Программа 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) — популярное решение для автоматизации кадрового учета и расчета заработной платы. Одна из типовых задач, с которой сталкиваются кадровики и бухгалтеры, — оформление возврата сотрудника из отпуска. Это может быть как плановый выход после окончания отпуска, так и досрочный отзыв из отпуска по производственной необходимости. В этой статье подробно разберем все варианты.
Основные ситуации возврата из отпуска
Прежде чем приступать к работе в программе, важно понять, какая именно ситуация у вас возникла:
- Плановое окончание отпуска — сотрудник выходит на работу в установленный срок, никаких дополнительных действий обычно не требуется;
- Досрочный отзыв из отпуска — сотрудника отзывают на работу раньше окончания отпуска (с его согласия, согласно ст. 125 ТК РФ);
- Отмена отпуска — отпуск был оформлен, но сотрудник в него так и не ушел;
- Выход из отпуска по уходу за ребенком, досрочный или плановый выход сотрудницы из декретного отпуска.
Плановое окончание отпуска
Если отпуск в 1С:ЗУП был оформлен корректно документом «Отпуск» (раздел «Кадры» → «Отпуска» или «Зарплата» → «Отпуска»), то по окончании периода отпуска программа автоматически считает сотрудника работающим. Дополнительных документов вводить не нужно:
- Убедитесь, что в документе «Отпуск» правильно указаны даты начала и окончания;
- Проверьте, что документ проведен и отпускные начислены;
- В табеле учета рабочего времени (раздел «Зарплата» → «Отчеты, справки» → «Табель учета рабочего времени (Т-13)») после даты окончания отпуска автоматически проставятся рабочие дни по графику сотрудника.
Досрочный отзыв из отпуска
Если сотрудник отозван из отпуска досрочно, необходимо скорректировать данные в программе. Порядок действий зависит от того, был ли уже рассчитан и выплачен отпуск.
Шаг 1. Исправление документа «Отпуск»
- Откройте раздел «Кадры» → «Отпуска»;
- Найдите документ отпуска нужного сотрудника;
- Если расчетный период еще не закрыт (зарплата не выплачена, отчетность не сдана), можно отредактировать документ напрямую: измените дату окончания отпуска на фактическую и перепроведите документ;
- Если период закрыт, рекомендуется использовать механизм «Исправление» (кнопка «Исправить» в форме документа), программа создаст документ-исправление, который сторнирует лишние начисления.
Шаг 2. Перерасчет отпускных
После изменения дат программа автоматически пересчитает:
- сумму отпускных (неиспользованная часть будет сторнирована);
- НДФЛ и страховые взносы;
- остаток дней отпуска — неиспользованные дни вернутся в остаток и могут быть предоставлены сотруднику позже.
Шаг 3. Начисление зарплаты за фактически отработанные дни
После возврата сотрудника на работу дни с даты отзыва будут считаться рабочими. При расчете зарплаты за месяц документом «Начисление зарплаты и взносов» программа учтет фактически отработанное время автоматически.
Отмена отпуска
Если отпуск был оформлен ошибочно или сотрудник в него не ушел:
- Если документ еще не участвовал в расчетах, просто пометьте его на удаление или распроведите;
- Если отпускные уже начислены и выплачены, создайте документ «Сторнирование начислений» (раздел «Зарплата» → «Сторнирование начислений»), указав документ отпуска, либо воспользуйтесь механизмом исправления документа.
Выход из отпуска по уходу за ребенком
Для возврата сотрудницы из отпуска по уходу за ребенком в 1С:ЗУП предусмотрен специальный документ:
- Перейдите в раздел «Кадры» → «Все кадровые документы»;
- Создайте документ «Возврат из отпуска по уходу за ребенком»;
- Укажите сотрудника, дату возврата и при необходимости измените условия труда (например, неполный рабочий день);
- Проведите документ — с указанной даты сотрудница снова будет считаться работающей, а пособия и отсутствия будут прекращены.
Проверка результата
После всех операций рекомендуется проверить корректность данных:
- сформируйте табель учета рабочего времени — в нем должны быть правильно отражены дни отпуска и рабочие дни;
- проверьте остатки отпусков (раздел «Кадры» → «Отчеты, справки» → «Остатки отпусков»);
- сформируйте расчетный листок сотрудника и убедитесь, что начисления и сторно отражены верно.
Возврат сотрудника из отпуска в 1С:ЗУП — несложная операция, если понимать, какой документ соответствует вашей ситуации. Плановый выход не требует действий, досрочный отзыв оформляется исправлением документа «Отпуск», а выход из отпуска по уходу за ребенком — специальным кадровым документом. Главное — не забывать о перерасчете начислений, НДФЛ и взносов, а также проверять табель и остатки отпусков после внесения изменений.