Акт несоответствия поставленного товара, это первичный учетный документ, который фиксирует факт расхождений между реально полученной продукцией и условиями договора (спецификации, накладной, ТОРУ). Правильно оформленный акт является основным доказательством в претензионной работе и судебных спорах с поставщиком.

Нормативная правовая основа

Регулирование вопросов качества, комплектации и оформления претензий осуществляется на основе:

• ГК РФ (ст. 475, 476, 507, 514, 515) — права покупателя при обнаружении несоответствий, сроки предъявления претензий, порядок возврата/замены.
• Закон РФ «О защите прав потребителей» (ст. 18, 29) — если покупатель — физлицо (потребитель).
• Постановление Правительства РФ № 55 (п. 20, 26) — правила продажи отдельных видов товаров (для розницы).
• ФСБУ 5/2019 «Запасы» — учет выявленных несоответствий в бухгалтерии.

Когда и кем составляется акт

Акт составляется в момент приемки товара или в установленные договором/законом сроки после его получения.

Стороны, участвующие в составлении:

1. Представитель покупателя (кладовщик, менеджер по закупкам, уполномоченное лицо по доверенности).
2. Представитель поставщика (водитель-экспедитор, менеджер, представитель ТК).

Важно: Если представитель поставщика отказался подписывать акт или не явился на приемку (при условии надлежащего уведомления), покупатель составляет акт односторонне, пригласив свидетелей (не заинтересованных лиц) или оформив осмотр с составлением протокола. Об этом делается отметка в самом акте.

Основные виды несоответствий

Перед составлением акта необходимо четко классифицировать нарушение:

• Количественные: недопоставка (фактическое кол-во < документам), излишняя поставка, пересорт (один товар вместо другого).
• Качественные: брак, дефекты упаковки, истечение сроков годности, несоответствие ТУ/ГОСТУ/описанию в договоре, неполная комплектация.
• Ассортиментные: расхождение по номенклатуре, артикулам, цветам, размерам.
• Документальные: отсутствие сертификатов, деклараций соответствия, паспортов, инструкций, санитарных заключений.

Обязательные реквизиты акта (согласно ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете»)

Единой утвержденной формы (как старый ГОСБ-форма) не существует, организации разрабатывают свой бланк в учетной политике. Однако обязательны следующие элементы:

Структура табличной части: как описать несоответствие

Это самая важная часть. Каждая позиция с нарушением выносится отдельной строкой.

• № п/п
• Наименование товара (полное, по договору/накладной).
• Артикул / Код / Штрихкод.
• Ед. изм.
• Кол-во по накладной / УПД.
• Фактическое кол-во / Качество.
• Характер несоответствия (например: «Упаковка повреждена, товар негоден к продаже», «Несоответствие цвету по спецификации: поставлен синий вместо красного», «Отсутствует сертификат соответствия»).
• Цена за ед. (по договору).
• Сумма несоответствия (для количественных, кол-во × цена; для качественных — стоимость бракованных единиц).
• Примечания (номера партий, даты выпуска, фото/видео фиксация).

Пошаговый алгоритм составления

1. Подготовка: Изучите договор, спецификацию, ТОРГ-12/УПД. Подготовьте бланк акта (бумажный или электронный в ЭДО).
2. Внешний осмотр: Проверьте целостность упаковки, пломб, маркировку, соответствие сопроводительных документов до вскрытия.
3. Вскрытие и приемка: Пересчитайте/взвесьте товар. Проверьте качество (визуально, приборно, выборкой). Сверьте ассортимент.
4. Фиксация: При обнаружении расхождений — не подписывайте накладную/УПД «без замечаний». В накладной (ТОРГ-12) в графе «Примечания» или в УПД в статусе приемки укажите: «Принято с замечаниями, см. Акт №… от…».
5. Заполнение акта: Заполните все реквизиты четко, без помарок. Опишите дефекты объективно (факты, а не эмоции). Приложите фото/видео (QR-код на акт или ссылку на облако).
6. Подписание: Предложите представителю поставщика подписать. Если он согласен — ставят подписи обе стороны. Если отказывается, составляете акт в двух экземплярах, на своем пишете «Представитель поставщика [ФИО] отказ(а/лся) в подписании, отказ зафиксирован», приглашаете 2-х свидетелей (не сотрудники вашей компании, идеально — соседи по офису/складу), они пишут паспортные данные и подписываются.
7. Распределение экземпляров: Один остается у покупателя, второй — у поставщика (или отправляется почтой/ЭДО с уведомлением о вручении).

Электронный документооборот (ЭДО)

При работе через ЭДО (Диадок, СБИС, Контур и др.) акт оформляется в формате Универсальный передаточный документ (УПД) с функцией «Акт» или отдельным неформализованным документом (XML-схема «Акт о несоответствии» или просто PDF с ЭЦП).

• Статус приемки в УПД ставится «Принято с расхождениями».
• Подписание усиленной квалифицированной ЭЦП (КЭП) обеими сторонами придает документу полную юридическую силу.
• Если поставщик не подписывает в ЭДО — фиксируется отказ в системе, покупатель направляет официальное письмо-уведомление (российская почта/ЭДО) с копией акта.

Сроки предъявления претензии на основании акта

Акт, это фактура для претензии. Сроки установлены ГК РФ (ст. 507) и договором:

• Общий срок (Б2Б): в разумный срок после обнаружения, но не позднее сроков, установленных договором (обычно 10–30 дней от приемки). Если срок не задан, в течение 2 лет (статья 196 ГК РФ — общий срок исковой давности), но для качественных претензий лучше действовать быстро (до истечения гарантийного срока/срока годности).
• Скрытые дефекты: в течение 2 лет с момента передачи товара (п. 2 ст. 476 ГК РФ), если иное не установлено законом/договором.
• Потребителям (Б2С): в течение срока годности / гарантийного срока / 2 лет (ст. 19 ЗоЗПП).

Типичные ошибки, которые лишают акт юридической силы

1. Отсутствие ссылки на основание (договор/накладная). Суд не примет акт как доказательство по конкретной сделке.
2. Размытые формулировки: «Товар плохой», «Упаковка кривая». Правильно: «На 5 коробках (арт. 123) повреждена потребительская упаковка: вскрыты клапаны, скотч переклеен, товар высыпан».
3. Подписание накладной «без замечаний» при наличии дефектов. Это осложняет доказывание, но не лишает права на претензию (если дефекты скрыты или выявлены позже).
4. Отсутствие подписей и печатей (для бумажного ВДО) / ЭЦП (для ЭДО);
5. Составление акта только одной стороной без уведомления другой и без свидетелей. Риск недопущения судом как доказательства.

Что делать после составления акта?

Акт — не претензия. На его основе готовят Претензию (официальное письмо).

• Направляют поставщику заказным письмом с описью вложения / через ЭДО / курьером под роспись.
• В претензии ссылаются на акт (номер, дату), формулируют требование: замена, ремонт, возврат денег, снижение цены.
• Прикрепляют копию акта, фото, копию накладной/договора.
• Если поставщик игнорирует/отказывает — обращаются в арбитраж (Б2Б) или суд общей юрисдикции (Б2С).

Бухгалтерский и налоговый учет

• НДС: Если товар принят к учету, но выявлены несоответствия, «входной» НДС вычетят сразу по накладной поставщика. По итогам урегулирования (возврат/снижение цены) поставщик выставляет корректировочный расчет/УКД, покупатель восстанавливает/корректирует вычет.
• Налог на прибыль: Расходы признаются по факту передачи имущества (п. 1 ст. 254 НК РФ). Несоответствие не отменяет факт получения, но сумма убытков (недопоставка, брак) учитывается в составе прочих расходов (п. 20 ст. 265 НК РФ) после предъявления претензии или судебного решения.
• Учет запасов (ФСБУ 5/2019): Товар с дефектами учитывается на субсчете 002 «Запасы, не соответствующие качеству» или списывается на убытки при невозможности реализации/возврата.

Грамотно составленный акт несоответствия — это ваш главный щит в отношениях с недобросовестными поставщиками. Ключевые принципы: своевременность, объектividade, полнота реквизитов, двустороннее подписание (или процедура одностороннего оформления с свидетелями). Внедрите единый бланк и регламент приемки в компанию — это сэкономит время и деньги при спорах.

Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. В сложных спорах рекомендуется обратиться к юристу по договорной работе.