Термин «старые сотрудники» в HR-практике не имеет юридического закрепления, однако под ним обычно понимают несколько категорий работников, с которыми оформление трудовых отношений имеет свою специфику. Наиболее частые ситуации:

• Работники, допущенные к работе без оформления трудового договора (фактическое допущение).
• Сотрудники, чей срочный трудовой договор истек, но они продолжают работать.
• Бывшие сотрудники, которых нанимают повторно (ре-хайринг).
• Работники предпенсионного и пенсионного возраста.

Ниже подробно разбираем каждую ситуацию с учетом изменений Трудового кодекса РФ (ТК РФ) на и судебной практики.

Фактическое допущение к работе без договора (ст. 67 ТК РФ)

Самый рискованный сценарий: сотрудник выполнял работу с ведома руководителя, но письменный договор не подписан.

Правовые последствия

Согласно ч. 2 ст. 67 ТК РФ, если работодатель допустил гражданина к работе без оформления договора, договор считается заключенным с момента фактического начала работы; Работодатель обязан оформить его письменную форму в течение 3 рабочих дней с момента фактического допущения.

Алгоритм действий HR

1. Фиксация факта допущения: Соберите доказательства (проходные листы, письма/чаты с указанием задач, отчеты, показания свидетелей, доступы к CRM/1С).
2. Подготовка проекта договора: Составьте договор с указанием даты начала работы — той, когда сотрудник фактически начал выполнять обязанности, а не датой подписания бумаги.
3. Подписание: Подпишите договор с сотрудником (2 экземпляра). Если сотрудник отказывается подписывать, составьте акт отказ (в присутствии 2-х свидетелей), но лучше урегулировать вопрос мирно.
4. Издание приказа: Издайте приказ о приеме на работу (ф. Т-1 или свой образец) с датой фактического начала работы.
5. Остальное оформление: Личная карточка (Т-2), СТД-Р, медосмотр (если требуется), страхование от НС/ПС.

Важно: Несоответствие даты в приказе и договора дате фактического начала работы — грубое нарушение, грозящее штрафами по ст. 5.27 КоАП РФ (до 100 тыс. руб. для юрлиц за повторное нарушение) и компенсацией за вынужденный прогул (ст. 234 ТК РФ), если сотрудник уволится по этой причине.

Если срочный договор истек, а сотрудник продолжает работать, а работодатель не расторг отношения и не препятствовал работе, договор преобразуется в бессрочный (ч. 2 ст. 58 ТК РФ).

Что делать работодателю?

• Не нужно заключать новый договор. Отношения продолжаются на тех же условиях (должность, зарплата, режим).
• Приказ не требуется (отношения не прекращались), но для бухгалтерии и отчетности часто издают приказ «О признании трудового договора бессрочным» или «Об изменении срока действия договора» со ссылкой на ст. 58 ТК РФ.
• Сроки: Преобразование происходит автоматически с дня истечения срока старого договора.

Риск: Если вы хотите продлить срочный договор (а не сделать его бессрочным), это возможно только по соглашению сторон до момента истечения срока (доп. соглашение). После истечения срока — только бессрочный.

Повторное найм бывшего сотрудника (Ре-хайринг)

Юридически это обычный прием на работу (гл. 11 ТК РФ), но есть нюансы:

Испытательный срок

По общему правилу (ст. 70 ТК РФ) при повторном найме испытательный срок устанавливается, если прошло более 3 лет с момента увольнения (или иное условие коллективного договора). Если прошло меньше 3 лет — испытательный срок нельзя устанавливать (кроме случаев, когда закон прямо требует испытание для данной профессии, напр., водители).

Стаж и гарантии

• Непрерывный стаж для расчета оплачиваемого отпуска (ст. 121 ТК РФ) сохраняется, если перерыв в работе не превышал определенных законом сроков (обычно 1 месяц, для некоторых категорий — 3 недели/2 месяца). При больших перерывах стаж прерывается.
• Стаж для пособий по нетрудоспособности (стаж работы) суммируется всегда, перерывы не влияют (ФЗ-255).
• Гарантии при сокращении: Если сотрудник уходил по собственному — приоритет сохранения места при новом сокращении не восстанавливается автоматически.

Пакет документов

Стандартный пакет (ст. 65 ТК РФ): паспорт, СНИЛС, трудовая книжка/СТД-Р, военский учет, документы об образовании/квалификации (если требуются), медкнижка/осмотр. Справка 2-НДФЛ от прошлого работодателя за текущий год — обязательна для правильного расчета НДФЛ.

Сотрудники предпенсионного и пенсионного возраста

• Запрет отказа в приеме по возрасту (ст. 64 ТК РФ, ст. 19 Конституции РФ). Отказ можно обжаловать в суде с требованием о приеме и компенсации морального вреда.
• Медицинский осмотр: Предпенсионеры имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск для прохождения диспансеризации (2 дня, ст. 185.1 ТК РФ). При приеме на вредное/опасное производство — предварительный медосмотр обязателен (ст. 213 ТК РФ).
• Льготный отпуск: Предпенсионеры — дополнительно 14 календарных дней (ст. 116 ТК РФ), работники пенсионного возраста — вплоть до 14 дней (по желанию, ст. 28 Закона о пенсиях) + основной отпуск.
• Гибкий график/Удаленка: По заявлению работника пенсионного возраста работодатель обязан установить неполное рабочее время/неделю или работу на дому (ч. 2 ст. 93, ч. 4 ст. 309.1 ТК РФ).
• Увольнение: Увольнение по п. «г» ч. 1 ст. 81 ТК РФ (несоответствие должности) по результатам аттестации к пенсионерам не применяется (ст. 309.1 ТК РФ). Увольнение по п. «б» ч. 1 ст. 81 (грубое нарушение) возможно, но суды внимательно проверяют обоснованность.

Обязательные условия договора (ст. 57 ТК РФ), чек-лист 2026

Независимо от категории «старого» сотрудника, в договоре обязательно должны быть:

1. ФИО сторон, паспортные данные сотрудника, реквизиты работодателя (ИНН, ОГРН/ОГРНИП).
2. Место работы (структурное подразделение, адрес).
3. Должность (функция) по штатному расписанию/профессиональным стандартам.
4. Дата начала работы (критично для «фактиков» и ре-хайринга).
5. Срок договора (бессрочный / срочный с указанием основания и срока).
6. Условия оплаты труда (тариф/оклад, доплаты, бонусы, режим выплат — не реже 2 раз в мес.).
7. Режим работы и отдыха (смена, график, сменность, ночные часы).
8. Условия труда (класс условий по СОУТ, вредность/опасность, ППЕ, питание/молоко).
9. Гарантии и компенсации (если предусмотрены законом/ЛНА).
10. Страхование от НС/ПС (обязательное упоминание).

Лайфхак: Включите в договор ссылку на ЛНА (локальные нормативные акты): «Сотрудник ознакомлен с Положением об оплате труда, Правилами внутреннего трудового распорядка, Положением о коммерческой тайне под роспись». Это снимает споры о незнании правил.

Процедура оформления: пошаговый чек-лист для HR

Электронный документооборот (ЭДО) и СТД-Р в 2026 году

С 2020 года трудовая книжка ведется в электронном виде (СТД-Р). Для «старых» сотрудников:

• Если у сотрудника уже есть СТД-Р, работодатель направляет сведения о приеме (СЗВ-ТД) через оператора ЭДО (СБИС, Диадок, Контур и др.) в день приказа.
• Если сотрудник оставил бумажную ТК (до 2020 г.) и не перешел на электронную — запись в бумажную ТК делается обязательно (ст. 66 ТК РФ), параллельно сдается СЗВ-ТД в СФР.
• Подписание договора усиленной/квалифицированной ЭЦП (в системе ЭДО) равносильно письменной форме (ст. 16 ТК РФ, ФЗ-63). Простая ЭЦП (СМС-код) — только при наличии соглашения сторон о ее использовании.

Типичные ошибки и штрафы (ст. 5.27 КоАП РФ)

Особенности для ИП (Индивидуальных предпринимателей)

• ИП не имеет штатного расписания — должность/функция прописывается прямо в договоре.
• Приказ о приеме издается от имени ИП (подписывает сам ИП или уполномоченное лицо по доверенности).
• Личная карточка Т-2 заводится обязательно (для учета стажа/отпусков).
• СТД-Р / СЗВ-ТД сдаются так же, как юрлицами.

1. Приоритет факта над формой: Если человек работает — отношения есть. Оформляйте их максимально быстро (ст. 67 ТК РФ).
2. Точность дат: Дата в приказе и договоре = дата фактического вступления в должность.
3. Учет гарантий: Возраст, стаж, состояние здоровья диктуют особые условия (график, отпуска, запрет испытаний).
4. Цифровизация: СТД-Р, СЗВ-ТД, ЭДО с ЭЦП, стандарт де-факто. Бумажный след минимизируется, но юридическая сила сохраняется.

Регулярный аудит трудовых договоров (раз в год или при изменении законодательства) позволит избежать штрафов ГИТ и судебных исков со стороны сотрудников. Используйте типовые формы Минтруда как базу, но адаптируйте их под специфику своей организации и категории персонала;

Данная статья носит информационный характер и не является правовым консультированием. При оформлении конкретных сотрудников рекомендуется обращаться к трудовому юристу с учетом отраслевых тарифных соглашений и локальных нормативных актах организации.