделение, основание — конкретная статья, часть, пункт ТК РФ (без сокращений, например: «пункт 1 части 1 статьи 81 ТК РФ»), дата увольнения (последний день работы), ссылка на документ-основание (заявление, акт, справку и т.д.).
• Подписывает руководитель организации или уполномоченное лицо. Работник ознакомляется под роспись (если отказывается — составляется акт).

Личная карточка работника (форма Т-2)

• Заполняется раздел «Сведения о прекращении трудового договора»: дата, основание (статья ТК РФ), номер и дата приказа.
• Карточка хранится в организации 75 лет;

Учетная карточка табельного учета рабочего времени (форма Т-12 или Т-13)

• В табеле на день увольнения ставится код «РВ» (расторжение трудового договора) или соответствующий буквенный код.

Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р) для передачи в СФР

• Помимо выдачи экземпляра работнику, работодатель обязан передать сведения в СФР в электронном виде в порядке, установленном законодательством (через ЕФС-1 / СЗВ-ТД), в срок до следующего рабочего дня после дня увольнения.

Опись вложения и почтовые документы (при отправке по почте)

• Если работник не явился за документами, ТК/СТД-Р отправляется заказным почтовым отправлением с описью вложения и уведомлением о вручении.
• В описи указываются: реквизиты трудовой книжки (серия, номер), ФИО владельца.
• Почтовые квитанции, опись и уведомление о вручении подтверждают факт и дату направления (важно для защиты от претензий за задержку).

Особенности оформления в 2026 году: ЭТК и СТД-Р

С 2020 года переход на электронные трудовые книжки стал массовым. На 2026 год подавляющее большинство сотрудников уже имеют ЭТК.

• Работодатель не делает запись в бумажной ТК, если у работника ЭТК (даже если бумажная ТК физически у работодателя, она считается недействующей для новых записей).
• В день увольнения выдается СТД-Р (форма по Приказу № 713н). Это документ строгой отчетности, он печатается на обычной бумаге, заверяется подписью и печатью.
• В СТД-Р указываются все периоды работы у данного работодателя, основание увольнения (статья ТК РФ), информация о награждениях.

Алгоритм действий, если работник не явился за документами в день увольнения

1. В день увольнения (последний рабочий день) составляется Акт о неявке работника за трудовой книжкой/СТД-Р (комиссией не менее 3 человек).
2. Деньги (расчет) зачисляются на банковскую карту работника (если известны реквизиты) или остаются на кассе/счете организации.
3. В течение 3 дней (рекомендуется сразу) ТК/СТД-Р направляется заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения на адрес регистрации или проживания работника (указанный в личной карточке).
4. Копия описи и квитанция почты прикрепляются к личному делу/карточке Т-2.

Правосудие: Дата вручения ТК/СТД-Р при отправке почтой — дата получения работником (подпись в уведомлении), а не дата отправки. Но работодатель исполняет обязанность «выдать в день увольнения», если докажет, что отправил их в срок.

Чек-лист для HR-специалиста на день увольнения

Типичные ошибки и риски в 2026 году

• Неполное указание основания в приказе/ТК/СТД-Р. Нельзя писать просто «ст. 81 ТК РФ». Обязательно: пункт, часть, статья (например: «п. «б» ч. 1 ст. 81 ТК РФ»).
• Выдача справки 182н вместо выписки из СФР. Форма 182н не действует. По запросу выдавайте выписку из персонализированных сведений или справку по форме организации.
• Задержка выдачи ТК/СТД-Р. Даже на 1 день — риск штрафа (ст. 5.27 КоАП РФ: до 50 тыс. руб. для юрлиц) и компенсации за задержку (ст. 236 ТК РФ).
• Отсутствие акта при неявке работника. Без акта невозможно законно отправить документы почтой.
• Непередача СЗВ-ТД в СФР в срок. Штрафы по ст. 19.7 КоАП РФ (для должностных лиц — до 20 тыс. руб.).

Грамотное оформление увольнения в 2026 году строится на трех «китах»: своевременный приказ с точной ссылкой на ТК РФ, выдача ТК или СТД-Р в последний рабочий день и полный расчет в тот же день. Переход на электронный документооборот (ЭТК, СТД-Р, СЗВ-ТД) упростил учет, но повысил требования к срокам сдачи отчетности в СФР. Соблюдение описанной процедуры минимизирует правовые риски организации и гарантирует соблюдение трудовых прав уволенного сотрудника.

Данная статья носит информационный характер и не является правовой консультацией. При сложных ситуациях (увольнение беременных, профсоюзных лидеров, массовые сокращения) рекомендуется обратиться к трудовому юристу.