При увольнении сотрудника работодатель обязан выплатить ему компенсацию за все неиспользованные дни отпуска. Программа СБИС позволяет автоматизировать этот расчёт и избежать ошибок. В статье разберём, как правильно рассчитать компенсацию в СБИС, какие данные понадобятся и на что обратить внимание.

Что такое компенсация за неиспользованный отпуск

По закону каждый сотрудник имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Если работник увольняется, не использовав отпуск полностью или частично, компания обязана выплатить ему денежную компенсацию за все накопленные дни. Компенсация положена независимо от причины увольнения — по собственному желанию, по соглашению сторон или по инициативе работодателя.

Компенсация рассчитывается по формуле:

Компенсация = Количество неиспользованных дней отпуска × Средний дневной заработок

Какие данные нужны для расчёта

• дата приёма сотрудника на работу и дата увольнения;
• количество дней отпуска, положенных сотруднику за год (стандартно — 28 календарных дней);
• количество уже использованных дней отпуска за весь период работы;
• средний дневной заработок за расчётный период (последние 12 месяцев);
• периоды, исключаемые из расчёта (отпуска без сохранения зарплаты свыше 14 дней, прогулы и т.д.).

Пошаговая инструкция расчёта в СБИС

Шаг 1. Оформите увольнение сотрудника

Перейдите в раздел «Сотрудники» (или «Кадры»), найдите нужного работника и создайте приказ на увольнение. Укажите дату увольнения и основание. СБИС автоматически подтянет данные о стаже и использованных отпусках.

Шаг 2. Проверьте остаток отпуска

В карточке сотрудника откройте вкладку «Отпуска». Система покажет:

• сколько дней отпуска накоплено за весь период работы;
• сколько дней уже использовано;
• остаток дней, подлежащих компенсации.

Проверьте корректность данных: все ли отпуска внесены в программу, нет ли неучтённых периодов.

Шаг 3. Рассчитайте компенсацию

При создании документа увольнения СБИС предложит рассчитать компенсацию автоматически. Программа:

1. определит количество неиспользованных дней отпуска;
2. рассчитает средний дневной заработок на основе начислений за последние 12 месяцев;
3. перемножит эти значения и выведет итоговую сумму компенсации.

Если автоматический расчёт недоступен, сумму можно ввести вручную в документе начисления при увольнении.

Шаг 4. Проверьте расчёт среднего заработка

Средний дневной заработок считается по формуле:

Средний заработок = Сумма выплат за 12 месяцев / 12 / 29,3

где 29,3 — среднемесячное число календарных дней. Если сотрудник отработал не все месяцы полностью, СБИС скорректирует расчёт автоматически; Убедитесь, что в расчёт включены все облагаемые выплаты: оклад, премии, надбавки — и исключены больничные, отпускные и командировочные.

Шаг 5. Начислите налоги и выплатите компенсацию

Компенсация за неиспользованный отпуск облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке. СБИС автоматически рассчитает налоги при формировании расчётного листка. Выплатить компенсацию нужно в день увольнения сотрудника вместе с окончательным расчётом.

На что обратить внимание

• Округление дней. Если количество дней получается дробным, округление производится в пользу работника (по разъяснениям Минтруда).
• Стаж для отпуска. В стаж включается фактически отработанное время; отпуска без сохранения зарплаты свыше 14 дней в год в стаж не входят.
• Актуальность данных. Перед расчётом убедитесь, что все отпуска и начисления внесены в СБИС, иначе расчёт будет неверным.
• Сроки выплаты. Задержка компенсации грозит работодателю штрафом и начислением процентов за каждый день просрочки.

СБИС значительно упрощает расчёт компенсации за неиспользованный отпуск: программа автоматически определяет остаток дней, считает средний заработок и начисляет налоги. Главное, своевременно вносить в систему данные об отпусках и начислениях сотрудников и проверять итоговые суммы перед выплатой. Это поможет избежать ошибок, споров с работниками и претензий со стороны контролирующих органов.