Уничтожение документов с истекшим сроком хранения — это обязательная процедура для любой организации‚ регулируемая законодательством РФ. Несвоевременное или недокументированное утилизация может привести к штрафам‚ утечке конфиденциальной информации (персональных данных‚ коммерческой тайны) и проблемам при проверках контролирующих органов. В этой статье подробно разберем алгоритм действий‚ способы уничтожения и правила оформления акта.

Законодательная база

Порядок формирования сроков хранения и уничтожения документации регулируется следующими нормативными актами:

• ФЗ от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — основной закон‚ регулирующий архивную деятельность.
• Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов…» (и иные перечни сроков хранения для конкретных отраслей).
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации‚ библиотечному и издательскому делу. Архивное дело. Документы организации. Правила уничтожения», устанавливает технические требования к процессу утилизации.
• ФЗ от № 152-ФЗ «О персональных данных» — требует обеспечения защиты ПДн при уничтожении носителей.

Этап 1: Подготовка и экспертиза ценности документов

Уничтожать можно только те документы‚ у которых истек законный срок хранения. Для их выявления проводится экспертиза ценности документов.

Кто проводит экспертизу?

Экспертизу осуществляет Экспертная комиссия (ЭК). Она формируется приказом (распоряжением) руководителя организации одним из двух способов:

1. Внутренняя комиссия: из числа сотрудников организации (делопроизводство‚ юристы‚ кадровцы‚ бухгалтерия). Председателем обычно назначается руководитель или зампред по архивному делу.
2. С привлечением сторонних экспертов: архивной компании. В этот случае в ЭК также включается уполномоченный представитель заказчика.

Алгоритм работы ЭК:

• Проверка описей дел по истечении сроков хранения.
• Выявление дел‚ подлежащих уничтожению (исключая документы‚ связанные с незавершенными проверками‚ судебными спорами или подлежащие бессрочному хранению).
• Составление Акта экспертизы ценности документов (формы нет‚ разрабатывается самостоятельно)‚ на основании которого издается приказ о уничтожении.

Этап 2: Издание приказа (распоряжения) об уничтожении

На основании Акта экспертизы руководитель организации издает административный документ (Приказ/Распоряжение)‚ который является основанием для проведения процедуры. В приказе обязательно указываются:

• Состав комиссии по уничтожению (часто совпадает с ЭК или формируется отдельно).
• Способ и место уничтожения.
• Сроки проведения процедуры.
• Ответственные лица.

Этап 3: Выбор способа уничтожения

Законодательство позволяет организациям самостоятельно выбирать способ ликвидации документации. Существует два основных варианта:

Вариант 1: Уничтожение своими силами (In-house)

Подходит для небольших объемов и наличии квалифицированного персонала.

• Оборудование: Офисные шредеры (перемалыватели). Для соблюдения ГОСТ Р 7.0.97-2016 и защиты информации (уровни секретности P-3‚ P-4 и выше) требуются шредеры с мелочным разрезом (кросс-кат)‚ обеспечивающие невозможность восстановления текста.
• Подготовка: Документы необходимо очистить от скрепок‚ пружин‚ корешков‚ твердых обложек‚ пластиковых файлов (если шредер не рассчитан на их переработку).
• Помещение: Отдельное‚ изолированное от посторонних‚ с обеспечением пожарной безопасности.
• Персонал: Не менее 2-х человек (члены комиссии)‚ процесс должен быть непрерывным.

Вариант 2: Уничтожение силами специализированной архивной компании (Аутсорсинг)

Рекомендуется при больших объемах‚ отсутствии оборудования/персонала или высоких требованиях к конфиденциальности.

• Оборудование: Промышленные шредеры (производительность до 2 тонн в час и более)‚ способные перемалывать бумагу с металлом‚ картоном‚ пластиком‚ твердыми обложками без предварительной подготовки.
• Безопасность: Специалисты подписывают NDA (соглашение о неразглашении). Процесс может проходить на территории заказчика (мобильная установка) или на защищенном производстве исполнителя.
• Контроль: Присутствует представитель заказчика (лично или онлайн через видеосвязь).
• Доп. услуги: Вывоз макулатуры на переработку (экологично)‚ выдача сертификата об утилизации.

Этап 4: Прямой процесс уничтожения и составление Акта

Ключевым документом‚ подтверждающим факт утилизации‚ является Акт об уничтожении документов. Единой утвержденной государством формы не существует (кроме отраслевых специфик)‚ поэтому организация разрабатывает его самостоятельно в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 и включает в свой архивный регламент.

Обязательные реквизиты Акта об уничтожении (по ГОСТ Р 7.0.97-2016):

1. Наименование документа: «Акт об уничтожении документов».
2. Дата составления и место (город/населенный пункт).
3. Наименование организации.
4. Основание: номер и дата Приказа об уничтожении‚ номер и дата Акта экспертизы ценности.
5. Состав комиссии по уничтожению (ФИО‚ должности‚ подписи).
6. Способ уничтожения (перемалывание‚ сжигание‚ макулатура и т.д.).
7. Место уничтожения (адрес‚ номер помещения).
8. Перечень уничтожаемых документов (обычно оформляется приложением/ведомостью к акту): номер дела‚ заглавие‚ даты начала/окончания‚ срок хранения‚ количество листов/томов.
9. Общий объем уничтоженных документов (в листах‚ делах‚ кг).
10. Дата и время начала и окончания процедуры.
11. Подписи всех членов комиссии с расшифровкой.
12. Печать организации (при наличии).

Образец Акта об уничтожении документов

Ниже приведен типовой образец‚ который можно адаптировать под нужды вашей организации (внести в Архивный регламент или Положение об архиве).

---

Акт об уничтожении документов

г. Москва «28» сентября 2026 г.

Мы‚ нижеподписавшиеся:

Председатель комиссии:	Иванов Иван Иванович‚ директор ООО «Ромашка»
Члены комиссии:	Петров Петр Петрович‚ главный бухгалтер
Сидорова Мария Сергеевна‚ начальник кадра
Козлов Алексей Викторович‚ архивариус

Составили настоящий Акт о том‚ что по основанию:

• — Приказа директора ООО «Ромашка» от «20» сентября 2026 г. № 145-ОД «Об уничтожении документов с истекшим сроком хранения»;
• — Акта экспертизы ценности документов от «15» сентября 2026 г. № 12-ЭК;

В период с «28» сентября 2026 г. 10:00 по «28» сентября 2026 г. 12:30 в помещении архива (ул. ###‚ д. 1‚ пом. 5) произвели уничтожение документов способом перемалывания на шредере мелочного разрезка (уровень секретности P-4) с последующей сдачей макулатуры на переработку.

ПЕРЕЧЕНЬ УНИЧТОЖЕННЫХ ДОКУМЕНТОВ

(Приложение № 1 к Акту об уничтожении документов от «28» сентября 2026 г.)

№ п/п	Номер дела	Заглавие дела	Даты документов	Срок хранения (лет)	Кол-во листов	Примечание
1	45	Первичная учетная документация за 2018 г. (книги покупок/продаж‚ накладные)	–	5	1 250
2	88	Кадровые справки и уведомления (истекшие сроки действия)	2015–2019	5	340
3	102	Внутренняя переписка‚ служебные записки за 2020 г.	–	5	120
ИТОГО уничтожено дел: 3					1 710

Уничтожение документов произведено полностью‚ восстановлению не подлежит. Макулатура весом 15 кг передана на переработку ООО «ВторРесурс» (Акт приема-передачи макулатуры № 44 от г.).

Члены комиссии:

Председатель	____________ /Иванов И.И./	Член комиссии	____________ /Петров П;П./
Член комиссии	____________ /Сидорова М.С./	Член комиссии	____________ /Козлов А.В./

М.П. (При наличии печати организации)

---

Этап 5: Учет и хранение Акта об уничтожении

После подписания Акт об уничтожении документов является документом строгой отчетности и подлежит:

• Регистрации в журнале регистрации актов об уничтожении (или общем журнале учета архивных документов).
• Хранению в архиве организации бессрочно (согласно Перечню типовых управленческих документов‚ утвержденному Приказом Росархива № 236‚ п. 1.1.5 — «Акты об уничтожении документов» хранятся бессрочно).
• Внесению изменений в описи: В описях дел‚ подлежащих уничтожении‚ в графе «Примечание» или специальном столбце ставится отметка: «Уничтожено. Акт № [номер] от [дата]». Дела исключаются из описи.

Особенности уничтожения электронных документов

Если документы существуют в электронном виде (ЭДО‚ сканы‚ базы данных)‚ процедура сложнее:

• Требуется программное обеспечение для безвозвратного удаления (перезапись секторов диска по стандартам ГОСТ Р 50739-95‚ DoD 5220.22-M и др.). Обычное удаление в «Корзину» или форматирование не подходит.
• Акт составляется аналогично‚ но указывается способ: «Программное безвозвратное удаление с перезаписью [количество] циклов с использованием ПО [Название‚ версия]».
• Если уничтожается носитель (HDD‚ SSD‚ флешка‚ лента LTO) — применяется физическое уничтожение (прессование‚ дегауссирование‚ перемалывание в промышленных шредерах для жестких дисков).

Типичные ошибки и риски

Ошибка	Последствия
Уничтожение до истечения срока хранения	Штрафы по КоАП РФ (ст. 13.10‚ 19.7)‚ невозможность подтвердить права/обязательства в суде/проверке.
Отсутствие Акта экспертизы / Приказа	Процедура считается нелегальной‚ Акт об уничтожении не имеет юридической силы.
Использование ленточного шредера (прямой разрез) для тайн/ПДн	Возможность восстановления документов‚ утечка данных‚ штрафы по 152-ФЗ.
Несвоевременное внесение отметок в описи	Расхождения при инвентаризации архива‚ замечания Росархива.
Уничтожение документов‚ по которым идут проверки/суды	Процессуальные риски‚ обвинение в уничтожении доказательств.

Чек-лист: Готовность к уничтожению

1. [ ] Проведена экспертиза ценности‚ составлен Акт ЭК.
2. [ ] Издан Приказ руководителя об уничтожении.
3. [ ] Сформирована Комиссия по уничтожению.
4. [ ] Выбран и проверен способ/оборудование (шредер работает‚ уровень секретности соответствует).
5. [ ] Подготовлено помещение (нет посторонних‚ обеспечена безопасность).
6. [ ] Документы подготовлены (очищены от скрепок/папок, если требуется оборудованием).
7. [ ] Заготовлен бланк Акта об уничтожении (с приложением-перечнем).
8. [ ] Обеспечена утилизация макулатуры (договор с переработчиком).
9. [ ] После процедуры: Акт подписан‚ зарегистрирован‚ внесены отметки в описи‚ Акт сдан в архив на бессрочное хранение.

Грамотное уничтожение документов — это не просто избавление от бумаги‚ а правово значимая процедура; Наличие правильно оформленного Акта об уничтожении‚ подписанного полным составом комиссии и закрепленного за Приказом и Актом экспертизы‚, единственный способ защитить организацию от претензий контролирующих органов и гарантировать‚ что конфиденциальная информация не попадет к конкурентам или мошенникам. При больших объемах или отсутствии компетенций внутри компании целесообразно привлекать лицензированных архивных операторов‚ которые возьмут на себя всю рутину и ответственность за результат.